高校實物檔案數(shù)字化的對策研究

朱春巧

摘 要：實物檔案體現(xiàn)學校的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的作用和地位，實物檔案對撰寫校史、大事記、年鑒等提供重要的依據(jù)和憑證，在校史館建設和各種有關校史展覽的活動中不可或缺。所以研究如何對實物檔案進行保管和利用有著重大的意義和價值。目前，檔案工作的數(shù)字化建設是時代發(fā)展潮流的新體現(xiàn)，對實物檔案進行數(shù)字化管理更是檔案工作的必然趨勢。

關鍵詞：高校；實物檔案；數(shù)字化；對策

1 實物檔案的概念和特點

1.1 實物檔案的概念

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映相關單位和部門職能活動以及歷史事件的、具有保存價值的物品，包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾、紀念品、禮品等，是除了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及學籍檔案之外的檔案，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發(fā)展歷史。

1.2 實物檔案的特點

1.2.1 實物檔案的多樣性

實物檔案產(chǎn)生于各式各樣的部門職能活動，活動本身豐富、多元的特點使得實物檔案與生俱來多樣性。如節(jié)日慶典中具有紀念價值的字畫、手工藝品；各類比賽中獲得的錦旗、獎杯、證書；上級頒發(fā)的各種獎牌、勛章；有對外交往中受贈的禮品，還有教學、科研中產(chǎn)生的作品。不同于其他紙質(zhì)檔案，實物檔案包含小到一枚徽章，大到是陶瓷、牌匾，幾乎囊括了所有檔案材料的載體形式，其形式多種多樣。

1.2.2 實物檔案的直觀形象性

實物是客觀、不以人的意志為轉移而存在的，人們可以通過感官系統(tǒng)直接感受到實物的存在。除了具有一般檔案的文字、照片、音像等材料外，實物檔案還有大量的書畫、題詞、美術設計等實物材料，這些實物檔案在用料和造型上千姿百態(tài)，擺脫了紙質(zhì)檔案的古板和枯燥，具有一定時代風格的藝術造詣，反映了不同時期的歷史價值，讓人一目了然，體現(xiàn)了實物的直觀形象性。

1.2.3 實物檔案的歷史見證性

實物檔案是過去已經(jīng)形成、能夠反映歷史價值的記錄載體，人們通過對實物檔案的考究、分析，以現(xiàn)代的思維方式、研究方法去研討實物的過去，研究其演變及形成過程，形成再認識，并不斷完善，創(chuàng)造出新理論，取得新成果。如在高校檔案工作中，實物檔案客觀真實的記載著學校發(fā)展的歷史軌跡，是學校發(fā)展歷史的見證，所以說實物檔案具有歷史的見證性。

2 實物檔案管理存在的問題

2.1 歸檔管理亂

實物檔案的種類很多，形成的種類不盡相同，載體形態(tài)各異，難以排列。小到獎章，大到錦旗、獎杯，不同規(guī)格、不同形狀、不同質(zhì)地的獎品，“無矩”使得它們“無規(guī)”。由于沒有統(tǒng)一的裝具，長期以來一直處于“混亂”保管狀態(tài)。有的單位將其放在檔案柜里，有的任意擺放在桌子上，不僅排列不整齊，而且年代久了即使編了檔號也極易混亂，很難做到快速、準確地提供利用。所以檔案部門提供查詢、利用率低，不能真正發(fā)揮應有的作用。

2.2 遷移利用難

由于實物檔案形狀各異，載體多樣，有的容易破碎，有的受到壓力容易毀損，遷移利用難度大。跟一般檔案不同的是，實物檔案往往只有一份，難以復制，極其珍貴，盡量不要遷移，以免丟失或損壞。在傳統(tǒng)的實物檔案管理中，檔案利用者往往只能在規(guī)定時間、地點查閱原件，無法實現(xiàn)異地傳輸和資源共享，利用起來十分困難。

3 對實物檔案進行數(shù)字化管理

3.1 實物檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)時代，在信息化技術飛速發(fā)展的影響下，檔案信息逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，實物檔案數(shù)字化管理也應運而生。與傳統(tǒng)檔案管理相比，實物檔案數(shù)字化是一種在高速寬帶網(wǎng)絡上運行的、可以實現(xiàn)跨數(shù)據(jù)庫檢索的、具有含量數(shù)字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數(shù)字化加工存儲，形成相應的檔案文獻。

3.2 實物檔案數(shù)字化的重要性

3.2.1 有效保護實物檔案原件，延長保存時間

將實物檔案數(shù)字化后，可以用信息資源替代原件，將實物原件存放于檔案庫房中，提供數(shù)字化影像給使用者閱覽，非必要時不得隨意調(diào)閱檔案原件，可使檔案原件的損傷降到最低限度。這樣既可保護檔案原件，也可延長實物檔案的保存時間，還可將數(shù)字化檔案實行異地保存，輸出微縮膠片達到永久保存的目的。即使在不可抗力的因素下，也不會出現(xiàn)毀滅性的破壞。

3.2.2 減少實物檔案調(diào)閱工作量，降低人力成本

傳統(tǒng)實物檔案的調(diào)閱都是由檔案管理人員以人工方式提調(diào)，不僅調(diào)閱效率低，而且很難使檔案管理人員在繁瑣的調(diào)閱工作中充分發(fā)揮效能。形成實物檔案數(shù)字信息后，檔案管理人員就可以在網(wǎng)絡環(huán)境中實現(xiàn)快捷便利的應用服務，只要對所需查詢的信息進行檢索，就可以調(diào)用到詳細、精確的實物檔案信息。這樣可以使檔案管理人員從實物檔案的調(diào)閱工作中解脫出來，從而降低人力成本。

3.2.3 改變實物檔案的利用方式，實現(xiàn)資源共享

實物檔案是反映歷史活動的原始資料，大多數(shù)情況下只有一份，尤其珍貴，需要謹慎對待仔細保存。而實現(xiàn)數(shù)字化后，實物檔案不再受“實體孤本”的限制，一份數(shù)字影像文件通過利用計算機網(wǎng)絡實行異地傳輸，同時提供給所有使用者共享，使異地調(diào)閱服務成為可能；同時擴大了檔案的應用范圍，使更多的使用者可以接觸到檔案，以實現(xiàn)信息資源共享。同時將已開放的數(shù)字檔案資源上網(wǎng)，這樣使得“時間”不再是限制，使用者可以隨時在網(wǎng)上檢索信息資源。

3.3 實物檔案數(shù)字化的對策

實物檔案數(shù)字化的本質(zhì)，是利用數(shù)字技術對實物檔案進行處理后存儲的信息，檔案管理者和利用者通過連接網(wǎng)絡終端設備隨時隨地獲取該信息服務。下面以惠州學院為例：

3.3.1 惠州學院實物檔案整理歸檔及數(shù)字化的實現(xiàn)

惠州學院的實物檔案在2011年校慶以前一直沒整理，小件的放在檔案柜子里，大件的放在地上，2011年校慶后增加了很多實物檔案，為了查找利用起來方便快捷，開始整理編號按一定的規(guī)律擺放在桌子上，2016年購置了密集架后，將實物檔案柜一并設計進密集架里，將實物檔案按類別和大小有序擺放到密集架里，貼好標簽，便于查找。實物檔案放進密集架后整潔美觀，但因大小不一，形狀各異，查找起來也還是有些困難，所以2017年開始對實物檔案進行數(shù)字化，由于缺乏資金和進行數(shù)字化的人員，就采取聘請學校攝影工作室的學生來勤工助學，對實物檔案進行拍攝、掃描、圖像處理，后期又聘請了計算機專業(yè)和設計專業(yè)的學生來勤工助學進行條目錄入、編印成冊以及開展網(wǎng)上展覽，歷經(jīng)一年多，于2018年終于實現(xiàn)了實物檔案數(shù)字化。

3.3.2 惠州學院實物檔案數(shù)字化的具體操作過程

1）掃描或拍攝。將實物檔案進行掃描和拍攝是實現(xiàn)其數(shù)字化的主要手段。掃描適用于常規(guī)標準的紙質(zhì)實物檔案，如獎狀、證書等，但相對較大的實物檔案則需采用數(shù)碼平臺掃描。拍攝適用于非紙質(zhì)載體的實物檔案， 如一些獎牌、錦旗、工藝品等， 需要高清拍攝， 拍攝精度原則上應高于300萬像素。

2）圖像處理。將圖像中出現(xiàn)的類似于黑邊、不清晰等雜質(zhì)進行去污處理，但要注意切勿過度美化圖像，而是要盡量還原實物的真實性。對拍攝實物的方向，進行旋轉還原，使之符合正常的閱讀習慣。此外，對于大型的實物拍攝，要進行拼接處理，同時為了節(jié)省存儲的空間，一般將其進行縮小，并確保圖像無多余的邊角，維持數(shù)字化圖像的整體性。

3）條目錄入。對處理好的圖像按編號順序錄入檔案管理系統(tǒng)，錄入前需對圖像及相關信息進行備份，以防出現(xiàn)因停電、系統(tǒng)奔潰、病毒等其他原因造成不必要的損失。錄入時需完善時間、責任者、正題名、存址等相關信息，錄入結束后，應將所有錄入信息與錄入前信息仔細核對，無誤后方可保存。

4）信息關聯(lián)。以紙質(zhì)檔案為例，每一份紙質(zhì)檔案掃描后將產(chǎn)生一個或者多個電子圖像信息，將電子圖像信息儲存到對應的盤區(qū)，同時也核對每一份電子圖像信息的名稱與檔案數(shù)據(jù)庫中的對應編號是否相同，電子圖像信息的數(shù)量與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的對應檔案數(shù)量是否一致等，通過單獨的電子圖像信息與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起來一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

5）數(shù)據(jù)掛接。在數(shù)據(jù)進行掛接前，需要仔細核對實物的圖像與目錄保持一致。如果有條件的話，使用專用的服務器，將所有信息一次性導入相應的服務器。經(jīng)確認合格后，通過互聯(lián)網(wǎng)技術傳輸至相關服務器進行匯總。

3.4 實物檔案數(shù)字化的應用

3.4.1 提供檔案服務

充分利用現(xiàn)代化管理手段，將數(shù)字化成果納入辦公自動化系統(tǒng)或數(shù)字檔案綜合信息管理系統(tǒng)，將實物圖片嵌入瀏覽，用生動、直觀的形式增強實物檔案的檢索功能，實現(xiàn)在線利用。

3.4.2 開展編研工作

利用實物檔案數(shù)字化成果，可以對檔案信息進行深層次的加工，開展檔案編研工作。可制成紙質(zhì)匯編材料，也可制成電子書或電子相冊，以圖片的方式供查詢和瀏覽，以反映服務單位在各方面工作中所取得的輝煌業(yè)績，體現(xiàn)該單位的歷史文化?；葜輰W院實物檔案在拍攝和掃描后，對每一張圖像都進行了細致的修圖處理，然后對處理好的圖片進行設計編印圖冊，以備查閱利用需要，也達到了檔案宣傳的目的，讓廣大師生了解學校的歷史以及檔案的重要性和可持續(xù)發(fā)展性。

3.4.3 舉辦展覽活動

一方面，檔案管理部門可以建設專門的實物檔案展廳，按照載體類型分門別類地或以實物、照片形式對實物檔案進行展示，體現(xiàn)檔案工作的文化教育職能，也可作為對外宣傳形象的重要窗口。另一方面，還可以挑選部分有代表性的實物檔案在檔案網(wǎng)上進行展覽，也可在互聯(lián)網(wǎng)上打造虛擬展廳，利用三維影像制作技術還原實物面貌，在網(wǎng)上進行模擬展示和介紹，實現(xiàn)三維互動展覽，有利于實物檔案的更高效利用。

4 結語

實物檔案資源的充分開發(fā)和利用是時代發(fā)展的必然趨勢和要求，實現(xiàn)數(shù)字化建設也是檔案工作者在今后的工作中必須要解決的問題。隨著時代的發(fā)展數(shù)字化檔案已經(jīng)體現(xiàn)出了它的優(yōu)越性，同時為傳統(tǒng)的檔案管理注入新的血液，為人們利用檔案提供新的途徑，提高了傳統(tǒng)檔案管理工作效率。而數(shù)字化檔案的科學管理隨著技術的不斷發(fā)展會日益完善，人們查詢與利用檔案的途徑也會變得更加便捷。

參考文獻

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