關(guān)于信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新分析

摘 要：在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)越來越發(fā)達(dá)的社會(huì)，人們的生活品質(zhì)也越來越好，并且為人們的平時(shí)生活和工作提供了很大的幫助。在我國(guó)檔案事業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的主要部分，并且檔案事業(yè)認(rèn)為信息化慢慢成為重中之重，大多數(shù)也開始使用了比較有效果的信息化管理方式，并且增強(qiáng)了對(duì)服務(wù)方面的創(chuàng)新，逐步提升我國(guó)檔案管理工作的品質(zhì)。但是，在信息化的情況下，怎樣才能保證檔案管理工作的成熟發(fā)展，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新改變的發(fā)展目的，這也是我國(guó)檔案事業(yè)需要高度關(guān)心的問題。所以本文將對(duì)于信息化情況下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行研究討論，主要分析檔案信息化的特征。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；服務(wù)創(chuàng)新

近幾年，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)也被使用到很多領(lǐng)域，也受到了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的關(guān)注。所以在信息化的情況下，我國(guó)檔案管理工作只能增強(qiáng)信息化管理，才能為人們提供更好的服務(wù)。然而，我國(guó)的檔案管理工作還有許許多多的問題，如果沒有積極服務(wù)和創(chuàng)新的觀念，就十分影響我國(guó)檔案管理的發(fā)展，這也是我國(guó)檔案管理工作不能提高的主要因素。

1 檔案管理信息化的作用

檔案管理工作是通過使用網(wǎng)絡(luò)科學(xué)信息技術(shù)，對(duì)信息資源進(jìn)行調(diào)查、整理、分析和使用，由相關(guān)的檔案管理部門使用信息化方法，對(duì)一些信息資源進(jìn)行整理分析，再使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)加以輔助，為人們提供相關(guān)的服務(wù)需求，隨著通信技術(shù)的不斷完善，人們進(jìn)一步進(jìn)入信息化的發(fā)展過程中，然而，計(jì)算機(jī)的現(xiàn)世為檔案管理信息化鋪墊了扎實(shí)的基礎(chǔ)。但是通信技術(shù)也對(duì)檔案信息化提高了很大的要求，只有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要意義，增強(qiáng)對(duì)檔案信息化平時(shí)的保護(hù)管理工作，并且加強(qiáng)對(duì)電子檔案的控制，才能保護(hù)檔案系統(tǒng)的可靠性，保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性，保證信息化管理工作的順利進(jìn)行。另外，人們要建立較好的檔案信息化管理觀念，從源頭上認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，檔案信息化的管理工作是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以形成的，這是一個(gè)具有系統(tǒng)性的工作，并且還需要很多有關(guān)部門與其它部門的一起合作和交流。部門人員也要在平時(shí)工作中，積累一些比較重要的經(jīng)驗(yàn)，并且建立正確的信息化管理觀念，建立良好的信息化管理制度，不遵從于傳統(tǒng)的管理模式，建立高品質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)。另外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，只有這樣，我國(guó)檔案信息化管理才能一直發(fā)展下去，不斷提升我國(guó)檔案管理工作的品質(zhì)。

2 檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的設(shè)計(jì)

2.1 提高服務(wù)觀念

在現(xiàn)在信息化情況下，思想觀念對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理工作有些十分重要的影響。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大多數(shù)都是非主動(dòng)的服務(wù)，并沒有建立主動(dòng)性的觀念，只是完成別人的需求或者上級(jí)給出的任務(wù)，導(dǎo)致工作積極不高，經(jīng)常使檔案管理工作產(chǎn)生雜亂無章的場(chǎng)面，所以不能滿足信息化的要求，這也必然讓人們對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)一定的偏差。所以，我國(guó)檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)重視這個(gè)問題，并且使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，來增強(qiáng)對(duì)檔案管理的服務(wù)和創(chuàng)新。這是技術(shù)人員必備的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新意識(shí)。跟著信息化時(shí)代的步伐，把握人們的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷改革和創(chuàng)新。棄其糟粕，取其精華，制訂出完善的檔案管理措施，對(duì)未開發(fā)的人們提供相應(yīng)的服務(wù)，從源頭上解決人們的問題，提供良好的服務(wù)，主動(dòng)為人們進(jìn)行服務(wù)，形成一個(gè)新穎的信息服務(wù)化模式。

2.2 改變服務(wù)制度

2.2.1 建立以人為主的用人制度

在信息化情況下的檔案信息服務(wù)，是將兩管理人員看成最值錢和最難搶的資源，以達(dá)到雙贏的狀態(tài)為標(biāo)準(zhǔn)，即是檔案、屋子和管理人員的一同發(fā)展為主體，為管理人員建設(shè)良好的工作環(huán)境和生活質(zhì)量好的環(huán)境。管理人員要在檔案室的各個(gè)工作體現(xiàn)“五才”標(biāo)準(zhǔn)，即愛才、容才、重才、護(hù)才和用才。對(duì)管理人員管理不在是使用為主體，而是要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，重視管理人員的知識(shí)更新，進(jìn)一步提升管理人員的素質(zhì)。只有這樣才能保證信息服務(wù)的良好品質(zhì)。

2.2.2 建立全體目的管理

在信息化時(shí)代，要想有較高的信息服務(wù)，檔案機(jī)關(guān)應(yīng)該改變自己的自身管理，以信息化服務(wù)為主體，按照特征組織檔案管理，設(shè)定工作目的、工作范疇、工作標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確到機(jī)關(guān)，準(zhǔn)確到人。實(shí)行個(gè)人負(fù)責(zé)制制度，做到以崗定責(zé)，以責(zé)立權(quán)、以權(quán)定利，并進(jìn)行認(rèn)真的檢測(cè)考察，并給予懲罰措施。形成自上而下的負(fù)責(zé)制度，做到在其位，謀其職的局面。達(dá)到能者多勞的管理制度，遮陽可以調(diào)動(dòng)管理人員的積極主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使信息化管理和服務(wù)創(chuàng)新達(dá)到一種良好的狀態(tài)。

2.2.3 改變新穎的服務(wù)方式

信息化時(shí)代為人們的檔案管理服務(wù)奠定了創(chuàng)新的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)在檔案管理信息化的進(jìn)程中存在于主體性的地位，它的信息儲(chǔ)備量大，查找信息的速度快且準(zhǔn)，特別是在網(wǎng)絡(luò)化的作用下，使用計(jì)算機(jī)在進(jìn)行整理和分析等方面是可以發(fā)揮巨大的作用。并且可以使用整理、分析、管理一體化的模式，還可以使全國(guó)范圍的檔案和信息資源得到共同分享的效果，更加有效的提升檔案的使用率，事檔案管理人員從復(fù)雜且沉重的工作中脫離出來，并且加快檔案的存檔和服務(wù)，還能保證檔案的完整和正確，防止在整理檔案和服務(wù)過程中人工出現(xiàn)的錯(cuò)誤。所以人們必須要使用信息化的優(yōu)點(diǎn)創(chuàng)新人們的正確服務(wù)方式。

2.2.4 提升服務(wù)質(zhì)量

新穎的技術(shù)需要把握新穎的人們來進(jìn)行操作，人們要提升檔案機(jī)關(guān)的服務(wù)能力，就必須要從兩方面入手：其中一方面是基本設(shè)備的完善，讓檔案機(jī)關(guān)的信息管理能力得到提升，達(dá)到為單位和社會(huì)提供更多良好的信息服務(wù)。這一方面主要是人們通過宣傳等方式，為自己的機(jī)關(guān)成長(zhǎng)得到較好的進(jìn)步，從而贏得更多的資金。另一方面是檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)的提升，然后檔案管理機(jī)關(guān)的的服務(wù)過程更加有效個(gè)更有品質(zhì)。這就需要人們建立一個(gè)高素質(zhì)的檔案工作團(tuán)隊(duì)，為蛋糕工作做好一定的基礎(chǔ)。通過各種各樣的方式進(jìn)行選擇、培養(yǎng)和推舉人才，特別是又懂檔案工作又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的雙向人才。

3 結(jié)束語

根據(jù)以上所說，就可以知道，檔案信息化管理和服務(wù)創(chuàng)新是我國(guó)檔案事業(yè)孕育和發(fā)展的重中之重。，更是到達(dá)檔案信息資源共同分享目的的有力保證。所以我國(guó)檔案機(jī)關(guān)要非常重視方案管理和服務(wù)創(chuàng)新問題，使用各種各樣的新穎且有效的信息技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量，增強(qiáng)檔案服務(wù)創(chuàng)新的建立，使檔案事業(yè)更加良好的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

徐樹媛（1990-），女，漢族，云南省楚雄州大姚縣，辦公室工作人員，檔案助理管員，本科。