基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

（吉林省白城市區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心，白城 137000）

1 強(qiáng)化認(rèn)識，創(chuàng)新理念，提高文書檔案管理工作的認(rèn)識

在事業(yè)單位進(jìn)行文書檔案管理的過程中，有效結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，首先需要先進(jìn)的思想，認(rèn)識到文書檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。只有相關(guān)管理人員提高思想認(rèn)識，才能在進(jìn)行檔案管理的過程中具備長遠(yuǎn)的目光，將檔案管理與事業(yè)單位的發(fā)展聯(lián)系起來，并且在工作的過程中具備更強(qiáng)的積極性，積極尋求檔案管理的最新方法，并在工作中，運(yùn)用信息技術(shù)，強(qiáng)化文書檔案管理。只有事業(yè)單位的檔案管理工作成為單位戰(zhàn)略發(fā)展的一個重要組成部分，才能在發(fā)展的過程中，依靠先進(jìn)思想的指引，順利有效進(jìn)行。

2 創(chuàng)建管理系統(tǒng)，保障文書檔案信息的科學(xué)性和準(zhǔn)確性

不同的單位對于文書檔案管理工作有不同的要求，在文書檔案管理工作與信息化相結(jié)合的過程中，應(yīng)該不斷根據(jù)發(fā)展的需要，更新、提升這些規(guī)范和要求，設(shè)立不同的標(biāo)準(zhǔn)，確立檔案管理工作的建設(shè)目標(biāo)、安全保障方法、資料調(diào)轉(zhuǎn)使用規(guī)范流程等，逐步構(gòu)建起完善的檔案管理體系。文書檔案在形成的過程中，要注重其數(shù)據(jù)等的真實(shí)性、資料的完整性、整理的及時性。在單位發(fā)展的過程中，文書檔案的形成，體現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，文書檔案形式已經(jīng)不僅僅限于紙質(zhì)材料，對于不同形式的檔案，應(yīng)用恰當(dāng)?shù)墓芾矸绞?，確保檔案安全。如果想實(shí)現(xiàn)文書檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，建立完善的管理流程，確定最合適的檔案管理載體，提升檔案管理的要求，可以使文書檔案管理的內(nèi)涵不斷深化，提升文書檔案管理水平，為以后對文書檔案內(nèi)容的使用奠定基礎(chǔ)。

3 提升文書檔案管理人員水平，建設(shè)高素質(zhì)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)

目前從事文書檔案管理工作的人員，一般為事業(yè)單位中年紀(jì)較大、知識文化層次較低的工作人員，對于文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識相對不足，管理水平相對較低，文書檔案管理工作不能充分發(fā)揮其作用。為使文書檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其重要作用，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的時效性，就要對相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平及思想認(rèn)識。當(dāng)從事文書檔案管理工作的人員認(rèn)識到這份工作對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，才會有更強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，更為規(guī)范地把控整個流程。在主動提升業(yè)務(wù)水平的過程中，能夠更為清晰、詳細(xì)地了解文書檔案管理的正確操作方法、規(guī)范流程、遵循原則，同時能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行歸類、匯總，并做出科學(xué)分析，當(dāng)這些信息資料需要作為事業(yè)單位發(fā)展過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、規(guī)劃未來的重要資料時，便可以發(fā)揮最大的作用。

4 強(qiáng)化制度、優(yōu)化流程，發(fā)揮文書檔案工作管理的最大作用

目前，各事業(yè)單位的文書檔案管理水平普遍不高，為提升檔案管理水平，需要不斷強(qiáng)化檔案管理制度并認(rèn)真執(zhí)行，提升檔案管理過程中的執(zhí)行力度。系統(tǒng)的檔案管理制度，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理綜合水平的不斷提升。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化及科學(xué)化，才能實(shí)現(xiàn)對文書檔案資料的最大限度的利用。在管理的過程中，不斷優(yōu)化和調(diào)整，使得檔案管理水平與單位的發(fā)展相一致，并同時協(xié)調(diào)發(fā)展。

5 提升信息化管理平臺建設(shè)，強(qiáng)化文書檔案管理水平

在文書檔案管理的過程中，隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，對于文書檔案管理，也不能采取一成不變的管理方法，當(dāng)然，也需要不斷調(diào)整思想，認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，才能更好地適應(yīng)時代的發(fā)展?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，促使文書檔案管理工作不斷向信息化的方向發(fā)展。搭建信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)對文書檔案的科學(xué)管理尤為重要。根據(jù)實(shí)際需求的不同，最大程度地避免文書檔案管理工作影響事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)象發(fā)生，加大檔案管理的執(zhí)行力度，強(qiáng)化管理平臺建設(shè)，使得文書檔案管理工作最大程度地得到優(yōu)化。

為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，首先，應(yīng)該緊抓平臺建設(shè)過程中的每一個細(xì)節(jié)，在檔案管理工作的前端，設(shè)置文書檔案加工系統(tǒng)；其次，設(shè)置文書檔案管理的安全存儲系統(tǒng)；最后，需要建立保密系統(tǒng)。在文書檔案管理的過程中，前端建立加工系統(tǒng)，是對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，是對即將被存儲內(nèi)容的優(yōu)化，這個階段的工作，對于文書檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類、整理，在未來的使用中，更為便捷，建立目錄，易于查閱。充分利用信息技術(shù)，可以大大節(jié)省人工管理時間，通過加工系統(tǒng)進(jìn)行查閱及運(yùn)用、處理等功能，可以使檔案管理人員的工作壓力極大減輕。文書檔案管理工作的存儲功能，實(shí)現(xiàn)的是對資料的保存，在浩如煙海的資料中實(shí)現(xiàn)安全管理、高效查閱，都需要信息化管理的加持。對于文書檔案管理部門來說，最重要工作內(nèi)容除了有效管理檔案資料，還需要安排專門人員進(jìn)行保密系統(tǒng)的管理，在利用信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理的過程中，根據(jù)具體的需求設(shè)定不同的訪問權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)安全管理。文書檔案管理的穩(wěn)定性持續(xù)存在，才可以實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)共享。利用信息化管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案整理、存儲、調(diào)用、保密等一些列工作的便利性。

綜上所述，文書檔案管理工作，對于事業(yè)單位來說，具有重要的意義，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，便于事業(yè)單位充分利用資料。在檔案管理的過程中，需要不斷強(qiáng)化相關(guān)人員的思想認(rèn)識、提升文書檔案的管理水平，與時俱進(jìn)，充分利用最先進(jìn)的管理方式方法，提升文書檔案管理的時效性，推動事業(yè)單位更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。