淺論工程建設(shè)期檔案管理存在的問題及對策

黃文鳳

摘 要：工程建設(shè)期檔案不僅是工程驗(yàn)收的重要資料，更是工程運(yùn)行維修養(yǎng)護(hù)的重要依據(jù)，文章著重分析工程建設(shè)期檔案管理存在的普遍性問題，提出了針對性對策，對促進(jìn)工程建設(shè)期檔案管理工作有重要的借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)期檔案管理；問題；對策

工程建設(shè)期的檔案是在工程建設(shè)活動中形成的全部資料，是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要記錄。如果能對工程建設(shè)期檔案進(jìn)行有效的管理，對工程項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展具有極其重要的意義。然而，在工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理不僅普遍滯后，而且在建設(shè)期的檔案管理中還存在許多問題，所以進(jìn)行工程建設(shè)期的檔案管理中存在的問題及對策的研究是十分必要的。

1 工程建設(shè)期檔案管理的重要性

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)量迅速增加，大到三峽工程、港珠澳大橋，小到一個(gè)小小的水庫建設(shè)、一條市政公路的修建，無一不體現(xiàn)出工程的惠民作用，這其中更是各類工程建設(shè)工作者的智慧和汗水的結(jié)晶，是國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的寶貴財(cái)富。一般一個(gè)工程項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備工作到施工建設(shè)到投入運(yùn)行管理過程中不斷產(chǎn)生大量的文件，這些第一手的資料是各個(gè)環(huán)節(jié)的原始記錄，尤其是建設(shè)期間形成的施工、監(jiān)理、檢測資料更是全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的真實(shí)情況。工程檔案雖然不能直接轉(zhuǎn)化經(jīng)濟(jì)效益，但是其潛在的價(jià)值不容忽視。首先，在施工建設(shè)過程中，各種檔案資料反映了各參建企業(yè)的施工計(jì)劃，施工決策的依據(jù)；其次，建設(shè)期的檔案資料還是竣工驗(yàn)收及質(zhì)量評定過程中的重要查考依據(jù)之一；然后，在施工過程中，甚至在以后的運(yùn)行管理中，一旦發(fā)生工程問題，檔案資料還是查找問題原因及解決問題的重要憑證和參考資料；最后，建設(shè)期的資料，特別是攻艱克難的技術(shù)資料更是各領(lǐng)域的科技研究和發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)和資源。工程項(xiàng)目作為保障民生的重要基礎(chǔ)設(shè)施，必須保證其在幾十年到上百年的正常運(yùn)行，少發(fā)生事故甚至不發(fā)生事故。尤其是處于山區(qū)、海域的工程項(xiàng)目建設(shè)所處的氣候、自然環(huán)境中的不確定性，工程從可研、立項(xiàng)、建設(shè)及運(yùn)行維護(hù)等環(huán)節(jié)都要做好每一步的資料收集、整理、存檔，確保水利工程檔案的真實(shí)性，科學(xué)性和完整性，充分發(fā)揮其查找、參考、借鑒價(jià)值，為工程的建設(shè)、運(yùn)行、發(fā)展服務(wù)。

2 工程建設(shè)期檔案管理中存在的問題

2.1 工程建設(shè)期檔案管理重視程度不足

當(dāng)今社會，承建工程的的參建企業(yè)在利益的驅(qū)動下，只注重工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度，而不重視工程建設(shè)期的檔案管理工作的情況普遍存在。這導(dǎo)致各參建企業(yè)嚴(yán)重缺乏在工程建設(shè)期間對檔案進(jìn)行管理的意識，造成工程建設(shè)期的檔案得不到有效管理和重視，導(dǎo)致工程建設(shè)期的檔案管理工作只是限于面子工程的形式主義的工作，甚至在相關(guān)的部門蒞臨檢查檔案資料時(shí)也只是做好面上工作，應(yīng)付了之，并沒有在態(tài)度上重視檔案資料的管理。

2.2 工程建設(shè)期檔案管理人員專業(yè)業(yè)務(wù)能力差

工程建設(shè)期檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響到工程建設(shè)期檔案管理工作的有效性和規(guī)范性。從我國工程建設(shè)期檔案管理工作的現(xiàn)狀可知，工程建設(shè)期檔案管理多數(shù)是辦公室文員臨時(shí)兼顧的工作，其業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)嚴(yán)重不符合檔案管理工作崗位的要求。有些工程建設(shè)期檔案管理人員甚至認(rèn)為他們是被逼無奈接受這又苦又累的吃力不討好工作，或者是認(rèn)為檔案工作只是簡單的收集而已，并沒有很重視，具有這樣的主觀意識，檔案管理人員又怎么能夠做好工程建設(shè)期的檔案管理工作。

2.3 工程建設(shè)期檔案管理制度不完善

工程建設(shè)期檔案管理制度不完善，是影響工程建設(shè)期檔案管理工作有效開展的重要因素之一。當(dāng)今社會有很多企業(yè)都還沒有建立起符合自身行業(yè)要求的工程建設(shè)期檔案管理制度，導(dǎo)致工程建設(shè)期的檔案管理工作不規(guī)范、不專業(yè)，工程建設(shè)檔案資料得不到及時(shí)和規(guī)范收集歸檔，以及工程建設(shè)期檔案丟失等問題出現(xiàn)。因此，必須建立科學(xué)合理的工程建設(shè)期管理制度，以保障工程建設(shè)期的檔案管理工作能夠有效進(jìn)行。

3 改善工程建設(shè)期檔案管理工作的對策

3.1 提高工程建設(shè)期檔案管理意識

提高工程建設(shè)期檔案管理的重視意識，是工程建設(shè)期檔案進(jìn)行有效管理的基礎(chǔ)，也是執(zhí)行工程建設(shè)期檔案管理制度的有效前提。我們應(yīng)該從兩個(gè)方面培養(yǎng)的工程建設(shè)期檔案管理意識：第一、樹立企業(yè)管理層的工程建設(shè)期檔案管理意識。企業(yè)管理層是工程建設(shè)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者，只有樹立管理層的工程建設(shè)期檔案管理意識，才能有效地開展工程建設(shè)期檔案管理工作。第二、培養(yǎng)員工工程建設(shè)期檔案管理意識。工程建設(shè)期檔案管理工作工作者才是接觸檔案管理的第一人，如果檔案管理工作人員的檔案管理意識薄弱，那就不能滿足工程建設(shè)期檔案管理崗位的要求，從而無法勝任工程建設(shè)期檔案管理工作。因此，完善工程建設(shè)期檔案管理工作需要提高檔案管理的意識。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力

專業(yè)性的檔案管理人員是提升工程項(xiàng)目檔案管理水平的重要保證。工程建設(shè)期間，各參建企業(yè)應(yīng)積極組織檔案管理人員參加相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，及時(shí)了解最新的檔案管理要求，學(xué)習(xí)相關(guān)單位的檔案管理的科學(xué)性，提高檔案管人員的業(yè)務(wù)能力，特別是在檔案管理信息化管理下，熟練的計(jì)算機(jī)和管理軟件的操作能力，確保檔案管理人員的知識專業(yè)化，技能多樣化和管理現(xiàn)代化，更好地完成工程項(xiàng)目的檔案管理工作。

3.3 建立完善標(biāo)準(zhǔn)的工程建設(shè)期檔案管理制度

標(biāo)準(zhǔn)的工程建設(shè)期檔案管理制度是企業(yè)在工程建設(shè)期檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面建立科學(xué)的企業(yè)工程建設(shè)期檔案管理制度：第一，依據(jù)法律法規(guī)，根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況建立符合現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理要求的制度，讓檔案管理工作有效開展。第二，借鑒拿過檔案“金冊獎”等獎項(xiàng)的工程項(xiàng)目的檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的工程特點(diǎn)，建立行之有效的工程建設(shè)期檔案管理的管理制度及要求，從制度上使參建企業(yè)在工程建設(shè)期間就重視檔案的管理。第三，明確要求各參建企業(yè)對建設(shè)期的特殊環(huán)境條件下，盡可能建立符合要求的檔案保存與調(diào)閱場所，讓在工程建設(shè)期檔案得到最好的保存，以保證這些一手的檔案資料能保存更完善。

4 結(jié)束語

工程建設(shè)期檔案是工程建設(shè)情況的真實(shí)記錄，其直接影響著對工程驗(yàn)收、工程維護(hù)及企業(yè)健康發(fā)展，做好工程建設(shè)期的檔案管理工作對企業(yè)工程管理具有重要的意義。工程建設(shè)期檔案管理工作開展的過程中，發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)期檔案管理中存在的問題要及時(shí)處理，并積極尋找解決問題的辦法，讓工程建設(shè)期的檔案管理工作得到不斷地改善，從而提高工程建設(shè)期檔案管理的效率和質(zhì)量，為工程建設(shè)保存有價(jià)值的資料，從而促進(jìn)我國各行業(yè)工程建設(shè)更科學(xué)發(fā)展。

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