油田基建檔案管理存在的問題及應(yīng)對探討

摘 要：目前我國的經(jīng)濟和社會發(fā)展速度越來越快，基本建設(shè)項目逐漸的增多，尤其是油田基建檔案管理的質(zhì)量和水平也得到很大程度的提升，目前油田的基建檔案管理中存在著一定的問題，基建檔案管理相對落后，對油田的發(fā)展起到了一定的抑制作用，因此想要科學(xué)、合理的對油田基建檔案管理進行加強是目前十分重要的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：油田基建檔案管理

石油企業(yè)的發(fā)展過程中，積累了大量的基建項目，形成了大量的基建項目檔案。在基建工程管理中，基建工程檔案是其中重要的組成部分，直接影響著項目質(zhì)量和后續(xù)的維修改造憑證。最近幾年中石油企業(yè)中經(jīng)常發(fā)生一系列的事故，更加的突顯了基建項目檔案管理的重要性。因此我們將油田基建檔案管理中存在的問題進行分析，找到有效的解決措施。

1 建設(shè)項目檔案管理存在的問題分析

1.1 工程項目建設(shè)中基建檔案管理意識差，職責(zé)不明確

我國油田企業(yè)的基建項目管理過程中一直存在一定的問題，比較明顯的就是重視建設(shè)而輕視檔案，檔案的歸檔和總結(jié)意識較差。建設(shè)單位、承包商等單位對于工程建設(shè)的進度比較重視，而基建項目中檔案的整理、收集、歸檔等不夠重視，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理不善的情況，都是施工完成后在進行補充，其中的一些重要的資料經(jīng)常出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。油田企業(yè)對基建檔案管理工作不夠重視，其中相關(guān)的流程沒有歸入到最終的工作內(nèi)容中，其中的職責(zé)分工不夠明確，檔案的整理收集相關(guān)責(zé)任人沒有專門的設(shè)立，一般都是兼職，流動性比較大，很難對項目施工過程中的檔案和文件做到及時的整理和收集。油田基建中涉及的單位比較多，每個施工單位在生產(chǎn)過程中都會產(chǎn)生大量的工程檔案，沒有統(tǒng)一的管理，造成油田基建檔案項目文件和資料的不健全、不完整。施工過程往往重視施工的進度，對項目施工過程中的聲像、照片、資料等沒有及時的進行保存，事后就會造成無法彌補。

1.2 基建項目檔案管理制度執(zhí)行不到位，整編標(biāo)準不統(tǒng)一

最近的幾年中我國國家的主要管理部門對基建檔案管理工作頒布的一系列的法律法規(guī)，制定了相關(guān)的油田地面工程建設(shè)項目竣工資料和技術(shù)文件的編制規(guī)定。但是建筑單位在施工前期和施工過程中，對于一些文件、資料、檔案的管理制度落實不到位，要求不嚴格；油田基建項目中施工周期比較長，項目涉及的單位比較多，因此施工單位中存在著管理水平和資質(zhì)等高低不同，管理人員的素質(zhì)參差不齊，基建檔案管理工作很難有效的落實開展，造成施工單位基建檔案編制標(biāo)準沒有統(tǒng)一規(guī)格，檔案資料不夠完善。

1.3 基建項目檔案收集整理與工程建設(shè)不同步

我國工程建設(shè)技術(shù)文件編制規(guī)定和要求中指出，工程項目在建設(shè)過程中要根據(jù)國家規(guī)定和合同規(guī)范，建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位要及時的收集和整理相關(guān)資料，與建設(shè)項目保持一致。但是目前的建設(shè)施工過程中，時間較長，管理人員對相關(guān)的知識了解的不夠，對相關(guān)的流程不清楚，不能在建設(shè)過程中做出正確的指導(dǎo)，導(dǎo)致一些重要的資料、文件、圖紙等變更沒有及時整理，造成基建項目建設(shè)和檔案的收集不同步。大部分施工單位都是在施工完成后，工程竣工前在進行補充整理。油田基建檔案管理相關(guān)的制約措施比較缺乏，與實際的工作脫節(jié)。

2 加強建設(shè)項目檔案管理的對策

2.1 增強檔案意識，明確管理職責(zé)

油田企業(yè)建設(shè)過程中，應(yīng)該對施工的單位和企業(yè)進行檔案管理工作的法律法規(guī)培訓(xùn)，從思想上重視基建檔案管理工作，認識其重要性。明確每個部門的崗位職責(zé)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要對基建檔案管理工作進行重視，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。將油田基建檔案管理工作納入重點的工作范圍，明確其中的檔案管理流程工作，制定檔案收集和整理等責(zé)任考核制度。設(shè)立專門的檔案管理部門，監(jiān)督施工各單位、監(jiān)理單位等將施工過程中的資料、檔案收集整理。油田基建檔案管理人員的責(zé)任意識要進一步的加強，因為油田建設(shè)中涉及的施工單位比較多，因此資料、檔案的收集整理工作量比較大，需要檔案的管理人員與各個部門之間進行溝通協(xié)作，才能有效的通過多種方式對資料、檔案進行進度的跟蹤，實時的進行業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。

2.2 實行統(tǒng)一的項目文件歸檔制度和整編標(biāo)準

在油田建設(shè)工程開工之前，施工各單位要根據(jù)基建檔案文件、標(biāo)準、制度等進行統(tǒng)一的要求。一定要嚴格的執(zhí)行《國家重大項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和《油氣田地面建設(shè)工程竣工資料和交工技術(shù)文件編制規(guī)定》，對施工單位制定檔案管理工作的細節(jié)，盡量的規(guī)定出工程檔案歸檔時間、歸檔范圍、組卷要求等，避免出現(xiàn)施工單位和基建檔案管理規(guī)范出現(xiàn)不同的現(xiàn)象，造成歸檔文件和竣工圖紙出現(xiàn)不符，在進行返工整改，造成施工單位和建設(shè)單位出現(xiàn)檔案管理工作量的增大，重復(fù)作業(yè)。

2.3 通過制度約束實現(xiàn)基建項目檔案收集整理與工程建設(shè)同步

在油田基建管理工作中通過企業(yè)的內(nèi)部流程和管理制度將基建檔案管理納入其中，保障工程建設(shè)過程和基建檔案管理工作保持同步，從源頭上對基建項目檔案管理工作進行控制。在基建工程計劃中加入基建項目檔案管理工作，保障基建工程和基建檔案工作同步建立，同步進行。油田建設(shè)項目在申請立項初期，就要逐漸的開展相關(guān)資料的收集、整理工作，建設(shè)項目竣工的時候，需要將相關(guān)的文件、資料進行歸檔和驗收。油田企業(yè)與施工單位通過合同的簽訂、基建檔案準備金制度、工程監(jiān)理法律規(guī)定等對油田基建檔案管理質(zhì)量進一步的提升。基建檔案管理部門和企業(yè)計劃、建設(shè)部門之間做好流程的銜接工作，實現(xiàn)有效的控制基建檔案管理工作。

3 結(jié)語

油田基建項目檔案管理工作是工程項目管理工作中的重要組成，能夠直接的反映出工程質(zhì)量和真實面貌，有效的記錄的油田企業(yè)的發(fā)展過程，傳承企業(yè)文化，保證企業(yè)服務(wù)的重要工作。

參考文獻

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作者簡介

張新月（1986-），女，遼寧省長青縣，哈爾濱學(xué)院，助理館員，檔案建設(shè)項目類研究。