新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題及解決對(duì)策

趙慧娟

摘 要：科技在迅猛發(fā)展、社會(huì)在不斷進(jìn)步、國(guó)家在日益強(qiáng)大，檔案部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新辦法，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓進(jìn)取，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為我國(guó)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

1 檔案信息化

隨著各領(lǐng)域信息化的不斷深入，信息技術(shù)的應(yīng)用不斷拓展，信息對(duì)企業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)作用日趨明顯。作為企業(yè)在日常管理中所形成的具有保存價(jià)值的檔案的管理信息化也成為推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要路徑。從檔案介質(zhì)類(lèi)型看，檔案可分為傳統(tǒng)形式檔案和數(shù)字檔案。從管理方式上看檔案管理經(jīng)歷了人工管理、電子化管理、信息化管理階段。

檔案信息化是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為手段，對(duì)傳統(tǒng)檔案及檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行變革，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的載體形式轉(zhuǎn)變、人工管理向計(jì)算機(jī)管理的管理模式轉(zhuǎn)變，從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的效率。

數(shù)字化是計(jì)算機(jī)信息處理的首要環(huán)節(jié)。數(shù)字化就是通過(guò)各種計(jì)算機(jī)輸入設(shè)備將信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢员挥?jì)算機(jī)識(shí)別和處理的計(jì)算機(jī)編碼，方便計(jì)算機(jī)的處理。在檔案信息化中，檔案信息只有通過(guò)數(shù)字化才能最大限度地發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的功能。因此，檔案數(shù)字化是檔案信息化的前提條件。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1 信息資源籌劃的要求

在信息時(shí)代，企業(yè)的信息需求越來(lái)越高，而企業(yè)的信息資源缺乏統(tǒng)一的管理和標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)信息資源的開(kāi)發(fā)和利用難度較大。而檔案信息化建設(shè)能夠提高企業(yè)信息發(fā)展水平，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)檔案信息共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理和規(guī)劃。由此可見(jiàn)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息資源籌劃的要求。

2.2 檔案企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的要求

受傳統(tǒng)管理模式的影響，企業(yè)管理存在著大量的人力、財(cái)力和物力浪費(fèi)的現(xiàn)象，并且，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理十分重視對(duì)檔案實(shí)體的管理，而忽視了信息化的檔案管理，檔案管理質(zhì)量不高。開(kāi)展現(xiàn)代化檔案管理能夠加強(qiáng)信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，優(yōu)化檔案信息資源的利用，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

3 檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀分析

首先，企業(yè)進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，缺乏合理的管理制度。目前，較多的單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少足夠的重視，沒(méi)有投入充足的精力規(guī)范檔案管理制度。盡管有的單位制定了檔案管理制度，但是在執(zhí)行的過(guò)程中卻存在許多問(wèn)題，缺乏足夠的深度和廣度。相關(guān)部門(mén)對(duì)職責(zé)的認(rèn)知不足，沒(méi)有按照要求進(jìn)行工作，使得檔案管理信息化只是形式化地存在于單位的管理制度中，失去了實(shí)際意義和作用。

其次，相關(guān)的資金投入力度不足。由于企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有重視檔案管理工作，單位的財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有對(duì)檔案管理方面投入更多的資金，并且現(xiàn)有的資金也不足以支撐檔案管理信息化的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)的工作環(huán)境比較破舊，相關(guān)的設(shè)備較為陳舊。在這種工作環(huán)境下，工作人員的工作態(tài)度不端正，對(duì)工作的熱情和積極性不高，致使檔案管理信息化的建設(shè)步伐極為緩慢。

最后，從事檔案管理的人員缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)阻礙。

4 推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的對(duì)策

4.1 從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念

用科學(xué)的檔案管理信息化理念重新武裝我們的頭腦，正確的引導(dǎo)廣大人民對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)行全新的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造出一個(gè)適應(yīng)檔案管理信息化的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境，重視檔案管理信息化技術(shù)，掌握檔案管理信息化技術(shù)，培養(yǎng)我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是一個(gè)龐大的新世紀(jì)工程，它是一個(gè)對(duì)我們子孫后代都有利的流芳工程。

4.2 加強(qiáng)政策和資金支持

以必要的政策和資金上的支持，加強(qiáng)投入，確?；窘ㄔO(shè)的順利實(shí)施。盡快推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展，健康的發(fā)展，快速的發(fā)展。近些年來(lái)，我國(guó)檔案管理信息化的運(yùn)用，雖然付出了很大的努力，付出了相當(dāng)?shù)娜宋镓?cái)務(wù)精力，卻始終還處于初級(jí)階段。許多人都沒(méi)有意識(shí)到“數(shù)據(jù)環(huán)境”在檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用中對(duì)模塊功能的重要性，造成開(kāi)發(fā)出來(lái)的應(yīng)用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心是數(shù)據(jù)的集成。而現(xiàn)在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)就是從數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)文件入手，改善應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，改造成主流的高檔次的主題數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)。

4.3 堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)技術(shù)路徑與信息系統(tǒng)維護(hù)

檔案信息系統(tǒng)是檔案信息化必然依靠的技術(shù)力量，是電子檔案管理的基礎(chǔ)平臺(tái)。檔案管理軟件集檔案全文錄入與檢索，圖像、錄音、錄像等多媒體檔案管理，檔案信息統(tǒng)計(jì)，檔案借閱利用等多功能于一體。在享受檔案信息系統(tǒng)提供的便利的同時(shí)，我們也要意識(shí)到，任何一款信息系統(tǒng)都會(huì)面臨安全因素的困擾，如信息網(wǎng)絡(luò)自身的脆弱性、系統(tǒng)軟硬件故障、通信協(xié)議漏洞、外部惡意攻擊、誤操作、其他事故與災(zāi)害等。檔案專職人員是系統(tǒng)的使用者，也是系統(tǒng)的維護(hù)者。要抓住具體的信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，充分地使用好該系統(tǒng)，并堅(jiān)持定期維護(hù)升級(jí)與危機(jī)防范。各單位除了購(gòu)買(mǎi)和使用現(xiàn)成的檔案信息系統(tǒng)，還具備創(chuàng)新技術(shù)手段的自主權(quán)。以信息通信技術(shù)為例。ICT是采用現(xiàn)代信息化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的整合和全面管理，進(jìn)而提供高效服務(wù)的一項(xiàng)重要的技術(shù)路徑。信息通信技術(shù)融合檔案服務(wù)功能，改變傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理過(guò)程中，簡(jiǎn)化手工檢索方式，是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理、計(jì)算機(jī)檢索以及高效率查閱和調(diào)取利用，是促進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展，建立“智慧檔案管理”的重要途徑。

因此，要遵照檔案數(shù)字化的目的與要求，利用良好的技術(shù)手段保障檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行，在檔案信息處理中兼具規(guī)范性與靈活性，不斷提高數(shù)字化工作能力。

4.4 加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享

發(fā)展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，現(xiàn)代檔案信息化管理要樹(shù)立更高更強(qiáng)的奮斗目標(biāo)，不斷向前發(fā)展，企業(yè)要對(duì)檔案的整理進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，優(yōu)化檔案信息資源的布局，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.5 加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，掌握以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)是新時(shí)期對(duì)檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。檔案室應(yīng)結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，以定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)修、開(kāi)展兄弟館室業(yè)務(wù)交流等方式，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)及對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備使用維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與融通、軟件開(kāi)發(fā)與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)雙過(guò)硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍，全方位的提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在全球科技快速進(jìn)步的整體發(fā)展形勢(shì)下，檔案事業(yè)必然要強(qiáng)化信息化建設(shè)，這有利于在新時(shí)期進(jìn)一步發(fā)展檔案管理事業(yè)。所以，在正確的檔案管理理念下，需要通過(guò)加強(qiáng)政策和資金支持、堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)技術(shù)路徑與信息系統(tǒng)維護(hù)、加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享以及專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，加快檔案工作與信息社會(huì)相融合的步伐，完善信息化建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

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