檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)探析

張洪斌 趙紅兵

摘要：科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高使得人們的生產(chǎn)生活更加便利，辦公逐漸朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展，在檢察機(jī)關(guān)中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案工作的方方面面，使其檔案管理水平得到顯著提高，但很多檢察機(jī)關(guān)的檔案信息化建設(shè)工作開展的效果并不好。基于此，本文將對(duì)檢察機(jī)關(guān)中檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行分析與探究，希望為相關(guān)檢察機(jī)關(guān)的檔案管理部門提供一些建議，更好地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;檢察機(jī)關(guān)

引言：

檢察機(jī)關(guān)的檔案充分記錄了檢察事業(yè)發(fā)展和改革的整個(gè)過程，是長(zhǎng)期檢察活動(dòng)中產(chǎn)生的對(duì)于國(guó)家、社會(huì)具有保存意義的文字、圖表、聲像等多種方式的記錄，并且是檢察機(jī)關(guān)所有活動(dòng)內(nèi)容的初始記錄。伴隨社會(huì)的快速發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)成為檢察機(jī)關(guān)進(jìn)行檔案管理工作的一個(gè)重要方向，也是推動(dòng)國(guó)家檔案信息化管理的必然要求。因此，研究檢察機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、培訓(xùn)檔案管理人員

對(duì)很多檢察機(jī)關(guān)的檔案管理人員來講，檔案信息化是一個(gè)全新的事物。要想使檢察機(jī)關(guān)的檔案信息化建設(shè)得以順利進(jìn)行，離不開專業(yè)的信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)，如果只依靠將數(shù)字化工作外包到其他公司，無法使檢察機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)完整的檔案數(shù)字化建設(shè)。檢察機(jī)關(guān)為了順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需要，應(yīng)對(duì)全體管理人員賦予全新的目標(biāo)與要求，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、外出走訪等活動(dòng)，增強(qiáng)檔案工作人員的檔案信息化管理意識(shí)，增強(qiáng)信息化管理能力。由于檢察機(jī)關(guān)案件多、整理案件工作復(fù)雜，因此應(yīng)重視高素質(zhì)綜合型信息化人才的引進(jìn)，使檔案管理團(tuán)隊(duì)等到豐富和充實(shí)，注入全新的活力，提高整體的檔案信息化管理能力，培養(yǎng)可以有效控制與駕馭檔案信息化業(yè)務(wù)的精英骨干，從而符合檢察機(jī)關(guān)現(xiàn)代化檔案管理的要求，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

二、建立網(wǎng)絡(luò)管理體系

檢察機(jī)關(guān)應(yīng)增強(qiáng)所有工作人員的檔案信息化意識(shí)，將檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系的優(yōu)點(diǎn)充分發(fā)揮出來，把領(lǐng)導(dǎo)的重視當(dāng)作中心，把檔案部門的帶動(dòng)作用當(dāng)作動(dòng)力，把檔案網(wǎng)絡(luò)管理當(dāng)作載體，對(duì)其進(jìn)行最新的檔案知識(shí)培訓(xùn)工作[1]。比如，檢察機(jī)關(guān)可舉辦檔案技能培訓(xùn)、檔案知識(shí)學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，利用以上活動(dòng)讓全體工作人員都可以認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，真正將其當(dāng)成檢察機(jī)關(guān)的全院性工作，讓所有人都具備承擔(dān)信息化建設(shè)責(zé)任、履行信息化建設(shè)義務(wù)的意識(shí)。

三、增強(qiáng)檔案安全性

當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)的檔案室中，保存的主要為紙質(zhì)檔案，其主要特點(diǎn)是唯一性。每份紙質(zhì)的檔案都是孤本，通過多次、反復(fù)的調(diào)閱與利用，其紙質(zhì)載體會(huì)受到不同程度的損壞，容易使檔案數(shù)據(jù)信息的缺失，不能繼續(xù)使用，從而帶來不可預(yù)估的損失，特別是歷史檔案的唯一性與原始記錄性使其存在極高的價(jià)值，由于古代保管年限久遠(yuǎn)、管理水平有限、紙張質(zhì)量不好等多種因素，使得歷史檔案中的數(shù)據(jù)信息更加珍貴，因此，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保護(hù)是一項(xiàng)非常重要的工作。

檢察機(jī)關(guān)通過對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，借助數(shù)字化掃描，把原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的圖片，在網(wǎng)絡(luò)上即可調(diào)閱與使用，不用再調(diào)閱紙質(zhì)檔案，使其保管壽命大大延長(zhǎng)，并且檢察機(jī)關(guān)還能在異地備份檔案信息，從而有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案。檢察機(jī)關(guān)對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，需要做好數(shù)字化加工的管理、監(jiān)督工作，利用相應(yīng)技術(shù)手段全面監(jiān)控紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的過程，比如檢察機(jī)關(guān)工作人員不可以把飲品與食物帶到加工現(xiàn)場(chǎng)、將攝像頭配置于加工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)控等。

四、制定信息化建設(shè)方案

檢察機(jī)關(guān)的檔案信息化建設(shè)，還需要長(zhǎng)期方案與短期方案的合理制定。其中，從長(zhǎng)期角度來看，應(yīng)樹立檢察機(jī)關(guān)檔案信息化的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)目標(biāo)，從短期角度來看，需要將目光放在改造硬件、檔案信息化等方面上。檢察機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)每個(gè)年度新出現(xiàn)檔案的信息化范圍與進(jìn)度進(jìn)行科學(xué)定位，注重信息化建設(shè)過程的歸檔接口，每個(gè)年度歸檔文件的數(shù)字化效果越好，未來進(jìn)行檔案信息化加工的工作負(fù)擔(dān)便會(huì)越小，減少舊工作未做完又出現(xiàn)新工作的現(xiàn)象。

檢察機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)所有檔案進(jìn)行定期整理，篩選出利用率高的一部分檔案，使檔案信息化投入的資金發(fā)揮出最大價(jià)值[2]。在進(jìn)行硬件改造時(shí)，應(yīng)從當(dāng)前檔案信息化的具體情況出發(fā)，不可以超前購(gòu)買硬件，硬件設(shè)備的閑置會(huì)在很大程度上造成資金浪費(fèi)，這是由于科技的快速發(fā)展使得大部分電子產(chǎn)品更新?lián)Q代非?？?，存儲(chǔ)硬盤價(jià)格會(huì)逐漸下降，檢察機(jī)關(guān)只需要按照每個(gè)年度增加的存儲(chǔ)量購(gòu)買相應(yīng)數(shù)據(jù)硬盤即可。在進(jìn)行軟件建設(shè)時(shí)，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)盡量對(duì)不同部門軟件系統(tǒng)中的字段進(jìn)行協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，并且在設(shè)計(jì)、引進(jìn)檔案管理相關(guān)軟件的時(shí)候，應(yīng)盡量確保其數(shù)據(jù)接口齊全、兼容性強(qiáng)。進(jìn)行庫(kù)存檔案的數(shù)字化加工時(shí)應(yīng)加強(qiáng)掃描、著錄等信息化建設(shè)力度，穩(wěn)步促進(jìn)自身的檔案信息化建設(shè)，把它當(dāng)作穩(wěn)定、長(zhǎng)期的工作確定下來，并將其當(dāng)成考核檔案管理人員的指標(biāo)之一。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，檢察機(jī)關(guān)進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)具有十分重要的意義。檔案的信息化建設(shè)并非一蹴而就的事情，也不能簡(jiǎn)單將其看做計(jì)算機(jī)與檔案相結(jié)合，而是系統(tǒng)的、長(zhǎng)期的工程。檢察機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)自身的具體情況，培訓(xùn)檔案管理人員、建立網(wǎng)絡(luò)管理體系、增強(qiáng)檔案安全性、制定信息化建設(shè)方案，從而推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]葉卿，謝立波.新形勢(shì)下加強(qiáng)基層檢察機(jī)關(guān)司法行政隊(duì)伍執(zhí)行力的研究與思考——以C市X區(qū)人民檢察院探索實(shí)踐為研究樣本[J].法制與社會(huì)，2018 （28）：153-154.

[2]李鄭陽(yáng).基層檢察機(jī)關(guān)自行補(bǔ)充偵查權(quán)亟待加強(qiáng)和規(guī)范——臥龍區(qū)檢察院對(duì)自行補(bǔ)充偵查權(quán)運(yùn)用情況的調(diào)查分析[J].法制與社會(huì)，2018 （27）：101-102.