新時(shí)期檔案利用和服務(wù)工作的探討

于柏云

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-097-02

摘 要 首先闡述了檔案利用服務(wù)工作創(chuàng)新的必要性，然后論述了檔案利用服務(wù)工作中的漏洞及當(dāng)前檔案信息資源使用存在的弊端，最后總結(jié)了新時(shí)期檔案利用服務(wù)工作創(chuàng)新的對策。

關(guān)鍵詞 檔案利用 服務(wù) 檔案信息化

檔案事業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)及人們生活中有著非常重要的地位，是社會發(fā)展過程中不可缺少的重要組成部分。在檔案管理工作中，檔案工作者要重視檔案的開發(fā)和利用，推動檔案事業(yè)的發(fā)展，并以此作為自身神圣的職責(zé)和使命。在新的歷史發(fā)展時(shí)期，法制化建設(shè)逐漸完善，人們的法律意識逐步得到提高，人們逐漸認(rèn)識到檔案服務(wù)的重要性和必要性。在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，檔案管理部門要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，認(rèn)真完成時(shí)代賦予的各種使命，準(zhǔn)確把握檔案工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵所在，不斷拓寬服務(wù)的渠道和范圍，滿足社會發(fā)展的需求，為社會發(fā)展和人們工作生活需要提供及時(shí)而有效的服務(wù)，不斷提高自身服務(wù)質(zhì)量和水平，為此對在新時(shí)期如何更好的開展檔案服務(wù)工作進(jìn)行分析和探討。

一、檔案利用服務(wù)工作創(chuàng)新的必要性

（一）檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新是信息社會發(fā)展的客觀要求

近年來，隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速普及，我國各行各業(yè)在服務(wù)中開始向著信息化數(shù)字化方向發(fā)展。在社會信息化發(fā)展過程中又使得各種文件檔案的產(chǎn)生，使得檔案的應(yīng)用和管理方式發(fā)展巨大的變化。

（二）檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新，是推動檔案事業(yè)和檔案信息化建設(shè)的必然要求

隨著我國信息時(shí)代的來臨，檔案逐漸向著信息存儲發(fā)展，并在需要時(shí)進(jìn)行信息調(diào)取加以利用，檔案的信息服務(wù)變得越來越突出。

（三）檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新，是提高檔案部門社會影響的重要手段

盡管隨著我國改革開放的發(fā)展社會獲得了巨大的進(jìn)步，但是人的意識卻沒有同步發(fā)展和轉(zhuǎn)變。人們的意識還需要更新和轉(zhuǎn)變，在檔案方面表現(xiàn)為很多人還是以為檔案是非常神秘的。因此，人們對檔案的認(rèn)識還不是很到位，在檔案使用方面缺乏必要的認(rèn)識，將檔案部門看成神秘的部門。

二、檔案利用服務(wù)工作中的漏洞

（一）檔案部門比較封閉

自我國設(shè)立檔案部門，進(jìn)行檔案管理，檔案部門的管理工作就非常嚴(yán)密，檔案管理部門一直處于封閉管理的形式，在服務(wù)方面都是被動服務(wù)，缺乏主動服務(wù)意識。同時(shí)，檔案部門的工作方式也較為落后和傳統(tǒng)，其工作的內(nèi)容也較為固定，主要集中在四個(gè)方面，也就是進(jìn)行檔案的接收，對檔案進(jìn)行編目立卷，對檔案進(jìn)行入庫上架和，供使用者提供查閱調(diào)卷等。？？？？（二）館藏結(jié)構(gòu)單一

在檔案資料收集中，非常重視文書、科技和專業(yè)方面的收集，在名人、專利、實(shí)物和聲像方面的收集卻很少，有些檔案部門甚至在這些方面的收集卻幾乎為零，這些局限性的存在使得檔案利用時(shí)會產(chǎn)生較大的局限性。

（三）檔案管理的技術(shù)手段比較落后

另外，檔案接收方面主要以紙質(zhì)檔案為主，而現(xiàn)在數(shù)據(jù)化電子化的新型載體檔案越來越多。如果檔案服務(wù)部門還停留在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)方面很顯然就會被時(shí)代所淘汰，會使得檔案管理在新時(shí)期無法獲得進(jìn)步與創(chuàng)新。另外，從當(dāng)前來說，檔案管理工作方式還主要以手工操作為主，因此其管理效率比較低。

三、當(dāng)前檔案信息資源使用存在的弊端

盡管人們已經(jīng)意識到檔案的價(jià)值且檔案信息資源越來越多，但由于各種因素的限制，使得當(dāng)前的檔案的利用率還不是很高。當(dāng)前面臨的主要困難是在檔案管理方面還較為落后，傳統(tǒng)管理模式還沒有被創(chuàng)新和變革。實(shí)際上，當(dāng)前很多檔案館（室）都是一種被動服務(wù)的工作方式，在自身工作宣傳方面做的也不是很到位。表現(xiàn)在檔案管理部門和使用者之間無法進(jìn)行有效的交流溝通，表現(xiàn)出檔案管理者整理和收集管理著大量的檔案信息資源，但是信息的需求者卻不知或者無法利用到。因此，檔案管理更多的傾向了資料及信息的收集和整理，但是卻對使用者的利用缺乏必要的關(guān)注，使得多數(shù)檔案被置之高閣而無法發(fā)揮應(yīng)有的利用價(jià)值。另外，從檔案內(nèi)容的使用來看，有的使用者僅僅是參考其中的具體信息，但有的則需要挖掘其中的深層次的內(nèi)涵，但檔案管理部門卻無法滿足這一方面的需要，也就是檔案管理的編研部門無法真正發(fā)揮其設(shè)置的作用，其檔案信息資源開發(fā)利用還需要進(jìn)行創(chuàng)新和深度發(fā)展。另外，因?yàn)闄n案管理方面缺乏必要的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使用者無法進(jìn)行方便、快捷的使用，也使得檔案的利用率受到抑制。

雖然我們無法對檔案利用效益進(jìn)行精準(zhǔn)計(jì)算，但卻不能否定檔案信息利用中客觀存在的利用效益。檔案利用效益，概況來說有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是具有多維性的特點(diǎn)。檔案信息資源在利用中應(yīng)重視其信息共享能力的開發(fā)，這是檔案信息利用多維性存在的主要原因，尤其是檔案信息資源的共享性與物質(zhì)產(chǎn)品所具有的多用途不同，其多方面的效益是可以并存的、同時(shí)實(shí)現(xiàn)的，而物質(zhì)產(chǎn)品的用途卻不能同時(shí)實(shí)現(xiàn)和并存。二是具有間接性的特點(diǎn)。檔案信息資源的價(jià)值是間接發(fā)揮作用的，是一種有著間接性的效益。三是具有長效性的特點(diǎn)。進(jìn)行檔案的保持其目標(biāo)是為了后期的應(yīng)用，所以檔案只要處于保存期內(nèi)，就覺得了其價(jià)值具有長期的有效性，其價(jià)值的發(fā)揮也是長期的。

四、新時(shí)期檔案利用服務(wù)工作創(chuàng)新的對策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高服務(wù)利用手段

首先，要積極推動檔案的信息化建設(shè)。隨著社會信息技術(shù)的快速普及和應(yīng)用，人們在檔案查閱速度及方式、借閱方式和速度方面有了更高的要求，因此檔案管理部分要與時(shí)俱進(jìn)，提高技術(shù)含量，通過應(yīng)用最新的信息技術(shù)手段滿足受眾的需求；其次，檔案工作者要提高工作積極性和主動性，做好檔案的收集和宣傳工作，提高館藏量，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高和全社會利用和檔案的意識，推動檔案產(chǎn)生更大的價(jià)值；再次，積極推動學(xué)術(shù)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理和工作經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方式，積極開展科研工作，在檔案技術(shù)的關(guān)鍵性技術(shù)方面要爭取多研究出新成果、新技術(shù)，推動檔案工作的不斷發(fā)展。

（二）努力創(chuàng)新，提高檔案利用和服務(wù)水平

進(jìn)行檔案服務(wù)創(chuàng)新，提高檔案利用價(jià)值，是踐行“三個(gè)代表”重要思想的重要體現(xiàn)，可以滿足黨和政府各項(xiàng)工作開展的需求，滿足廣大人民群眾在檔案管理方面的需求，通過不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)的手段及內(nèi)容，拓展檔案服務(wù)的渠道和方式，可以為廣大人人民群眾利用檔案功能提供更好的服務(wù)，提升檔案管理工作的價(jià)值與內(nèi)涵，促進(jìn)檔案信息的社會化與現(xiàn)代化。

1.在創(chuàng)新中做好檔案收集整理工作

在檔案管理工作中收集檔案是最基礎(chǔ)的工作，當(dāng)前檔案館出現(xiàn)各種不均衡現(xiàn)象，如文書方面的檔案資料較多，但經(jīng)濟(jì)、科技方面的檔案資料卻較為匱乏；歷史方面的資料較多，但當(dāng)前的最新的文件卻較為區(qū)分；紙質(zhì)的檔案占絕大部分，而相應(yīng)的聲像、實(shí)物方面的檔案則占極少部分，這與社會歷史的發(fā)展極其不相適應(yīng)，尤其是近年來社會的影像資料增加較大，傳統(tǒng)的資料形式已經(jīng)無法滿足社會對檔案的查詢和使用需求。因此，繼續(xù)進(jìn)行館藏資源的充實(shí)、完善和提升，加強(qiáng)檔案資料的廣泛收集，加大對一些新興領(lǐng)域檔案資料的收集，尤其是聲像、實(shí)物等需要特種載體方面的檔案資料。要加強(qiáng)檔案資料的整理工作，加強(qiáng)館藏檔案信息資源的搶救和整理，提高檔案整理工作質(zhì)量。

2.不斷推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為網(wǎng)上檔案利用創(chuàng)造條件

在信息化技術(shù)普及應(yīng)用的今天，檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，在館藏目錄查詢方面建立專門的系統(tǒng)，同時(shí)建設(shè)不同類別的全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等，逐步打造信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代電子檔案信息服務(wù)模式，加強(qiáng)對文本、視頻、聲頻等方面數(shù)字檔案的收集和管理工作，對時(shí)代發(fā)展過程中發(fā)生的各種重大事件及紀(jì)念活動、社會熱點(diǎn)新聞等設(shè)立專門的檔案宣傳專欄，建立專門的數(shù)據(jù)庫；另外，積極利用大眾傳播媒介提高檔案服務(wù)功能，尤其是創(chuàng)新傳統(tǒng)出版檔案史冊等方式，適應(yīng)檔案社會化的發(fā)展需求，拓展檔案服務(wù)的范圍。通過新興的技術(shù)手段及工具對廣大群眾進(jìn)行檔案信息的宣傳活動，變被動檔案服務(wù)為積極服務(wù)服務(wù)，加強(qiáng)“積極開發(fā)，主動服務(wù)”，從而為社會提供更加迅速、更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，提高檔案工作的綜合性服務(wù)能力，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

（三）提高檔案人員素質(zhì)

1.加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)

同時(shí)要加大隊(duì)伍素質(zhì)提高力度，定期開展業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育工作，開展相應(yīng)的思想政治教育和宣傳工作，幫助檔案管理人員樹立正確的世界觀、人生觀，激發(fā)其工作熱情，使其樂于熱愛本工作，在工作崗位樂于奉獻(xiàn)、勤懇工作。

2.要提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員一方面要在思想方面具有較高的敬業(yè)精神，同時(shí)也要具備過硬的業(yè)務(wù)技能，具備較強(qiáng)的管理能力及服務(wù)意識。隨著社會科技的發(fā)展進(jìn)步，出現(xiàn)了很多新型載體的檔案及管理手段和方式，因此要求檔案人員要積極面對，敢于創(chuàng)新，善于創(chuàng)新辦法、新思路，掌握更多的檔案、各種載體檔案的管理方法，加強(qiáng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，提高工作能力。

3.檔案人才培養(yǎng)

在人才隊(duì)伍方面要制定相關(guān)的政策，采取有力的措施，使得檔案人才可以引得進(jìn)來、留得下來，做好人才隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理工作有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的人才隊(duì)伍給予支撐。

4.提高工作人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識，正確認(rèn)識收集與服務(wù)的關(guān)系，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到提供檔案利用的服務(wù)上來

要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)的被動模式，積極進(jìn)行上門服務(wù)，提供主動服務(wù)，以熱情的服務(wù)態(tài)度，主動、負(fù)責(zé)的服務(wù)精神，做好檔案服務(wù)工作，拓展服務(wù)范圍，適應(yīng)服務(wù)市場發(fā)展的需求，為廣大檔案利用者提供及時(shí)、快速、有效、先進(jìn)的檔案信息。

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