淺談ERP物料編碼

詹小軍，秦俊光，軒錦云

（多氟多化工股份有限公司，河南 焦作454003）

ERP是企業(yè)資源的規(guī)劃和整合，通過信息平臺實(shí)現(xiàn)管理思想。他不僅是一個(gè)軟件，更是一個(gè)管理思想的集成，是把很多企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)通過一種軟件形式進(jìn)行高度總結(jié)，打破了我們管理的邊界。

為了對物料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編碼，許多企業(yè)特別是大中型企業(yè)，通常設(shè)有獨(dú)立的物料編碼機(jī)構(gòu)，或組織專項(xiàng)編碼培訓(xùn)班等。但往往實(shí)踐證明，相關(guān)的執(zhí)行部門最終還是沒有嚴(yán)格按照物料編碼的規(guī)則執(zhí)行，工作也沒有達(dá)到預(yù)想中的效果。物料編碼，是一件簡單的事情，但絕對不是一件容易做好的事情。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標(biāo)示的物料編碼，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象ERP能正常運(yùn)行。要實(shí)現(xiàn)物料的科學(xué)管理，物料編碼是基礎(chǔ)。

對于多數(shù)企業(yè)來說，物料有廣義和狹義之分。狹義的物料就是指材料或原料；而廣義的物料則包括與產(chǎn)品生產(chǎn)有關(guān)的所有物品，如原材料，輔助用品，半成品，成品等。本文所指物料按廣義物料來定義。

1 物料編碼的功能

物料編碼是以簡短的文字、符號、數(shù)字、字母來代表物料的品名、規(guī)格、類別及其它特性的一種管理工具。在物料多到數(shù)千或數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要。物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存等工作極為頻繁，物料編碼強(qiáng)大功能可使各部門工作業(yè)務(wù)更高效，數(shù)據(jù)傳遞更迅速、管理使用更方便，生產(chǎn)成本更節(jié)約。

1.1 方便使用

有利于車間，采購，供應(yīng)商使用。大家都清楚明白了，就不會搞錯(cuò)，不會因?yàn)槊枋霾划?dāng)造成，買錯(cuò)東西，送錯(cuò)貨，使用錯(cuò)了造成生產(chǎn)事故等等

1.2 降低成本

有利于減少供應(yīng)商以次充好！因?yàn)槲锪厦枋霾煌晟?，很多供?yīng)商在報(bào)價(jià)上打擦邊球，以次充好，報(bào)的是國標(biāo)價(jià)格，送的是非標(biāo)產(chǎn)品。按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范描述，無論是報(bào)價(jià)，使用，驗(yàn)收，都不會有問題。同時(shí)有利于物料庫存量的控制，防止呆料的產(chǎn)生，減輕資金的積壓，降低成本。

1.3 資源共享

有利于減少閑置庫存，盤活資源。在整個(gè)集團(tuán)，每個(gè)工廠都可以看到庫存情況，相互利用。但是如果一個(gè)物料兩個(gè)碼，一個(gè)有庫存，一個(gè)沒有庫存，使用者在查到?jīng)]有庫存的時(shí)候就重復(fù)申報(bào)計(jì)劃，有庫存的那個(gè)物料就會閑置。

1.4 統(tǒng)一管理

有利于倉庫統(tǒng)一管理，明確責(zé)任，不會因?yàn)橐粋€(gè)物料兩個(gè)保管員管理帶來的串戶，效率低下，責(zé)任不清的情況，從而提高工作效率。

2 物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，能更好的保證系統(tǒng)的運(yùn)行，使用更方便。

2.1 完整性

物料分類編碼體系覆蓋所有采購、庫存、銷售，財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)所涉及的物料。物料編碼應(yīng)包含所有作為庫存管理的物料，不能有遺漏。

新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，沒有新的物料編碼，所以業(yè)務(wù)無法正常進(jìn)行，這樣才能確保物料編碼的完整性。

2.2 唯一性

在物料分類樹狀結(jié)構(gòu)中不能存在交叉，確保任一類中的物料不能從屬于另一類別中。物料與編碼一一對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)一物一碼。只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化，就必須為其指定一個(gè)編碼。

2.3 一貫性

同一層次中的分類，或相似層次中的分類標(biāo)準(zhǔn)和緯度盡量保持一致。分類顆粒度保證一致，就不會存在過粗或過細(xì)的差異。物料的編碼在日常使用中也不得隨意更換。

2.4 簡單性

物料編碼的含義應(yīng)簡潔明了，便于記憶，便于物料的管理與使用，并可減少錯(cuò)碼，重碼的機(jī)會。如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。

2.5 專業(yè)性與權(quán)威性

所有分類及編碼要盡量具有公開的、專業(yè)的、權(quán)威的參照依據(jù)，盡量參考國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼，如果有多個(gè)參照依據(jù)，則以更為專業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)。

2.6 實(shí)用性

基于物料分類，能清晰、有效的決定集中采購和分散采購的物料范圍。能滿足庫存、銷售、采購等的統(tǒng)計(jì)分析要求，如各種類的采購成本或銷售利潤分析。盡量滿足庫存、銷售、采購等相關(guān)業(yè)務(wù)分工，如銷售員、采購員、庫存管理人員的具體職責(zé)劃分。

2.7 擴(kuò)展性與穩(wěn)定性

能夠保證一定時(shí)期內(nèi)物料分類編碼體系的穩(wěn)定性。新增的類別能夠在原有的體系中找到合適歸屬，或者在原有體系中可穩(wěn)定增加類別。編碼時(shí)充分考慮未來的新產(chǎn)品以及變動。

2.8 系統(tǒng)性

物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個(gè)別物料編碼足以代表所有個(gè)別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時(shí)的實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時(shí)無號可編。

物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時(shí)可從物料編碼查知某項(xiàng)物料數(shù)據(jù)。

3 物料編碼的方法

ERP物料主數(shù)據(jù)的信息和內(nèi)容,包括了基本數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),集成了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的一體化需求的數(shù)據(jù),如物料編碼、物料類型、物料組分類、物料描述、基本計(jì)量單位等基本內(nèi)容，以及銷售、采購、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、倉儲、質(zhì)檢等各業(yè)務(wù)部門所有的數(shù)據(jù)要求和內(nèi)容。那么如何才能做好物料編碼呢？

3.1 管理體系化

物料管理要以物料主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以物料主數(shù)據(jù)維護(hù)流程為導(dǎo)向，形成物料主數(shù)據(jù)維護(hù)日常管理的體系。按規(guī)定的分類法，將具有相同、相近屬性的物料進(jìn)行分組歸類。確定物料分類時(shí)應(yīng)統(tǒng)一物料本質(zhì)的屬性或特征，作為分類的基礎(chǔ)和依據(jù)。

3.2 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化

物料描述要按照國家，行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行規(guī)范，詳細(xì)描述物料的屬性，確保唯一性。

（1）物料編碼集中統(tǒng)一化。

（2）物料分類科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)化。

（3）物料數(shù)據(jù)維護(hù)科學(xué)化。

（4）計(jì)量單位統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。

（5）物料描述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

3.3 流程規(guī)范化

要規(guī)范主數(shù)據(jù)維護(hù)流程，梳理模糊業(yè)務(wù)，再造流程。同時(shí)形成系統(tǒng)內(nèi)外流程及審批的結(jié)合。實(shí)現(xiàn)主數(shù)據(jù)信息申請、審核、生成、變更、凍結(jié)流程規(guī)范。職責(zé)清晰，分工明確，確保物料主數(shù)據(jù)維護(hù)流程規(guī)范化。

3.4 信息共享化

要建立統(tǒng)一規(guī)范主數(shù)據(jù)管理平臺，支持全公司運(yùn)作模式下的物料主數(shù)據(jù)管理。要實(shí)現(xiàn)同一數(shù)據(jù)源，統(tǒng)一歸口管理、避免重復(fù)、屏蔽其他所有權(quán)限，保證主數(shù)據(jù)的唯一性。

4 物料編碼的誤區(qū)

4.1 圖號作為物料編碼

隨著信息化的不斷推進(jìn)，當(dāng)前大部分的企業(yè)都在使用CAD等輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)。由于設(shè)計(jì)管理規(guī)范的要求，每張圖紙都會有一個(gè)圖號，于是大部分的企業(yè)直接使用圖號作為物料的編碼。但使用圖號作為物料編碼，會存在如下問題：

①由于技術(shù)部門并不負(fù)責(zé)原材料的管理，原材料就沒有圖號；②圖號并不唯一。同樣一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙，圖號可能是一樣的，但制造的產(chǎn)品就可能不一樣。比如材質(zhì)的變更，可能僅僅在原圖上修改，但圖號沒變。兩種不同的原材料制造出來的產(chǎn)品，物料編碼肯定不一樣。③圖號的管理不規(guī)范。設(shè)計(jì)部門對于圖號的編碼管理不嚴(yán)謹(jǐn)，不同的設(shè)計(jì)人員、不同的設(shè)計(jì)小組遵循的編碼規(guī)則并不相同，導(dǎo)致后續(xù)使用圖號的混亂，圖號作為物料編碼就更不合適了。

4.2 物料編碼描述太多的信息

部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗(yàn)，在制定編碼規(guī)則的時(shí)候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應(yīng)商，用途等。這樣很容易造成編碼的重復(fù)，產(chǎn)生一物多碼的情況。編碼只需要描述不同于其他物料的唯一的物理性質(zhì)。

4.3 把編碼工作交給某個(gè)部門或個(gè)別人去完成

很多企業(yè)的管理層往往習(xí)慣把編碼工作交給技術(shù)部門或者某個(gè)資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點(diǎn)，編碼真正使用最多的是物料供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)部門，如生產(chǎn)，銷售，倉儲，財(cái)務(wù)等，而非技術(shù)部門。況且物料編碼是一個(gè)系統(tǒng)工程，任何一個(gè)部門或個(gè)人都存在知識的局限性。因此物料編碼應(yīng)該是多個(gè)相關(guān)部門組成編碼小組或團(tuán)隊(duì)共同完成。

5 物料編碼的實(shí)施

制定完善的物料編碼規(guī)則只是物料編碼工作的第一步。如何使制定的編碼規(guī)則在企業(yè)內(nèi)部推行、改善，真正解決一物多碼，一碼多物等問題，節(jié)能降耗，提高效率才是物料編碼工作中最重要的一步。筆者通過多年的ERP物料編碼實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面來推行物料編碼工作。

（1）制定合理的可操作性強(qiáng)的物料主數(shù)據(jù)管理規(guī)范，并以文件形式下發(fā)，要求各部門負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，貫徹執(zhí)行，重視物料編碼。

（2）設(shè)定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范和編碼流程。

（3）加強(qiáng)培訓(xùn)，對所有參與物料主數(shù)據(jù)的相關(guān)部門和人員進(jìn)行多次培訓(xùn)，強(qiáng)化一物一碼的管理思想。

（4）加強(qiáng)溝通與考核。在實(shí)際工作中難免出現(xiàn)各種問題，要加強(qiáng)溝通，有問題及時(shí)解決，對在實(shí)施過程違反規(guī)范的行為要進(jìn)行考核，督促其進(jìn)步，并不斷完善，持續(xù)改進(jìn)。

6 總結(jié)

物料編碼作為ERP運(yùn)行的第一步，起著至關(guān)重要的作用。直接影響到ERP能否有效運(yùn)行。但任何一件事情都不是一個(gè)人能完成的，也不是一帆風(fēng)順，一勞永逸的。必須經(jīng)過多個(gè)部門和人員積極參與，建言獻(xiàn)策，群策群力，不斷創(chuàng)新，持續(xù)改進(jìn)，才能使物料編碼在ERP運(yùn)行過程中真正起到節(jié)能降耗，資源共享，提升管理，產(chǎn)生效益的作用。