淺談事業(yè)單位檔案管理

候艷偉

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作，是事業(yè)單位內(nèi)部與檔案相關(guān)的管理內(nèi)容，包括文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案管理等。對(duì)于任何一家事業(yè)單位而言，有效的檔案管理工作能夠提升事業(yè)單位的日常管理工作效果，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理工作作為事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，其重要性不言而喻。因此，事業(yè)單位管理者需要采取措施，強(qiáng)化檔案管理力度，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；分析

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶領(lǐng)我國(guó)走入信息化時(shí)代，也為事業(yè)單位管理工作帶來(lái)了新的變革。作為事業(yè)單位順利開(kāi)展工作的基礎(chǔ)前提，檔案管理工作創(chuàng)新成為事業(yè)單位工作改革、科學(xué)發(fā)展的應(yīng)有之義。

1 事業(yè)單位檔案管理的原則及創(chuàng)新意義

檔案作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，也是事業(yè)單位的信息匯聚處，有很多的管理方式和方法，也有一定的要求和規(guī)范。首先，要具有實(shí)用性的規(guī)范方法，也要有應(yīng)對(duì)復(fù)雜情況的特殊方法。其次，當(dāng)事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要具有責(zé)任心，相關(guān)人員要具有公平自律性，認(rèn)真履行職責(zé)和相關(guān)權(quán)責(zé)，要制定科學(xué)、合理、規(guī)范的管理制度。最后，要堅(jiān)持動(dòng)靜一體化的方式，使事業(yè)單位的檔案管理與世界接軌，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)平穩(wěn)發(fā)展?，F(xiàn)如今，改革創(chuàng)新已經(jīng)成為發(fā)展大趨勢(shì)，這對(duì)于事業(yè)單位工作的創(chuàng)新具有全方位的發(fā)展意義。應(yīng)強(qiáng)化檔案管理方法，提升工作人員能力，對(duì)其加強(qiáng)創(chuàng)新教育和培訓(xùn)，從而提升檔案管理效率。現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及對(duì)檔案管理工作的數(shù)據(jù)優(yōu)化和系統(tǒng)優(yōu)化具有重要影響，可大大提高數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。我們應(yīng)解決事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題，不斷優(yōu)化完善管理系統(tǒng)，查缺補(bǔ)漏。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作重視不夠

目前事業(yè)單位對(duì)國(guó)家頒布的法律法規(guī)解讀不適，雖然國(guó)家已經(jīng)頒布了《檔案法》，但是檔案管理工作仍然沒(méi)有受到重視，管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性很普通工作，沒(méi)有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)。認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的資料收集及保管，各部門把文件資料交到檔案室，檔案室工作人員只是把這些文件資料簡(jiǎn)單整理一下一并放入管理庫(kù)房，如果有人需要借閱檔案，工作人員就把這些文件資料拿出來(lái)供需要者借閱，完全不知道檔案管理工作的工作流程，對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實(shí)施力度，造成檔案管理工作實(shí)施的有效性相對(duì)缺乏。

2.2 檔案管理信息化水平偏低

盡管當(dāng)前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到人們的生活、工作和學(xué)習(xí)中，事業(yè)單位的信息化水平顯著提升，但是在檔案管理工作尚未全面信息化，部分重要檔案信息仍然是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，不僅僅是投入不足，同時(shí)部分領(lǐng)導(dǎo)干部擔(dān)心電子檔案數(shù)據(jù)信息被黑客攻擊，如果重要檔案信息丟失將帶來(lái)不可估量的損失，更加傾向于紙質(zhì)檔案保管。

2.3 專業(yè)檔案管理人員匱乏

檔案管理人員自身的素質(zhì)水平高低，將直接影響到整體工作成效，但是當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)缺乏足夠重視，崗位上的檔案管理人員并未接受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，加之年齡偏大，難以滿足新時(shí)期的檔案管理信息化建設(shè)需要。檔案管理人員在實(shí)際工作中，工作態(tài)度不認(rèn)真，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度相關(guān)要求全身心投入其中，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，存在很多的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量和效率。這樣環(huán)境下的檔案管理工作原有作用無(wú)法得到充分發(fā)揮，難以為管理和決策提供可靠依據(jù)。

3 事業(yè)單位檔案管理有效措施

3.1 建立健全檔案管理制度

完善的制度是確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，為了使檔案信息資源不流失，就要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)施和開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。具體而言，一是將檔案管理制度正式納入本單位管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全本單位檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；三是專職檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入本單位管理運(yùn)行程序，這樣有利于文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。四是對(duì)本單位內(nèi)部制度加以完善，使檔案管理制度更加明確、條理清晰，讓檔案管理人員有章可循。同時(shí)，事業(yè)單位管理者需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入事業(yè)單位年度發(fā)展計(jì)劃中，并劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，明確檔案管理工作人員的各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度。

3.2 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理通常需要涉及到較大數(shù)量的檔案分類和整理工作。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，平常的檔案信息處理方式已經(jīng)難以滿足如今大批量的檔案整理需求。事業(yè)單位應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)方面的投入，推動(dòng)軟硬件設(shè)備的更新進(jìn)程，讓信息化檔案管理方式得到普及。同時(shí)，借助掃描儀、計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，能夠便捷的實(shí)現(xiàn)檔案信息的獲取、分類和整理工作。提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確程度。

3.3 創(chuàng)新人員培訓(xùn)機(jī)制

新制度與信息化技術(shù)的引進(jìn)，需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)一步提高。為提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)對(duì)檔案管理人員管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新改革，并結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)狀，在引進(jìn)硬件設(shè)施的條件下，建立培訓(xùn)機(jī)制。要培訓(xùn)檔案管理人員基礎(chǔ)知識(shí)，再進(jìn)行實(shí)踐操作，二者相結(jié)合，不斷強(qiáng)化知識(shí)內(nèi)容，提升業(yè)務(wù)能力。

3.4 革新管理觀念，加大硬件設(shè)施投入

目前，我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視度不夠，這要求事業(yè)單位在改善檔案管理工作時(shí)應(yīng)革新管理觀念。第一，檔案管理既是單位順利開(kāi)展工作的前提，也是保障，它不僅僅是文件記錄的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效地檔案管理能夠幫助單位新晉員工簡(jiǎn)潔、快速地認(rèn)識(shí)單位發(fā)展脈絡(luò)，能夠助力單位老牌員工明晰發(fā)展方向，從而為單位更好更快發(fā)展提供保障；第二，事業(yè)單位應(yīng)在現(xiàn)有檔案管理制度之上根據(jù)本單位實(shí)際情況制定符合本單位的管理制度，具體應(yīng)體現(xiàn)在檔案建檔、檔案分類、檔案借閱、檔案銷毀等全流程環(huán)節(jié)，在各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度把控，從而為單位其他工作順利開(kāi)展提供后期保障；第三，面對(duì)信息化、數(shù)據(jù)化浪潮，事業(yè)單位改革迫在眉睫。加大資金投入，保障檔案管理所需硬件設(shè)施完備是促進(jìn)檔案管理信息化的前提；加強(qiáng)員工專業(yè)管理軟件培訓(xùn)、提升檔案管理人員專業(yè)技能是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。總之，革新固化檔案管理觀念，促進(jìn)檔案管理信息化是事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的重中之重。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作效果會(huì)直接影響事業(yè)單位行政、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等工作的質(zhì)量。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)采用有效的措施改善其檔案管理現(xiàn)狀，并且仔細(xì)分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，然后從健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，充分利用好檔案資源，建立檔案管理網(wǎng)上系統(tǒng)等方面著手進(jìn)行管理改革，只有在實(shí)際工作中不斷的探索和改善，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能使檔案管理工作能夠助力事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，讓檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。

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