對房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化的思考

文/朱歡頤 中華企業(yè)股份有限公司 上海 200002

當(dāng)前數(shù)字技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到了非常廣泛的應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域也不例外，這使得房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理數(shù)字化成為了一個重要的趨勢。不過目前很多房地產(chǎn)企業(yè)并沒有對于檔案管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢有一個客觀的認(rèn)識，在檔案管理數(shù)字化推進(jìn)方面存在決心不足、動力不足的情況。加上檔案館管理數(shù)字化本身比較專業(yè)，房地產(chǎn)企業(yè)在此工作的開展方面并沒有相應(yīng)的經(jīng)驗積累，因此在開展這一工作的過程中難免會出現(xiàn)各種各樣的問題。本文希望能夠通過對房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化問題以及解決策略的探討，給房地產(chǎn)企業(yè)做好這一工作帶來有益的借鑒和啟示。

1、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化的必要性

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化簡單來說就是利用數(shù)字技術(shù)來改造傳統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。實踐證明，檔案管理數(shù)字化好處多多，對于房地產(chǎn)企業(yè)來說，需要清楚地認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化的必要性，并著力推進(jìn)這一工作。

1.1 提升檔案管理效率

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化將會極大地提升檔案管理工作效率，當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作量很大，一個項目從科研到論證，從立項到申報，從建設(shè)到竣工，生成的檔案可以說數(shù)量驚人。手工檔案管理模式的效率很低，舉例來說，很多時候查找一些檔案，都耗費很多的時間，不能快速準(zhǔn)確地找到所需要的檔案。而檔案管理數(shù)字化可以有效地解決上述問題，借助于數(shù)字技術(shù)，可以對于所有的檔案進(jìn)行快速檢索，自動分類等，極大地提升檔案管理的工作效率以及準(zhǔn)確性。

1.2 利于檔案的保存

房地產(chǎn)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案保存形式以紙質(zhì)為主，而紙質(zhì)檔案不僅僅占地方，對于保存條件要求也高，需要防水、防潮、防蛀、防火等等，這增加了檔案管理成本。而在檔案管理方面深度應(yīng)用數(shù)字技術(shù)之后，所有的檔案資料都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存儲，這樣更有利于進(jìn)行保存，以比較小的成本和空間來存儲大量的信息。

1.3 利于給其它工作提供支持

房地產(chǎn)企業(yè)很多工作的開展離不開檔案管理的大力支持，所以說檔案管理是一項基礎(chǔ)性的工作，其為房地產(chǎn)項目開發(fā)各項工作的開展提供重要的支持。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，因為這一工作比較低效，很難給其它工作的開展提供良好的支持，而在檔案管理數(shù)字化的情況下，可以及時給其它工作開展提供檔案資料，可以對于一些檔案資料進(jìn)行縱向的、橫向的深度分析，從而給其它管理決策提供依據(jù)，提高決策的科學(xué)性以及準(zhǔn)確率。

2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化存在的問題

從目前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化的嘗試來看，這一工作目前存在的問題很多，本文將一些比較典型的問題進(jìn)行闡述如下：

2.1 對于這一工作價值認(rèn)識不夠

盡管目前檔案管理數(shù)字化被屢屢提及，也為越來越多的房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理者所了解，但從整體來看，目前房地產(chǎn)行業(yè)企業(yè)對于檔案管理數(shù)字化的意義以及價值了解的還不夠全面。房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理者把工作重心放在了檔案管理之外的其它工作層面，認(rèn)為檔案管理數(shù)字化不會給企業(yè)的發(fā)展帶來實實在在的收益。因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面存在投入不足、動力不足等情況，而檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要大量的投入，需要配備專業(yè)的人員，在沒有人力、物力支撐的情況下，這一工作的步伐必然遲緩。

2.2 缺少檔案管理數(shù)字化設(shè)施

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)設(shè)施包括了軟件以及硬件兩個方面，從硬件來看，需要有數(shù)字存儲設(shè)備、掃描儀、高拍儀等，從軟件層面來看，則包括了檔案管理信息系統(tǒng)以及其它各類軟件等。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，完善的數(shù)字化設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的必備條件，不過目前大部分的房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，并沒有投入大量的資金來采購相關(guān)設(shè)施，這自然影響到檔案管理數(shù)字化的推進(jìn)。

2.3 員工信息化素養(yǎng)不夠

檔案管理數(shù)字化專業(yè)性很強，對于工作人員的能力要求很高，可以說一直從事傳統(tǒng)檔案管理的員工，很少具備檔案管理數(shù)字化所要求的專業(yè)素養(yǎng)，這自然會影響到檔案管理數(shù)字化工作的開展。從目前房地產(chǎn)檔案管理工作人員的能力來看，欠缺信息化素養(yǎng)的問題非常突出，這就導(dǎo)致了檔案管理信息化的推進(jìn)容易出現(xiàn)“力有不逮”的情況。檔案管理人員因為不具備信息化方面的素養(yǎng)，不具備檔案管理數(shù)字化崗位所要求的勝任力，因此做不好檔案管理數(shù)字化工作也就是情理之中的事情了。

2.4 信息安全問題突出

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化嘗試中的一個突出問題就是信息安全防護(hù)不夠，不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理數(shù)字化將會給檔案信息的安全帶來很大的挑戰(zhàn)。

3、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化策略

房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面任重而道遠(yuǎn)，需要在正確認(rèn)識、把握這一工作開展中存在的問題基礎(chǔ)之上，重點來做好以下幾個方面的工作，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化水平的提升。

3.1 客觀認(rèn)識這一工作價值

房地產(chǎn)企業(yè)對于檔案管理數(shù)字化的重要價值需要有一個全面的把握，認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化會給企業(yè)的發(fā)展帶來的直接以及間接受益，這樣才會給予這一工作更多的重視，愿意在此工作開展中投入更多的人力物力，從而加快檔案管理數(shù)字化的建設(shè)步伐。房地產(chǎn)企業(yè)需要在意識到檔案管理數(shù)字化價值的前提下，提升這一工作的地位，并根據(jù)企業(yè)的實際情況，確定檔案管理數(shù)字化預(yù)算，增加這一方面的投入，盡快實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。企業(yè)要組建檔案管理數(shù)字化建設(shè)小組，并指派專人負(fù)責(zé)，讓這一工作的開展有組織以及人力層面的支撐，推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的不斷前進(jìn)。

3.2 配備專業(yè)的數(shù)字化設(shè)施

房地產(chǎn)企業(yè)需要分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)所需要的各類設(shè)施，投入資金進(jìn)行開發(fā)或者采購，例如購買檔案管理信息化系統(tǒng)，購買高拍儀、存儲設(shè)備等，從而給檔案管理數(shù)字化的建設(shè)提供良好的設(shè)備支持。不過房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化設(shè)施采購方面一定要注意幾個因素，在采購軟件系統(tǒng)的時候，需要關(guān)注系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性，注意根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的特點進(jìn)行信息系統(tǒng)的調(diào)整；在采購硬件設(shè)備的時候，需要注意設(shè)備經(jīng)濟(jì)適應(yīng)性、可靠性等。

3.3 提升檔案管理員工信息化素養(yǎng)

房地產(chǎn)企業(yè)對于檔案管理數(shù)字化的順利推進(jìn)自然離不開一支具有良好信息化素養(yǎng)的檔案管理員工隊伍，針對目前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員在信息化素養(yǎng)方面的欠缺，關(guān)鍵就是要從專業(yè)人才引進(jìn)以及信息化素養(yǎng)培訓(xùn)兩個角度來著手，全面提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，從而實現(xiàn)其勝任力的提升，推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐的不斷前進(jìn)。房地產(chǎn)企業(yè)需要根據(jù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，來引入一些專業(yè)的人才，引進(jìn)的人才要有一定的檔案管理專業(yè)背景，同時在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面要有豐富的工作經(jīng)驗。另外就是針對企業(yè)檔案管理人員信息化素養(yǎng)方面的欠缺，制定專題培訓(xùn)方案，借助于培訓(xùn)這一手段，來讓檔案管理人員的信息化素養(yǎng)得到提升，能夠更好地運用各種數(shù)字設(shè)備、檔案管理軟件等，提升檔案管理數(shù)字化水平。

3.4 注重信息安全問題

房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面，一定要注意信息安全問題，做好對檔案信息的防護(hù)，避免出現(xiàn)信息泄露，給企業(yè)帶來危害。在檔案信息安全保護(hù)層面，需要從兩個方面著手，其一就是技術(shù)層面，房地產(chǎn)企業(yè)要建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，應(yīng)對各類計算機病毒的攻擊，要采用更加安全穩(wěn)定的檔案管理信息系統(tǒng)等。其二就是管理層面，房地產(chǎn)企業(yè)需要圍繞檔案管理數(shù)字化信息風(fēng)險點，制定完善的安全管理制度，讓檔案管理人員掌握一些計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識，對于檔案信息的查詢、使用、修改權(quán)限進(jìn)行明確界定，對于檔案管理人員的安全行為進(jìn)行規(guī)范，從而最大程度上減少人的因素造成的檔案信息不安全。

結(jié)語：

檔案管理數(shù)字化對于房地產(chǎn)企業(yè)來說意義十分重大，因此房地產(chǎn)企業(yè)需要意識到檔案管理數(shù)字化的迫切性以及重要性，在這一工作的開展方面投入更多的精力，結(jié)合自身的實際情況，制定切實可行的檔案管理數(shù)字化策略，努力做好這一工作，從而充分發(fā)揮檔案管理數(shù)字化對于企業(yè)發(fā)展的支持作用。本文提到的幾點結(jié)論對于房地產(chǎn)企業(yè)來說，是檔案管理數(shù)字化建設(shè)中需要重點關(guān)注的內(nèi)容，不過在開展這一工作的過程中僅僅做好本文所提到的幾點是不夠的，還需要圍繞企業(yè)自身檔案管理數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的一系列問題，制定切實有效的應(yīng)對策略，推動檔案管理數(shù)字化水平的不斷提升。