新時期智慧檔案館建設(shè)的幾點思考

張孝芳 陳淑娟 張永紅

【摘 要】隨著我國智慧城市理念的提出，智慧檔案館建設(shè)工作的重要性也日益突顯。當(dāng)前時代下，加強對智慧檔案館的建設(shè)，對于智慧城市的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮了重要的作用，智慧化也是未來檔案館的必然發(fā)展趨勢。現(xiàn)階段，我國智慧檔案館的建設(shè)仍然處于初步研究階段，所以只有不斷加強對檔案館建設(shè)工作的思考才能有效地解決建設(shè)過程當(dāng)中存在的問題，進(jìn)而提高檔案館的建設(shè)質(zhì)量和水平?；诖?，論文對新時期提高智慧檔案館建設(shè)水平的方法措施進(jìn)行了探討。

【Abstract】With the concept of smart city put forward in China， the importance of the construction work of smart archives is increasingly prominent. In the current era， strengthening the construction of smart archives has played an important role in the construction and development of smart city， and smartness is also the inevitable development trend of archives in the future. At present， the construction of smart archives in China is still in the preliminary research stage， so only by continuously strengthening the thinking of the construction work of archives can we effectively solve the problems existing in the construction process， and then improve the quality and level of the construction of archives. Based on this， the paper discusses the methods and measures to improve the construction level of smart archives in the new era.

【關(guān)鍵詞】新時期;智慧檔案館;建設(shè);思考

【Keywords】new era; smart archives; construction; reflections

【中圖分類號】G273? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）12-0057-02

1 引言

社會經(jīng)濟及科技水平的迅速提高，推動了國家對于智慧城市建設(shè)的重要性的提高[1]。當(dāng)前時代下，由于智慧檔案館對于智慧城市的建設(shè)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以要注重對新時期智慧檔案館建設(shè)工作的優(yōu)化、改革和發(fā)展，針對當(dāng)前在建設(shè)過程當(dāng)中仍然存在的不足之處不斷采取解決措施，將問題予以解決，有效提高檔案館的建設(shè)質(zhì)量和水平，從而推動我國智慧城市的建設(shè)和發(fā)展。因此，下文對智慧檔案館的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了論述，并就提高此方面建設(shè)發(fā)展水平提出幾點建議。

2 企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的基本情況

由于企業(yè)的檔案對企業(yè)的發(fā)展歷史以及經(jīng)驗進(jìn)行了真實記錄，所以檔案數(shù)據(jù)對于企業(yè)的日后改革和發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用，做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作就顯得尤為關(guān)鍵。具體結(jié)合當(dāng)前各企業(yè)對企業(yè)的檔案利用現(xiàn)狀來看，加強企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作主要有以下幾個方面的作用。首先，企業(yè)的檔案作為企業(yè)歷史的沉淀，通過對檔案的有效利用，可以為企業(yè)的發(fā)展提供無形的財產(chǎn)以及寶貴的財富，通過檔案可以更加直觀地了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員就可以對這些檔案中有價值的內(nèi)容進(jìn)行參考，不斷改進(jìn)企業(yè)在發(fā)展過程中存在的問題。通過對企業(yè)職工個人檔案的查詢，可以了解職工的具體素質(zhì)以及工作能力，更加客觀地評價職工對于企業(yè)所能貢獻(xiàn)的力量，也可以為企業(yè)輸送一批高素質(zhì)優(yōu)秀的專業(yè)人才。其次，規(guī)范化管理的企業(yè)可以推動企業(yè)進(jìn)一步地發(fā)展。由于任何的規(guī)章制度以及年度計劃的出臺都是建立在企業(yè)的管理經(jīng)驗之上，所以通過參考規(guī)范化的企業(yè)的檔案，就可以借鑒在發(fā)展過程當(dāng)中積累的經(jīng)驗和教訓(xùn)，進(jìn)而采取正確的發(fā)展措施，作出更加科學(xué)合理的決策，推動企業(yè)各個工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量與水平的全面提升[2]。最后，規(guī)范化的企業(yè)檔案也是企業(yè)文化軟實力的重要象征。由于企業(yè)檔案管理的是企業(yè)的歷史、現(xiàn)在以及未來文化內(nèi)涵的重要組成部分之一，是企業(yè)的重要的文化資源，所以推動該項工作的規(guī)范化可以幫助企業(yè)樹立更加良好的企業(yè)文化和企業(yè)形象，對于企業(yè)文化宣傳推廣以及提升軟實力都具有重要的建設(shè)意義。

3 提高智慧檔案館建設(shè)水平的方法措施

具體結(jié)合當(dāng)前時期下我國大多數(shù)地區(qū)智慧檔案館建設(shè)工作的開展情況來看，其中仍然存在較多的不足之處，阻礙了檔案館工作的順利開展，因此，文章針對建設(shè)過程當(dāng)中存在的問題提出了相應(yīng)的解決措施，以此來進(jìn)一步提高新時期下智慧檔案館建設(shè)工作的質(zhì)量與水平。

3.1 完善健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)前，智慧城市的建設(shè)受到了較高的關(guān)注，并且在智慧旅游、交通等方面也取得了一定的成果，但是在建設(shè)過程當(dāng)中仍然存在著城市寬帶網(wǎng)絡(luò)、基礎(chǔ)設(shè)施落后等各方面的問題，進(jìn)而導(dǎo)致信息共享程度受到一定的限制，也不能夠保證其傳輸?shù)陌踩浴Ｒ虼?，為了達(dá)到當(dāng)前時代下智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)，要做好對于基礎(chǔ)設(shè)施的完善和健全工作，此方面的舉措決定了智慧檔案館質(zhì)量的好壞。相關(guān)資料表明，當(dāng)前大多數(shù)推進(jìn)智慧城市建設(shè)的城市，都是從構(gòu)建云計算平臺、加快無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等各方面著手，確定建設(shè)的重點，此方面的舉措為智慧檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提供了最為基礎(chǔ)的條件[3]。

3.2 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理制度

在企業(yè)的檔案管理制度方面也要進(jìn)行創(chuàng)新。隨著時代的發(fā)展變化，傳統(tǒng)的檔案管理制度必然不適用于當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀，所以只有對制度進(jìn)行創(chuàng)新，才能確保制度能夠保證企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與水平得到提升。在進(jìn)行管理制度改革時，需要將管理制度進(jìn)行嚴(yán)格地管理，建立過程中必須要制定嚴(yán)密的程序，從收集整理到最后的借閱使用都必須保障檔案的信息具有準(zhǔn)確性以及保密性，并且要加強對電子檔案以及實物檔案的有效結(jié)合，將電子檔案的優(yōu)勢有效發(fā)揮出來，例如，加強對新技術(shù)的有效應(yīng)用，推動用戶對檔案信息的高效便捷應(yīng)用。對于檔案館的建設(shè)發(fā)展來說，制度是非常重要的組成部分，其對于檔案信息能否得到合理有效管理起到至關(guān)重要的作用，所以在新時期要加強對檔案管理制度的創(chuàng)新，進(jìn)一步明確各工作人員自身的職責(zé)，提高工作人員的工作積極性。

3.3 加大對軟環(huán)境的建設(shè)改造力度

除了加強檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)之外，也要對其軟環(huán)境進(jìn)行建設(shè)和改造，例如，相關(guān)的政策標(biāo)準(zhǔn)體系以及管理體系等各個方面，都對于智慧檔案館建設(shè)的質(zhì)量與水平的提升有著至關(guān)重要的作用。由于此方面的政策文件較為缺乏，那么就需要盡快實施針對性的政策，所以相關(guān)部門就應(yīng)當(dāng)制定涉及網(wǎng)絡(luò)信息通信等方面的政策內(nèi)容，以此來有效地提高檔案信息的安全性能。在標(biāo)準(zhǔn)體系方面也要借鑒智慧城市建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系，具體結(jié)合城市的實際發(fā)展?fàn)顩r形成自身的標(biāo)準(zhǔn)體系，以便發(fā)揮數(shù)據(jù)可靠共享的重要作用[4]。在管理體制方面，由于智慧檔案館建設(shè)工作是一個涉及多個部門以及多學(xué)科的復(fù)雜工程，所以在日后工作當(dāng)中就要做好各行業(yè)之間的協(xié)調(diào)工作，那么就應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的管理機制、管理小組，從而提高檔案的管理效果，確保檔案的信息資源能夠得到充分的利用。除此之外，在建立管理小組時也要需要從檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略高度出發(fā)，以科學(xué)決策以及協(xié)調(diào)管理為核心，組織相關(guān)部門人員參與該工作，從而為智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展提供保障。由于智慧檔案館在當(dāng)前時代下屬于一種新興事物，那么要對其建設(shè)發(fā)展給予足夠的重視，這就需要加強對該工作的考評，所以相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立健全項目的考評體系，這樣可以有效地針對該項目的建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督管理，從而為智慧檔案館建設(shè)任務(wù)的高效完成提供保障[5]。

3.4 提高企業(yè)檔案管理的信息化水平

隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，企業(yè)檔案管理工作也需要滿足時代的發(fā)展需求，只有不斷改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理的制度，不斷提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，才能推動企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與水平的有效提升。當(dāng)前，我國信息技術(shù)水平較高，各種先進(jìn)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，對于企業(yè)的檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展來說也不例外。在開展工作時，可以充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享，在此基礎(chǔ)上，各工作人員在進(jìn)行相關(guān)資料查閱時，其效率就得到顯著提高。同時，在日后工作中也要注重對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行有效改進(jìn)，注重對一體化的檔案情報信息中心的建立健全，推動信息、圖書、檔案等工作的一體化，不斷提高企業(yè)檔案館的信息化和智慧化水平[6]。

4 結(jié)語

總而言之，隨著我國信息化時代的到來，智慧檔案館的建設(shè)已成為當(dāng)前社會重點關(guān)注的內(nèi)容，也是滿足該方面管理工作需求所必經(jīng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在智慧檔案館建設(shè)工作開展的過程中，要充分利用新時期下先進(jìn)的信息技術(shù)，建立起一個良好的信息儲存及傳遞平臺，進(jìn)而在信息流的作用下執(zhí)行相應(yīng)的系統(tǒng)操作，有效地發(fā)揮智慧檔案館對于城市建設(shè)發(fā)展的重要推動作用。希望文章中關(guān)于新時期智慧檔案館建設(shè)和發(fā)展措施方面的論述分析，能夠?qū)θ蘸笾腔蹤n案館的信息化建設(shè)有所參考和幫助。

【參考文獻(xiàn)】

【1】胡曉慶.基于SWOT分析的智慧檔案館建設(shè)策略研究[J].檔案時空，2017（06）：7-9.

【2】鄧麗芝，高永青.智慧檔案館建設(shè)路徑分析[J].蘭臺世界，2016（22）：155-157.

【3】楊來青.智慧檔案館建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究與應(yīng)用[J].中國檔案，2016（07）：66-67.

【4】王云慶，李涵.基于文獻(xiàn)計量的我國智慧檔案館研究評述[J].檔案與建設(shè)，2015（11）：12-17.

【5】王泳霽.對縣級國家綜合檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程的幾點思考[J].黑龍江檔案，2018（01）：62.

【6】李燕.淺議縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].山東青年，2018（2）：55-57.

【作者簡介】張孝芳（1975-），女，山西長治人，助理館員，從事檔案管理研究。