面向?qū)W籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)設計

（大同煤炭職業(yè)技術(shù)學院 教務處，大同 037003）

高校學籍檔案電子化歸檔工作是各大高校學籍檔案管理工作的一部分，學籍檔案的電子化歸檔是將紙質(zhì)版的學籍檔案信息進行數(shù)字化后保存[1]；傳統(tǒng)的學籍檔案歸檔是采用人工收集紙質(zhì)資料的方式，但是紙質(zhì)版的學籍檔案在歸檔時容易出現(xiàn)紙張泛黃、損壞等缺點[2]，同時還需要占據(jù)高校檔案館的大量空間，且要求具備較高的防火和防潮要求，因此，本文設計一套面向?qū)W籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)，使學籍檔案歸檔工作變得更加快捷、安全且有效。

1 學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)硬件設計

1.1 服務器設計

系統(tǒng)的檔案管理客戶端可以讓學籍檔案管理人員對高校教務系統(tǒng)發(fā)來的學籍檔案信息進行管理和歸檔；高校檔案館的管理人員可以查看學生的基本信息，還可以在系統(tǒng)里打印成績單；學生用戶可以通過網(wǎng)絡直接登錄系統(tǒng)并查詢個人信息；服務器的設計可以方便學校和學生個人隨時查看學籍檔案信息，保證學生學籍檔案的完整性，系統(tǒng)服務器工作原理圖如圖1所示[3]。

1.2 調(diào)至調(diào)節(jié)器設計

歸檔系統(tǒng)的調(diào)制調(diào)節(jié)器是通過歸檔系統(tǒng)連接到校園網(wǎng)，從而進行訪問檔案信息的獲取，還可以通過學生用戶客戶端進行服務器訪問，對于檔案管理者而言，可以訪問檔案歸檔系統(tǒng)內(nèi)部的所有資源，而學生用戶只能訪問與本人有關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為了加強系統(tǒng)的安全性，在調(diào)制調(diào)節(jié)器的外端還設計了防火墻，以防止非法訪問操作。

2 學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)軟件設計

2.1 數(shù)據(jù)庫設計

面向?qū)W籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)主要是用來管理新入學和即將畢業(yè)學生的檔案信息。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設計將決定整個學籍檔案歸檔系統(tǒng)的實體分類、學籍檔案信息結(jié)構(gòu)以及檔案信息的存儲類型，設計一個成功的學籍檔案歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應該遵守以下原則：

（1）劃分數(shù)據(jù)表的合理性。

（2）保證數(shù)據(jù)表和屬性命名的簡單明晰。

（3）保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的完整性和一致性。

（4）選擇合理的數(shù)據(jù)儲存類型。

在設計學籍檔案歸檔系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫時，要根據(jù)系統(tǒng)的業(yè)務功能不同，將數(shù)據(jù)庫信息分別放在系統(tǒng)的不同服務器的不同數(shù)據(jù)庫中，同時還要建立只允許學校檔案館的內(nèi)部人員訪問的數(shù)據(jù)庫，此數(shù)據(jù)庫的作用是將學生的學籍檔案數(shù)據(jù)從學校的教務系統(tǒng)導出；此外，還要根據(jù)學籍檔案歸檔系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強的特點，將數(shù)據(jù)表分為學籍檔案基本信息編碼表、業(yè)務數(shù)據(jù)表、歸檔系統(tǒng)管理信息表以及輔助信息編碼表。

3 結(jié)束語

本文提出了面向?qū)W籍管理的高校學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)設計，依托高校學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)的硬件設計和軟件設計，實現(xiàn)了本文的設計。本文設計的歸檔系統(tǒng)對高校學籍檔案管理具有重要作用，也加快了高校管理的信息化程度。希望本文的設計可以為高校學籍檔案電子化歸檔系統(tǒng)設計提供理論依據(jù)。