芻議招標代理公司招投標檔案管理對策與建議

潘靜艷

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-125-01

摘 要 伴隨著改革開放的不斷深入，我國的社會經(jīng)濟迎來了高速的發(fā)展，在這個過程當中，在不同領域當中都進行了招投標工作，形成了大量的招投標檔案，需要我們進行集中和專業(yè)的管理。本文是針對當前招標代理公司招投標檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，并且試著提出相應的對策和建議，期望能夠提供一些有效的幫助。

關鍵詞 招標代理公司 招投標檔案 檔案管理工作

《招標投標法》是我們在招投標過程中主要指導，在各種領域的招投標過程中，也都進行著踐行和應用，隨之而來的是大量的招投標檔案，如何管理好這些檔案就成為了當下較為重要的問題。所以，我們應當明確招投標檔案管理工作的重要意義，并且從當下招投標檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，找出科學、合理的檔案管理對策與建議，來幫助招標代理公司構建良性的循環(huán)體系。

一、招投標檔案管理的重要意義

（一）憑證意義

通俗來講，招投標檔案就是企業(yè)在招投標的準備以及正式實施過程中的工作記錄，有著十分重要的憑證作用。我們常說“口說無憑”，只有真正的白紙黑字的證明才能夠令人信服，而招投標檔案就是這樣的重要憑證，能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部以及和業(yè)主之間的責任進行劃分，并且明確雙方的權益，避免出現(xiàn)一些不必要的爭論，在糾紛發(fā)生時也有著相應的依據(jù)。招投標檔案具有著無法被替代的憑證意義，也具有著一定的權威性。

（二）參考意義

招投標檔案往往并不是單獨的一份檔案，而是在實際的建設過程中形成的一系列檔案，具有著相互關聯(lián)的特性，往往牽一發(fā)而動全身。如若缺失相關的招投標檔案進行參考，那么整個項目環(huán)節(jié)的進行就會缺少章法，甚至于產(chǎn)生無法挽回的損失。如若招標代理公司在平時的工作當中，對招投標檔案的管理加以重視，那么隨著工作當中的不斷積累，招投標檔案就會更加的完善，并且在以后的工作以及同類招標項目運作過程中發(fā)揮出無法估量的作用。綜上所述，招投標檔案的管理是招標代理公司必不可少的工作部分，具有著無可替代的參考意義，幫助整個公司更好的運行和發(fā)展。

二、招投標檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員能力不足

檔案管理人員是招標代理公司招投標檔案管理工作的主導者，也決定著整個工作過程中的質(zhì)量和效率，但是令人擔憂的是，大部分的企業(yè)招投標檔案管理人員的專業(yè)能力并不是很充足。有很多的招投標檔案管理人員，本身并不是檔案管理專業(yè)出身，往往是第一次接觸到相關的工作，甚至于有很多的公司會使用其他的文員來進行兼職，這些相關人員在工作的過程中，缺少應有的主動意識和專業(yè)能力，所以就會導致招投標檔案管理的質(zhì)量和水平下降，甚至于發(fā)生檔案遺失的情況，嚴重損害公司的利益。

（二）缺少檔案管理意識

招標代理公司在經(jīng)營運作的過程中，相比于招投標檔案的管理工作，往往更加的注重企業(yè)的經(jīng)濟效益，從短期來看，招投標檔案管理并不能夠帶來大量的經(jīng)濟利潤，所以有很大一部分企業(yè)沒有明確的認識到招投標檔案管理工作的重要性，所以在實際的工作當中就較為的忽視，招投標檔案管理工作得不到相關的資源支撐，我們工作的開展也就會受到一定的限制，長此以往就會影響公司的運營和發(fā)展。

三、招標代理公司招投標檔案管理對策與建議

（一）提升工作人員的專業(yè)能力

正如我們前面所提到的，工作人員是招標代理公司招投標檔案管理工作過程中的主導者，所以工作人員的專業(yè)能力水平就在很大一定程度上決定著我們的工作質(zhì)量和效率，招標代理公司想要更好的開展招投標檔案管理工作，就應當注重對工作人員進行嚴格的篩選和培訓。在聘用工作人員的過程當中，應當盡量選擇那些有過相關工作經(jīng)驗，并且學習過相關專業(yè)知識的人員，這些人員在接觸到工作的過程中，就能夠很快的熟悉工作內(nèi)容，并且提升我們的工作質(zhì)量和效率。對于一些沒有相關經(jīng)驗和能力的工作人員，我們應當積極的進行崗前培訓，讓他們在上崗之前對工作的流程以及工作相關的業(yè)務知識有一個基礎的了解。

（二）增強對招投標檔案管理工作的支持

招標代理公司管理者在經(jīng)營管理的過程中，應當學會從長遠的角度來進行觀察，發(fā)現(xiàn)招投標檔案管理工作的重要意義和作用，明確相關的憑證和參考意義，在平時的工作當中重視招投標檔案管理工作，把招投標檔案管理工作放到正式的部門工作日程當中，并且應當經(jīng)常對工作內(nèi)容進行監(jiān)督和檢查，讓相關人員在工作過程中也將招投標檔案管理工作重視起來。

（三）完善信息錄入和檢索

我們在進行招投標檔案的錄入過程中，應當針對每一份招投標檔案來設置一個基本信息表，并且將檔案當中的關鍵詞進行錄入（委托單位、中標單位、金額等），以及形成專業(yè)的目錄，這樣我們在進行招投標檔案的管理和檢索過程中，就能夠更加快速的找到目標，提升我們的工作效率。

四、結語

招投標檔案管理工作是招標代理公司當中的主要工作內(nèi)容，具有著重要的憑證和參考意義，我們在進行招投標檔案管理工作的過程中，應當注重提升工作人員的專業(yè)能力水平、增強公司對招投標檔案管理工作的支持以及完善信息錄入和檢索，從而提升我們的工作質(zhì)量和效率，幫助公司更好的運行和發(fā)展。

參考文獻：

[1]吳瑩.招標代理公司招投標檔案管理對策與建議[J].蘭臺世界，2019，S1：83-84.

[2]邱玲.企業(yè)招投標檔案管理的現(xiàn)狀分析及規(guī)范管理的對策[J].甘肅科技，2013，2911：90-91+125.