淺析微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用

謝雪薇

摘 要：微信作為一款即時通訊工具，其具有龐大的用戶群，傳播具有精準、快捷及多元的特點，將其在檔案信息服務(wù)中進行應(yīng)用具有顯著的優(yōu)勢，能夠為用戶提供更加高質(zhì)量和快捷的檔案信息服務(wù)，有利于實現(xiàn)檔案信息的重要價值。文中分析了微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的可行性，并進一步對微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的方式進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：微信；檔案信息服務(wù)；方式；策略

微信具有極大的信息量及豐富的應(yīng)用形式，滲透到我們工作、生活的方方面面。作為一種新興的社交媒體，其具有龐大的用戶群，因此當前微信已成為檔案信息服務(wù)的一種新型模式。通過將微信在檔案信息服務(wù)中進行應(yīng)用，可以有效的拉近檔案部門與用戶之間的距離，使更多的用戶能夠享受到便捷的檔案信息資源，有效的推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展，使檔案信息資源更好的服務(wù)于社會公眾。

1 微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)可行性

1.1 微信擁有多元化的應(yīng)用平臺

微信的使用需要依托于智能手機和網(wǎng)絡(luò)，而且微信具有較多的手機適用版本，更新速度較快，可以在電腦和智能手機進行應(yīng)用，兩者之間還可以進行互動，開創(chuàng)了信息傳遞新的途徑。相較于QQ，微信智能移動端屬性更強，微信平臺更簡潔和明晰。當前檔案機構(gòu)通過申請自己的公眾賬號來發(fā)布檔案信息。這樣一來，用戶只需要通過關(guān)注該公眾號即可以獲取到自己所需要的檔案信息。

1.2 龐大的用戶群

當前微信用戶數(shù)量十分龐大，其已成為人們?nèi)粘＝涣髦胁豢苫蛉钡闹匾ㄓ嵐ぞ?。將微信在檔案信息服務(wù)中進行應(yīng)用，人們可以利用微信來查閱到自己需要的檔案信息，會使越來越多的人檔案意識不斷增強，以此來實現(xiàn)對檔案信息的高效利用。而且檔案信息服務(wù)工作借助于微信龐大的用戶優(yōu)勢，可以更好的拓展檔案信息服務(wù)的范圍，充分的發(fā)揮出檔案信息資源的重要價值。

1.3 傳播和推廣優(yōu)勢

相較于其他通訊APP，微信內(nèi)容更加豐富，能夠通過多樣化的形式來對自己的信息進行展示。同時語音通話及語音輸入是極為重要的內(nèi)容，不僅可以節(jié)約打字時間，而且還能夠使對方感受到對方所處的情境及心情等。檔案信息服務(wù)借助于微信這一平臺，可以有效的實現(xiàn)檔案文化的推廣，促使檔案形式更具多樣化、豐富化，提高檔案信息服務(wù)的便捷性。另外，用戶從注冊微信至后續(xù)的使用都是免費的，只需要支付移動數(shù)據(jù)流量即可以免費使用微信，因此微信獲得大家的喜愛，在推廣方面極具優(yōu)勢，因此將其在檔案信息服務(wù)中應(yīng)用前景更為廣闊。

2 微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的方式

2.1 提供在線咨詢服務(wù)

首先，檔案部分可開通微信服務(wù)并公布微信號碼或者其公眾號二維碼，使用微信的用戶搜索到檔案部門微信賬號并進行添加后，可以向檔案局部門發(fā)送信息咨詢請求。檔案部門接到用戶信息咨詢請求后，可及時在檔案信息數(shù)據(jù)庫進行檢索，并將用戶需求的信息通過微信反饋給用戶。其次，反饋信息的形式可以根據(jù)實際需要進行選擇或搭配以提供生動形象的信息服務(wù)。如通過語音、文字為信息需求緊急的用戶提供查詢結(jié)果，通過圖片為用戶展示檔案原件信息，通過視頻為用戶講解檔案保管和利用知識等。再次，檔案部分可對用戶咨詢問題進行頻率統(tǒng)計，針對出現(xiàn)頻率較高的問題建立對應(yīng)的解答信息數(shù)據(jù)庫，通過微信進行自動回復(fù)，以提供全天候的信息服務(wù)。

2.2 向公眾傳播檔案文化

以微信為途徑進行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣化的基礎(chǔ)上，并彰顯其即時、精確傳達的優(yōu)勢。主要體現(xiàn)在兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識、檔案技術(shù)常識以及檔案界新的學術(shù)成果等。其次，以文字、圖片、語音、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏，如以圖片形式展示館藏書信原件和老照片，以語音形式傳播館藏聲音檔案，以視頻形式展示館藏影像檔案等。而接觸到這些真實的文字、聲音或影像會更有效地提高用戶對檔案的關(guān)注度及自身檔案意識。

2.3 完善檔案信息資源共享機制

在利用微信開展檔案信息服務(wù)過程中，檔案部門可以通過群聊的方式來加強與用戶之間的交流和互動，還可以建立用戶討論組來針對具體的主題進行討論，實現(xiàn)信息的有效溝通。由于檔案部門在檔案信息發(fā)布和擴散過程中占據(jù)主導(dǎo)地位，因此要檔案信息服務(wù)工作開展過程中可以積極引導(dǎo)用戶進行檔案信息分享，這樣在不斷的分享和共享過程中會使檔案用戶不斷增加，越來越多的人成為檔案信息接收者。而且檔案部門借助于微信這一信息傳播渠道來向公眾進行檔案信息征集，對民間檔案信息資源進行開展，以此來不斷充實檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快推動檔案信息深層次的共享。

2.4 改善檔案機構(gòu)服務(wù)模式

首先，主動服務(wù)。檔案信息服務(wù)具有較強的繁瑣性，將微信在檔案信息服務(wù)中進行應(yīng)用，需要投入大量的時間和精力，因此要求檔案管理人員要做好檔案信息的歸類工作，并能夠及時、準確將歸類好的檔案信息向微信平臺進行傳送。同時還需要及時對檔案信息進行發(fā)布，并定期向用戶發(fā)送相關(guān)的檔案資訊，積極進行檔案文化的推廣，使用戶能夠更深入的了解檔案文化。

其次，生動服務(wù)。檔案管理工作人員可以在制作檔案資訊的時候，添加一些圖片或者音頻使檔案更加的生動化，這樣用戶在閱讀檔案的時候就不會覺得枯燥，從而產(chǎn)生對檔案的興趣。另外，檔案管理微信平臺也可以提供人工語音介紹服務(wù)，對于一些不喜歡看文字的用戶而言，是一個極大的福音，同時，這也為檔案微信平臺的發(fā)展提供了多樣化的程式，進一步說，是為微信檔案用戶提供了較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

最后，及時服務(wù)?；谟脩魧τ谒枰臋n案信息都想在第一時間獲取的心理，檔案微信服務(wù)平臺要保證服務(wù)的及時性，即能夠第一時間為用戶提供急需的資料，而且在為用戶提供檔案信息時，還可以考慮到人工服務(wù)或是自動回復(fù)，這樣可以有效的節(jié)省用戶時間。微信檔案服務(wù)平臺可以針對用戶在使用檔案信息過程中可能遇到的問題進行提前編輯，并對評論留言模塊進行不斷完善，針對用戶的意見和建議要積極采納，積極回復(fù)用戶的評論和留言，以此來提高用戶的滿意度，也能夠進一步促進檔案微信服務(wù)平臺的不斷完善。

3 結(jié)束語

在當前檔案部門應(yīng)用微信開展檔案信息服務(wù)過程中，需要重視發(fā)揮微信應(yīng)用載體的廣泛、信息傳播功能強及集群推廣平臺先進等優(yōu)勢，以此來為用戶提供在線咨詢服務(wù)，加快推進檔案文化的傳播，實現(xiàn)對檔案信息資源的優(yōu)化，進一步促進檔案部門服務(wù)模式的創(chuàng)新。將微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)中具有極為重要的意義，但其難度也較大，需要長期的堅持和各部門的共同努力，以此來全面提高檔案信息服務(wù)的水平，積極推動檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

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