信息化背景下高職院校檔案管理措施

龔彩云

(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 福建 泉州 362000)

高職院校的檔案管理工作無論在教學(xué)層面還是科研層面都發(fā)揮著極其重要的作用。傳統(tǒng)的以“你來我查”為代表的被動式的檔案服務(wù)已經(jīng)不適應(yīng)高職院校發(fā)展的需要。因此，要結(jié)合檔案管理實際特點，對傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，全面提高高職院校檔案管理信息化水平以進一步提升檔案服務(wù)管理水平，這已經(jīng)成為高職院校管理者以及檔案工作人員關(guān)注的重要課題。

一、信息化背景下高職院校檔案管理創(chuàng)新的意義

(一)提高工作效率

在傳統(tǒng)的檔案圖文管理中，管理方法相對落后，不能充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢，難以充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和利用。在傳統(tǒng)的人工管理中，檔案越多，管理質(zhì)量就越低。在信息化背景下對傳統(tǒng)檔案管理進行改革，可以提高檔案管理的質(zhì)量和效率，還可以提高文件信息的利用率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

(二)促進資源共享

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用信息技術(shù)不僅可以收集和整理檔案，而且可以實現(xiàn)信息共享。這給相關(guān)用戶帶來了更方便、快捷的體驗。檔案管理不再需要通過傳統(tǒng)的方法來檢查和收集信息，大大提高了相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率。需要注意的是，在進行資源信息共享的同時，必須加強私密信息安全保障管理。

二、信息化背景下高職院校的檔案管理措施

(一)加強對檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)

檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)人員要基于現(xiàn)有檔案管理功能集中開發(fā)預(yù)卷功能，并能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接。這樣能夠有效打破跨部門間溝通的壁壘，使信息資源能夠在各個業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)高速傳播。高職院校檔案管理系統(tǒng)可被視為一種高度集成化的信息平臺。檔案管理系統(tǒng)要注重搭建檔案管理的功能模塊：第一，支持檔案采集的網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)能夠在線上處理常見檔案管理事務(wù)，如立卷移交以及審核歸檔等，并能夠與OA共同完成收文以及簽報事宜。另外，還能根據(jù)平臺性質(zhì)，對目標(biāo)文檔進行歸檔處理。第二，支持檔案保管的網(wǎng)絡(luò)化。要能實現(xiàn)遠程管理庫房及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，要能實時監(jiān)控庫房溫度以及濕度變化。此外，還需精準(zhǔn)識別用戶身份并進行授權(quán)管理等。第三，支持檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)要能支持用戶實現(xiàn)線上查借閱以及流程審批等。第四，支持協(xié)同管理的網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)同管理主要包括待辦事項提醒和跟進，檔案流量情況監(jiān)測以及歸檔質(zhì)量分析等。

(二)提高檔案管理人員的能力

檔案管理部門要充分調(diào)動檔案管理人員學(xué)習(xí)研究的積極性，鼓勵他們學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，包括文件數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部鏈接、圖像處理、網(wǎng)頁制作等。通過繼續(xù)教育和開展講座等方式，對檔案管理人員定期進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進一步充實與檔案管理相關(guān)的知識，提升檔案管理的能力。

(三)完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中，學(xué)校的所有部門都可以根據(jù)自己的權(quán)限在應(yīng)用系統(tǒng)中傳輸相關(guān)文件，并標(biāo)注處理意見，在年終時做一份清單歸檔，這樣可減少圖文信息中心歸檔數(shù)據(jù)的輸入工作。要確保電子文檔的真實性、安全性和完整性。建立學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，全面升級檔案部門網(wǎng)站，在網(wǎng)站中介紹學(xué)校檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，讓訪問者能夠通過網(wǎng)站及時了解檔案管理的最新動態(tài)。

(四)加快制定檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度

根據(jù)檔案信息工作的要求，制定具體措施和方法，明確檔案信息化建設(shè)的重點和任務(wù)，做好高職院校檔案管理的指導(dǎo)、運行、管理和維護。高職院校檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循系統(tǒng)化、規(guī)范化的原則，確保檔案信息向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括保密制度、使用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、運營管理制度和檔案管理人員的工作目標(biāo)、責(zé)任制度等，要在工作實踐中不斷完善制度。

(五)創(chuàng)新檔案管理手段

為適應(yīng)信息時代的發(fā)展，高職院校應(yīng)將信息技術(shù)建設(shè)作為檔案管理工作的重中之重。隨著檔案資料的增加，可以建立信息化檔案中心。信息化檔案中心的優(yōu)勢在于它可以長時間存儲海量信息，一定程度上提高了檔案資源的利用率。

三、結(jié)語

信息化背景下，檔案管理的信息化程度越來越高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，使檔案管理呈現(xiàn)出高度集中化及網(wǎng)絡(luò)化特征。高職院校的檔案管理工作要與時俱進，不斷創(chuàng)新，使檔案管理更加便捷、有效。