醫(yī)院人事檔案信息化管理淺析

摘 要：改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法，推進辦公自動化、實現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡共享和知識管理。管理方式由靜態(tài)管理轉向全面動態(tài)管理，實現(xiàn)檔案管理信息化，加強與臨床一線工作人員的溝通，做好人事檔案管理工作，為領導的決策提供可靠的依據(jù)。

關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；管理

1 引言

隨著縣級公立醫(yī)院人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，各類衛(wèi)生專業(yè)技術人員和其他輔助人員不斷增加，醫(yī)院人事檔案管理工作量隨之增加，對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設逐步提速，醫(yī)院管理更趨向科學化和規(guī)范化，醫(yī)療部門、財務、設備管理等主干網(wǎng)絡也相繼實現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理意識不足

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，受醫(yī)院規(guī)模和資源所限，長期以來人事檔案工作一直處于管理粗放狀態(tài)，對人事檔案管理不夠到位，精力人力投入均有不足，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性。

2.2 人工操作歸檔，費時費力，準確性難以保證

醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經(jīng)歷、學歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員1500余人，由于檔案資料的增加和更新（如晉升工資、年度考核、學習進修等），許多材料需要同時歸檔，加之醫(yī)院人員崗位變動頻繁、人員重名現(xiàn)象等等一系列問題，不可避免地會發(fā)生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。當前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準確性不高。同時在個人政審考察、工資核定、家庭關系調查等情況時需調閱個人檔案對原始資料進行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準確性難以保證的情形。

2.3 檔案資料管理困難，利用率低下

目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關人事資料，極大地影響了工作效率。

2.4 檔案管理人員專業(yè)水平欠缺

人員配備不齊，缺乏專業(yè)對口的檔案管理人員，同時檔案管理人員知識結構不太合理，崗位變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質量和利用。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

3.1 信息化管理有利于人事檔案利用率的提升

人事檔案作為國家和企事業(yè)單位管理不可或缺的重要工具，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益如退休辦理等息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。

3.2 信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高

長期以來在檔案工作中一直采用紙質載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統(tǒng)可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。

3.3 人事檔案信息化管理是必然趨勢信息化發(fā)展已成為當前社會發(fā)展的必然趨勢

從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。

4 醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點

4.1 提高檔案管理工作的效率

由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數(shù)據(jù)，使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計時既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準。

4.2 提高檔案信息的利用率

醫(yī)院是高級人才密集型單位，其人事檔案在醫(yī)院領導者知人、認人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強的特點，可以及時給醫(yī)院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供查詢平臺。經(jīng)常單位接到上級部門關于采集某一類人員的信息時，以往的工作是需要對這部分人進行調研，組織采集信息，造成了工作的被動性，工作效率也可想而知。而檔案信息化的管理可以直接在系統(tǒng)中定位需要采集的人員分類，導出需要采集的信息，從而提高工作效率，節(jié)省了時間和人力成本。

4.3 方便廣大干部職工查詢

單純的紙質版檔案整理只是單向的，人力資源部將職工本人相關表格材料統(tǒng)一整理歸檔。歸檔后職工本人無法自行查閱相關信息，需要是經(jīng)過人力資源部工作人員進行查閱。人事檔案信息化管理實現(xiàn)了職工自行查閱的功能，通過授權，不同級別的人員可以查看不同的信息，就職工本人而言，查閱自己的信息將變得易如反掌。

5 結束語

在當前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，相對于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發(fā)展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。

作者簡介

譚樂柱（1974-），男，漢族，山東高密，高密市人民醫(yī)院人力資源部主任，研究方向：醫(yī)院人事檔案管理及人力資源管理。