人事檔案管理中的有關(guān)問題分析

胡凈凈

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-112-01

摘 要 人事檔案管理具有全面考核人員，從而根據(jù)人員的基本信息，合理分配人力資源、充分發(fā)揮人力價值的作用，有利于人盡其才、將遇良才，增強團隊或集體的競爭力；社會保險中的人事檔案有利于我國社會的安定和諧。但是，一些用人單位不重視管理人事檔案，聘用的人事檔案管理人員不專業(yè)，還要兼職其他事務(wù)；許多人自己也不重視自己的檔案；人事檔案中的內(nèi)容過于簡單。為了提升人事檔案管理水平，用人單位應(yīng)當(dāng)提升人事檔案管理人員的工作水平，構(gòu)建信息化人事檔案管理平臺，及時補充人事檔案資料，增多人事檔案的使用場景，等等。

關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 問題

在我國，人事檔案反映著一個人學(xué)習(xí)、工作、獎懲的經(jīng)歷，是事業(yè)單位考核人員、確定待遇的重要方式。人事檔案的管理一般是機密的，很少有人能夠見到自己的人事檔案，而人事檔案管理人員卻能大量接觸人事檔案。

一、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案管理的作用

人事檔案管理從屬于人力資源管理，具有全面考核人員，從而根據(jù)人員的基本信息，合理分配人力資源、充分發(fā)揮人力價值的作用。比如說，人事檔案管理中的績效、經(jīng)歷等信息，可以為人員的薪資、獎金、福利、保障、晉升、獎懲等決策提供事實依據(jù)；人事檔案管理中的培訓(xùn)記錄、人員背景學(xué)歷，可以為針對性的人員培訓(xùn)提供依據(jù)；人事檔案管理中的工作經(jīng)歷信息，可以體現(xiàn)人員的能力、經(jīng)驗等素養(yǎng)，為人事調(diào)動決策提供參考依據(jù)。

（二）人事檔案管理的意義

人事檔案管理記錄著人員的各項詳細情況、工作經(jīng)歷、特殊貢獻，體現(xiàn)著根據(jù)過去預(yù)測未來的思想，用發(fā)展的眼光看待每一名人員，極力避免著明珠暗投的悲劇，并努力創(chuàng)造將遇良才的喜事，有利于人盡其才，增強團隊或集體的競爭力。在社會保險方面，良好的人事檔案管理能夠?qū)①Y金保障送到且僅送到每一名最需要保障的人員的手中，防范騙保等不良行為，有利于我國社會的安定和諧。

二、人事檔案管理中存在的不足

（一）人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理是一項精細的工作，需要足夠的專業(yè)人員。然而，一些單位中的人事檔案管理人員數(shù)量不足，缺乏專業(yè)技能，缺乏責(zé)任感，甚至被要求兼職其他事務(wù)，結(jié)果就沒有足夠的能力、精力來管理人事檔案。這都是因為，用人單位并不重視人事檔案管理工作，不挑選、培訓(xùn)人事檔案管理人員，不執(zhí)行檔案管理制度。

（二）人事檔案管理中存在的隱患

第一，許多企業(yè)招聘人員時，不要求管理人事檔案，導(dǎo)致應(yīng)聘者也不甚重視人事檔案管理，直到一朝需要時，才手足無措。第二，許多人事檔案內(nèi)容非常簡單，僅僅記錄了人員的姓名、學(xué)歷，導(dǎo)致用人單位需要選拔人員時缺乏依據(jù)。

三、人事檔案管理水平的提升策略

（一）提升人事檔案管理人員的工作水平

隨著我國時代的變遷，人事檔案管理工作也發(fā)生了一些變化。如今的人事檔案管理工作需要一些前瞻性，因此對人事檔案管理人員的工作水平提出了更高的要求。因此，用人單位招聘人事檔案管理人員時，要檢查從業(yè)人員的專業(yè)資格證書、文憑等證件資料，確保所用的人事檔案管理人員了解人事檔案管理工作的內(nèi)容，滿足管理人事檔案的工作要求。不僅如此，在正式上崗前，人事檔案管理人員還要參加崗前培訓(xùn)，如法制教育、職業(yè)道德、基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，等等。

（二）構(gòu)建信息化人事檔案管理平臺

雖然許多用人單位已經(jīng)建設(shè)了本單位的信息化平臺，但由于人事檔案需要保密的特殊性，信息化平臺中并沒有管理人事檔案的功能，導(dǎo)致人事檔案管理與其他工作事項比較脫節(jié)，比如其他部門無法上傳新的人事檔案信息，導(dǎo)致人事檔案的內(nèi)容非常簡陋；需要調(diào)取人事檔案時，也必須聯(lián)系人事檔案管理部門。為了改變這些情況，用人單位也應(yīng)構(gòu)建信息化的人事檔案管理平臺。

（三）及時補充人事檔案資料

人事檔案的資料應(yīng)當(dāng)隨著對應(yīng)人員的工作進展而不斷補充，體現(xiàn)每一名人員的獨特價值，成為用人單位內(nèi)部選拔、晉升時的參考依據(jù)。因此，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要求所管理的人員在取得新的獎懲、技能證書等情況時，及時向人事檔案管理部門上交資料。人事檔案管理人員也要仔細審核收到的資料，看資料是否完整、真實，以免虛假資料混入人事檔案。

（四）增多人事檔案的使用場景

目前，用人單位用到人事檔案的場景很少，埋沒了人事檔案的價值，也導(dǎo)致了無論是一般員工還是人事檔案管理人員都不太重視人事檔案管理工作。其實，人事檔案管理人員可以發(fā)揮更多作用，比如，如果有人員要評職稱，但是上報的資料與其人事檔案中的資料相互矛盾，那么人事檔案管理人員就要立即匯報人事部門，暫停評定其職稱，直到核實了此人的真實情況。

四、結(jié)語

人事檔案中包含著一名人才的重要信息，許多用人單位要參考人事檔案來聘用、選拔人員。因此，各個單位應(yīng)當(dāng)重視人事檔案管理在人力資源管理當(dāng)中的作用，提升本單位的用人水平。

參考文獻：

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