論移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理中的應(yīng)用

文/孫燕 萊蕪鋼鐵集團(tuán)金鼎實(shí)業(yè)有限公司 山東濟(jì)南 271104

所謂移動(dòng)辦公就是指辦公人員通過安裝在移動(dòng)終端設(shè)備上的客戶端軟件程序進(jìn)行辦公的過程。在這個(gè)過程中，移動(dòng)終端成為了一個(gè)小小的移動(dòng)電腦，而工作人員卻可以完全擺脫固定不變的辦公場(chǎng)所，而使工作環(huán)境更為輕松、自由和舒適。因此，這是對(duì)傳統(tǒng)辦公理念的一次革新。至今為止，這種辦公模式已經(jīng)更多的應(yīng)用于政府、企業(yè)、銀行等部門的業(yè)務(wù)中，為各個(gè)行業(yè)提升辦公效率起到了促進(jìn)作用。近些年來，這種辦公模式又被應(yīng)用于物業(yè)管理工作中，為物業(yè)管理工作的高效完成帶來了質(zhì)的飛躍。

1、物業(yè)管理中移動(dòng)辦公的應(yīng)用模型

1.1 移動(dòng)辦公系統(tǒng)的主要工作原理和功能

移動(dòng)辦公的主要原理就是將個(gè)人電腦中的各種功能轉(zhuǎn)移到智能手持終端設(shè)備中。而將移動(dòng)辦公模式應(yīng)用在物業(yè)管理工作的主要目的就是通過智能手持終端設(shè)備可以快速的訪問某一個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)的可用資源[1]。并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的查詢、文檔的瀏覽、文件的上傳、下載、審批和相關(guān)的費(fèi)用支付等業(yè)務(wù)。而且，由于移動(dòng)辦公系統(tǒng)采用的是智能化的客戶端服務(wù)技術(shù)，所以客戶可以終生享用維護(hù)的權(quán)利。此外，對(duì)于局域網(wǎng)內(nèi)的任何數(shù)據(jù)，移動(dòng)辦公系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)其與現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的無縫對(duì)接。這就在很大程度上加快了終端手持設(shè)備對(duì)個(gè)人電腦的取代速度。所以，從這個(gè)角度而言，移動(dòng)辦公系統(tǒng)為使用者搭建了一個(gè)健全的、具備個(gè)性特點(diǎn)的、應(yīng)用范圍廣泛的移動(dòng)辦公應(yīng)用系統(tǒng)。這極大的促進(jìn)了物業(yè)管理工作的高效進(jìn)行。

1.2 移動(dòng)辦公系統(tǒng)必備的功能模塊

由于移動(dòng)辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能的辦公流程和菜單類型可以由客戶自行定義，以方便物業(yè)管理中的各種查詢、瀏覽等相關(guān)業(yè)務(wù)的開展和進(jìn)行，所以移動(dòng)辦公系統(tǒng)必須具備以下的功能模塊：

首先，必須要具備安全控制模塊，安全控制模塊主要是控制軟件系統(tǒng)的發(fā)布授權(quán)，以保證用戶登錄身份的正確識(shí)別和確認(rèn)。這就為物業(yè)管理工作的嚴(yán)密性提供了重要的保障。

其次，必須要具備網(wǎng)絡(luò)傳輸模塊，這一模塊的存在，確保了網(wǎng)絡(luò)通信穩(wěn)定、暢通的運(yùn)行[2]。對(duì)于物業(yè)管理中各種資訊和數(shù)據(jù)的查詢、文件的傳送提供了必要的技術(shù)保障。

第三，必須具備數(shù)據(jù)加解密模塊，這一模塊主要運(yùn)用于財(cái)務(wù)管理之中，對(duì)于一些敏感的客戶信息進(jìn)行加密或解密。從而確保在物業(yè)管理工作中進(jìn)行的資金業(yè)務(wù)往來安全的進(jìn)行。

2、移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理中的具體應(yīng)用

當(dāng)前，由于移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理工作中的應(yīng)用，物業(yè)管理工作的理念已經(jīng)發(fā)生了重要的轉(zhuǎn)變，已經(jīng)由原來的“管理型”轉(zhuǎn)為“服務(wù)型”，這就在很大程度上促使物業(yè)管理工作更加的人性化。從而促進(jìn)物業(yè)管理工作朝著更有利于業(yè)主的方向發(fā)展，進(jìn)而也促進(jìn)工作人員與業(yè)主之間的和諧相處。

2.1 業(yè)主管理模塊

2.1.1 登記查詢模塊

原有的物業(yè)管理模式很多都是紙質(zhì)的登記管理模式，而移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理中的應(yīng)用，則實(shí)現(xiàn)了針對(duì)于業(yè)主的無紙化辦公管理模式。這一模塊中集合了各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，從而確保業(yè)主在身份驗(yàn)證之后及時(shí)的登錄系統(tǒng)查詢自己的各種相關(guān)信息。如個(gè)人繳費(fèi)信息等等。除此之外，這一模塊中還設(shè)置了用戶提醒功能，從而確保用戶及時(shí)的繳納各種相關(guān)的物業(yè)費(fèi)用，進(jìn)而促進(jìn)了辦公系統(tǒng)在應(yīng)用方面的升級(jí)。

2.1.2 網(wǎng)上支付功能

在提醒功能的基礎(chǔ)之上，業(yè)主管理模塊中還兼容了網(wǎng)上支付功能。這一功能徹底解決了業(yè)主為了各種繳費(fèi)而疲于奔波的狀況。在網(wǎng)上支付已成為普遍消費(fèi)現(xiàn)象的情況下，網(wǎng)上支付業(yè)務(wù)也日臻成熟，所以通過這一功能，用戶可以通過手持終端設(shè)備就完成各種物業(yè)繳費(fèi)，從而更好的實(shí)現(xiàn)了物業(yè)服務(wù)的便捷性。

2.1.3 在線溝通功能

在這一模塊中，最為貼心的功能應(yīng)屬在線交流溝通功能。通過這一功能，可以實(shí)現(xiàn)業(yè)主和物業(yè)管理中心的及時(shí)溝通，這對(duì)于物業(yè)工作人員及時(shí)了解和解決用戶的需求起到了有效的促進(jìn)作用。通過在線溝通功能，物業(yè)管理中心可以直接將各種信息、公告發(fā)布在業(yè)主的手機(jī)上，以便于業(yè)主及時(shí)了解小區(qū)的各種實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)和相關(guān)規(guī)定，從而更好的促進(jìn)了物業(yè)管理工作的有序進(jìn)行。

如業(yè)主常常需要用到的留言簿功能，就是通過給予業(yè)主相關(guān)的授權(quán)，從而實(shí)現(xiàn)用戶的簡短留言，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)用戶和物業(yè)管理中心的溝通。這一模塊主要包括留言錄入、查詢等功能，非常的方便并且實(shí)用。

2.2 公文管理模塊

公文管理模塊主要包括公文和通知的收發(fā)、文件報(bào)表的審批、公文的檢索等等。公文管理模塊的應(yīng)用，是物業(yè)管理工作更加的方便和快捷。具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面：

2.2.1 收發(fā)管理

收發(fā)管理，特別需要關(guān)注的是文件在收發(fā)過程中的權(quán)限控制。在操作過程中，通過移動(dòng)辦公系統(tǒng)的安全控制模塊和網(wǎng)絡(luò)傳輸模塊的應(yīng)用，確保文件在接收和傳發(fā)的過程中的安全和隱秘。保證文件在適時(shí)、適地的環(huán)境下合理的頒布和傳播。

如對(duì)文件上報(bào)的工作，通過收發(fā)管理模塊，公司、物業(yè)管理中心包括各個(gè)上下級(jí)單位之間，都可以進(jìn)行聯(lián)合文件處理。即實(shí)現(xiàn)多個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)合簽字以及多個(gè)單位的聯(lián)合蓋章，并可同時(shí)選擇多人對(duì)文件進(jìn)行傳閱。這不僅實(shí)現(xiàn)了人力上的節(jié)省，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了時(shí)間上的節(jié)省，從而形成了縱橫之間的貫通。

2.2.2 公文審批

公文審批可以確?？蛻舾鶕?jù)自身的需要來進(jìn)行審批流程配置。

2.2.3 流程跟蹤

流程跟蹤模塊可以確保工作人員更好的監(jiān)管按流程發(fā)文的時(shí)間、按流程已歸檔或流轉(zhuǎn)中的狀態(tài)來查詢流程，同時(shí)進(jìn)行有效的流程跟蹤，并對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的處理人和處理時(shí)間都清晰的掌握。同時(shí)，還可以對(duì)相關(guān)停滯的流程進(jìn)行有效的流程催辦業(yè)務(wù)。

除此之外，關(guān)于績效查詢和公文歸檔管理等工作也可以通過移動(dòng)辦公系統(tǒng)來完成。

結(jié)語：

綜上所述，在科技不斷飛速發(fā)展的今天，將移動(dòng)辦公系統(tǒng)應(yīng)用于物業(yè)管理工作中，是物業(yè)管理工作現(xiàn)代化辦公的一個(gè)全新的標(biāo)志。它推動(dòng)了物業(yè)管理工作的高效、便捷，為業(yè)主和工作人員都帶來了極大的便利，從而促進(jìn)物業(yè)工作朝著更加人性化的方向發(fā)展起來。進(jìn)而更好的推動(dòng)物業(yè)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。