RFID技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用淺談

劉瑩

摘? ?要：隨著社會(huì)信息化和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和管理的細(xì)致化，各行業(yè)需要管理的人事檔案種類繁多，數(shù)量和信息量越來(lái)越大。人事檔案有著信息敏感、保密性強(qiáng)、安全要求高、流轉(zhuǎn)頻率快等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的管理方式在信息化的沖擊下已變得越來(lái)越難以為繼，不符合智能化、精細(xì)化的發(fā)展趨勢(shì)。本文提出一種RFID技術(shù)的人事檔案管理系統(tǒng)，探討如何應(yīng)用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化、自動(dòng)化的方法。

關(guān)鍵詞：RFID技術(shù)? 人事檔案? 管理? 設(shè)計(jì)思路

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）09（c）-0189-02

人事檔案是人事管理等部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。人事檔案具備內(nèi)容信息敏感、保密性強(qiáng)、安全要求高、流轉(zhuǎn)頻率快等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的人事檔案仍主要通過(guò)紙質(zhì)存儲(chǔ)方式為介質(zhì)，在這種情況下，檔案的流通、查閱、保密性等方面就存在諸多的風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患，也不利于信息化時(shí)代的智能化、精細(xì)化發(fā)展趨勢(shì)。本文將RFID技術(shù)引入人事檔案管理之中，提出一種先進(jìn)的、便于操作的管理系統(tǒng)，可使有形文檔資料的管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，增強(qiáng)人事檔案的使用效率、信息安全等。

1? RFID技術(shù)簡(jiǎn)介

1.1 RFID技術(shù)原理

RFID（Radio Frequency Identifcatioi），是基于電子標(biāo)簽的無(wú)線射頻技術(shù)，是一種通信技術(shù)，它可以通過(guò)無(wú)線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無(wú)需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。

1.2 RFID系統(tǒng)組成

RFID系統(tǒng)一般由應(yīng)答器（電子標(biāo)簽）、閱讀器、中央信息系統(tǒng)、天線組成。RFID的工作原理即實(shí)現(xiàn)電子標(biāo)簽與中央信息系統(tǒng)之間的同步數(shù)據(jù)交互和更新，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子標(biāo)簽附著對(duì)象的管理。電子標(biāo)簽可以附著在被管理對(duì)象表面，存儲(chǔ)著被管理對(duì)象的信息，當(dāng)電子標(biāo)簽被閱讀器識(shí)別，或主動(dòng)向閱讀器發(fā)送信息時(shí)，標(biāo)簽內(nèi)的信息會(huì)被讀取、改動(dòng)或刪除。閱讀器可以利用射頻技術(shù)讀取電子標(biāo)簽中的信息，并將信息無(wú)線傳輸至中央信息系統(tǒng)，并根據(jù)中央信息系統(tǒng)分析和管理的命令反向?qū)﹄娮訕?biāo)簽內(nèi)信息進(jìn)行讀取、改動(dòng)或刪除，它實(shí)際上是RFID系統(tǒng)的中間連接件。中央信息系統(tǒng)是對(duì)無(wú)線識(shí)別的信息進(jìn)行分析、管理、傳輸、存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)平臺(tái)，以管理軟件實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理對(duì)象的各種管理。天線在整個(gè)系統(tǒng)中起到傳輸射頻信號(hào)的功能。

2? RFID技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

2.1 人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，立卷單位可以完全獨(dú)立，檔案之間沒有必然的內(nèi)在聯(lián)系。人事檔案管理的目的即為管好用好每一個(gè)個(gè)體的檔案，防止材料錯(cuò)歸、檔案錯(cuò)架、損壞丟失等，保證檔案材料一致、有序高效、去向清楚、保存安全。

2.2 RFID技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

基于RFID技術(shù)的人事檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)“四個(gè)自動(dòng)”，可以很好的解決人事檔案管理的主要目標(biāo)。

一是自動(dòng)引導(dǎo)。使用物聯(lián)技術(shù)，通過(guò)設(shè)置在人事檔案上的定位節(jié)點(diǎn)、設(shè)置在檔案柜上的采集節(jié)點(diǎn)，對(duì)所需查找的檔案進(jìn)行自動(dòng)定位引導(dǎo)（在電子地圖上可顯示對(duì)應(yīng)檔案的具體位置：幾號(hào)柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找效率，并可自動(dòng)對(duì)拿出、收入檔案柜中的檔案進(jìn)行識(shí)別，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)位智能化管理。

二是自動(dòng)盤點(diǎn)。人事檔案入柜后，管理人員利用管理終端對(duì)檔案材料進(jìn)行自動(dòng)信息登記、檔案清點(diǎn)、信息查詢、材料歸檔等日常管理工作，查看檔案自動(dòng)盤點(diǎn)信息，并由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄。

三是自動(dòng)存取。利用RFID技術(shù)，在批量檔案進(jìn)出時(shí)，進(jìn)行堆垛掃描，實(shí)現(xiàn)批量存取，提高批量檔案的存取效率。

四是自動(dòng)監(jiān)控。可在人事檔案存放區(qū)的入口處設(shè)置門禁節(jié)點(diǎn)，對(duì)進(jìn)入存放區(qū)的人員進(jìn)行身份識(shí)別認(rèn)證，保證了進(jìn)出檔案存放區(qū)人員的合法性，從而提升了檔案管理系統(tǒng)的安全性?？稍谌耸聶n案上設(shè)置一個(gè)定位節(jié)點(diǎn)，在該份檔案查閱期間，通過(guò)RSSI定位模型計(jì)算檔案的當(dāng)前位置，判斷檔案是否被帶離可允許借閱范圍，當(dāng)檔案的位置超出授權(quán)位置范圍時(shí)會(huì)發(fā)出警告信號(hào)，并向管理終端和管理人員推送報(bào)警信息，有助于管理人員及時(shí)做出應(yīng)對(duì)措施，提升了人事檔案管理的安全性。

3? RFID技術(shù)在人事檔案管理中的先進(jìn)性

3.1 實(shí)現(xiàn)了人事檔案的在位監(jiān)控

采用在檔案柜中嵌入天線模組的設(shè)計(jì)方案，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的動(dòng)態(tài)在位監(jiān)控，隨時(shí)查看人事檔案的在位狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案錯(cuò)位等問(wèn)題，盤點(diǎn)也變得簡(jiǎn)便易行。采用在位數(shù)據(jù)采集方案，綜合考慮檔案袋和檔案盒的組合管理應(yīng)用方式，采用不同的讀寫和天線分別對(duì)檔案袋和檔案盒采集數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)二者組合管理的在位監(jiān)控。

3.2 突破當(dāng)前RFID人事檔案管理應(yīng)用的開放式密集架模式

采用檔案柜模式的RFID人事檔案管理，將RFID讀寫設(shè)備與天線內(nèi)置于人事檔案之中，滿足了使用單位對(duì)涉密檔案的特殊管理要求。

3.3 突破傳統(tǒng)人事檔案區(qū)域管理的局限性

基于RFID人事檔案管理掃描速度快、海量存儲(chǔ)，極大的增強(qiáng)了管理者對(duì)庫(kù)存人事檔案的信息收集、交換及跟蹤定位能力。同時(shí)，RFID讀寫器可實(shí)現(xiàn)同時(shí)多個(gè)位置信息鎖定，效率高、速度快、錯(cuò)誤率低，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使不同地區(qū)人事信息檔案聯(lián)合管理、構(gòu)建人事檔案信息平臺(tái)成為可能，為跨區(qū)域聯(lián)合查閱成為可能，是當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)之一。

3.4 克服了傳統(tǒng)條形識(shí)別碼的種種缺陷

相較于傳統(tǒng)條形識(shí)別碼，RFID采用芯片卷標(biāo)，抗污染性能和耐久性能很高;芯片卷標(biāo)體積小，形狀多樣，可以適用于不同形式的人事檔案;芯片卷標(biāo)內(nèi)容可以新增、修改、刪除，管理靈活，可重復(fù)利用度高;芯片卷標(biāo)的數(shù)據(jù)可設(shè)置密碼保護(hù)，識(shí)別獨(dú)一無(wú)二，無(wú)法仿造，保證了標(biāo)簽數(shù)據(jù)無(wú)法偽造和篡改，極大提高了安全性。

4? RFID技術(shù)在人事檔案管理中的實(shí)用性

4.1 標(biāo)簽數(shù)據(jù)可動(dòng)態(tài)更改

利用編程器可以向標(biāo)簽寫入數(shù)據(jù)，從而賦予RFID標(biāo)簽交互式便攜數(shù)據(jù)文件的功能，而且寫入時(shí)間相比打印條形碼更少。

4.2 更好的安全性

由于RFID承載的是電子式信息，其數(shù)據(jù)內(nèi)容可經(jīng)由密碼保護(hù)，使其內(nèi)容不易被偽造及變?cè)臁２粌H可以嵌入或附著在不同形狀、類型的產(chǎn)品上，而且可以為標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀寫設(shè)置密碼保護(hù)，從而具有更高的安全性。

4.3 動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)通信

標(biāo)簽以與每秒50～100次的頻率與解讀器進(jìn)行通信，所以只要RFID標(biāo)簽所附著的物體出現(xiàn)在解讀器的有效識(shí)別范圍內(nèi)，就可以對(duì)其位置進(jìn)行動(dòng)態(tài)的追蹤和監(jiān)控。

4.4 穿透性和無(wú)屏障閱讀

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)等必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

5? 結(jié)語(yǔ)

將RFID技術(shù)引入人事檔案管理中，采用無(wú)線傳感器、無(wú)線射頻等技術(shù)，可以基本實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案原始資料的自動(dòng)歸檔、自動(dòng)查閱、定位監(jiān)控等功能，大大減輕人事檔案管理人員的工作量和參與程度，提高管理效率和信息化水平，增強(qiáng)人事檔案的安全性。RFID技術(shù)的運(yùn)用，必將深刻改變?nèi)耸聶n案管理的模式，推動(dòng)人事檔案管理向信息化、智能化、精細(xì)化方向發(fā)展。

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