網(wǎng)上錄取對考試檔案管理的影響與應(yīng)對

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(濟南市教育招生考試院)

目前很多考試工作的開展都采用了網(wǎng)上錄取的方式，極大地優(yōu)化了考試管理的各項工作，對學(xué)生的檔案管理工作也提出了新的要求。

一、網(wǎng)上錄取方式概述

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，目前在考試管理中的報名、考場安排、考試組織以及考生信息采集等多個工作流程中都運用了信息化操作方式，在互聯(lián)網(wǎng)上即可完成，突破了傳統(tǒng)考試模式中實地報名與信息采集方式中時間與地點的制約，有效提升了考試效率。針對學(xué)生的錄取也實行了網(wǎng)上錄取的方式，有效優(yōu)化了考試流程。

檔案是學(xué)生身份的象征，也是學(xué)校進行人才選拔的重要參考依據(jù)，在考試完成之后，應(yīng)當(dāng)對學(xué)生的檔案進行相應(yīng)處理，向?qū)W校檔案管理部分移交，對學(xué)生的檔案進行豐富與完善。傳統(tǒng)考試錄取方式下實行的是紙質(zhì)檔案，隨著網(wǎng)上錄取方式的實行，在錄取方式中充分運用了計算機技術(shù)。網(wǎng)上錄取的流程包括為學(xué)生制作電子檔案，由招生的院校對學(xué)生發(fā)布提取檔案的信息，之后由省級的招生辦公室對電腦進行投檔，高校提取學(xué)生的檔案，省級招生辦公室進行錄檢，完成之后最終確定出錄取名單，并在網(wǎng)上對學(xué)生進行錄取。在網(wǎng)上錄取方式中不同的部分分別負責(zé)不同的工作內(nèi)容，實現(xiàn)了各司其中與分工協(xié)作，有效促進了錄取工作的順利進行。在錄取上采用異地遠程錄取的方式極大地節(jié)省了考試錄取所需要的人力、物力與財力，為網(wǎng)上錄取提供了重要的理論參考依據(jù)與支持，充分實現(xiàn)了錄取方式上的公正與公開性，促進了高校的擇優(yōu)錄取。

二、網(wǎng)上錄取對考試檔案管理的影響

網(wǎng)上錄取對考試檔案管理的影響包括導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失，導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案項目管理上的不健全，檔案管理的滯后性。

1.導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失

隨著網(wǎng)上錄取方式的進行，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作也產(chǎn)生了較大的影響，產(chǎn)生了電子檔案這一形式，在錄取與退檔上都采用了電子檔案的形式。由此容易造成學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失。在網(wǎng)上錄取率方式的實行之下，學(xué)生的紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不參與錄取過程，學(xué)生一般是在學(xué)校錄取之后在高校內(nèi)才會重新獲得新的紙質(zhì)檔案，由此容易導(dǎo)致學(xué)生紙質(zhì)檔案的遺失，不利于學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理。在傳統(tǒng)的手工錄取條件下高校能夠直接接觸到學(xué)生的檔案，隨著錄取方式的結(jié)束，直接將紙質(zhì)檔案帶回，能夠?qū)堎|(zhì)檔案進行有序管理。但是網(wǎng)上錄取方式下學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理一般需要經(jīng)歷從學(xué)校招生辦到省級高招辦公室獲得這一形式，或者通過郵政部門將學(xué)生的檔案已送到高校之中，或者是由學(xué)生本人進行懈怠，但是不管哪種寄送方式都容易造成紙質(zhì)檔案的遺失。

2.導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案項目管理上的不健全

紙質(zhì)檔案是學(xué)生在進入高校之前的各種情況的一種原始記錄，充分涵蓋了學(xué)生的獎懲記載情況、入黨與否、入團資料以及學(xué)生的體檢結(jié)果、考試報名表、考試成績以及學(xué)生的高考填報志愿等，通過紙質(zhì)檔案中各項類別的記錄能夠充分反映出學(xué)生在進入到高校之前的各種活動表現(xiàn)。

但是隨著網(wǎng)上錄取方式的進行能夠看到，目前在學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理類別上出現(xiàn)了遺失現(xiàn)象，在管理項目上出現(xiàn)了不健全的現(xiàn)象，可能缺乏學(xué)生在進入到高考之前在工作與學(xué)習(xí)方面上的記錄，在學(xué)生團組織關(guān)系與黨組織關(guān)系上的資料不夠完整，主要是對學(xué)生進行褒獎，但是在學(xué)生懲罰方面的記錄上不足。

3.檔案管理的滯后性

隨著網(wǎng)上錄取的進行，在學(xué)生紙質(zhì)檔案管理上存在著一定的滯后性，進行檔案管理所需要的時間周期較長，增加了對學(xué)生檔案管理工作的難度，將短期的周期性工作變成了一項長期而復(fù)雜的工作，給高考生檔案管理工作的進行增加了難度，隨著紙質(zhì)檔案管理中部分項目的遺失與不健全，給高校對學(xué)生的檔案管理工作增加了難度，對學(xué)生管理活動的開展也較為不利，可能會引發(fā)學(xué)生與學(xué)校之間的糾紛。

三、網(wǎng)上錄取對考試檔案管理的應(yīng)對措施

隨著網(wǎng)上錄取對考試檔案管理的影響應(yīng)當(dāng)充分利用信息數(shù)據(jù)居加強信息搜集，建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式

1.充分利用信息數(shù)據(jù)居加強信息搜集

隨著網(wǎng)上錄取方式的進行，在考試檔案管理上也應(yīng)當(dāng)充分引進信息化的操作方式，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫，及時清理并核對學(xué)生的檔案管理信息，包括新生報道信息等。積極運用多方力量，加強對數(shù)據(jù)的搜集與整理，針對檔案遺失與數(shù)據(jù)不全現(xiàn)象積極發(fā)動各方力量進行尋找，確?？忌鷻n案信息的完善性。在郵遞過程中導(dǎo)致遺失的，由郵政部門負責(zé)追回。針對檔案信息不完全的現(xiàn)象，及時對其進行補充完整。

2.建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式

隨著網(wǎng)上錄取方式的進行，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中也應(yīng)當(dāng)積極融合進行信息化管理方式，要求建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式，將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理方式進行充分融合。尤其是在考生的錄取階段，電子檔案對學(xué)生發(fā)揮著重要的作用，同時隨著錄取工作的結(jié)束，電子檔案的作業(yè)也隨之減弱，起到主要作用的依然是紙質(zhì)檔案。為此在管理過程中應(yīng)當(dāng)加強紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者之間的共同配合與協(xié)作，在兩者的共同作用之下實現(xiàn)對學(xué)生檔案工作的有效管理。隨著網(wǎng)上錄取方式的實行，電子檔案的作業(yè)也越加明顯，為學(xué)生的檔案管理工作提供了重要的信息技術(shù)上的支持，在對電子檔案的管理與運行上充分采用了最新的技術(shù)力量，為電子檔案的運行提供了多方面的支持。同時在紙質(zhì)檔案與電子檔案之間建立了有效的協(xié)作發(fā)展機制，實現(xiàn)了兩者之間共同作用的發(fā)揮。在紙質(zhì)檔案遺失的情況下能夠充分利用電子檔案進行恢復(fù)，建立有效的紙質(zhì)檔案恢復(fù)管理機制，確保在遺失情況下重新制作的紙質(zhì)檔案的真實性。

四、結(jié)束語

計算機技術(shù)的快速普及發(fā)展對招生考試工作帶來了重要的影響與革新，尤其體現(xiàn)在網(wǎng)上錄取方式的實行，有效改善了招生考試工作，同時隨著新的錄取方式的進行，對學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理也產(chǎn)生了較大的影響，導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失，導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案項目管理上的不健全，并且檔案管理出現(xiàn)了滯后性，給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作帶來了較大的難度，要求及時優(yōu)化檔案管理工作，充分利用信息數(shù)據(jù)加強信息搜集，建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式，針對遺失的檔案建立有效的補辦措施，充分促進考生檔案管理工作的信息化。