新時期機關(guān)檔案室建設(shè)思路及要點

王榮芬

摘 要：信息的應(yīng)用隨著社會快速的發(fā)展逐漸深入到各個行業(yè)，機關(guān)檔案室管理社會信息的重要部門，在信息化和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，機關(guān)檔案室的建設(shè)時必須緊跟時代發(fā)展，利用信息化的優(yōu)勢進行創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型，借助先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技建立信息化的檔案室和數(shù)字化的管理模式是未來發(fā)展的主要方向。文章將對新時期之下如何創(chuàng)新建設(shè)機關(guān)檔案室進行分析，對機關(guān)檔案室建設(shè)的新的思路和關(guān)鍵點進行論述，能更符合新時期社會的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期；機關(guān)檔案室；建設(shè)；思路

新時期機關(guān)檔案室的是推動檔案工作進行轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新的一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，建立機關(guān)檔案室有利于提升機關(guān)檔案的服務(wù)能力，是提升機關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。國家對新時期下檔案室的改進發(fā)布了相關(guān)指導(dǎo)意見，機關(guān)檔案室建設(shè)時要進行創(chuàng)新，更好地符合社會發(fā)展趨勢目前機關(guān)檔案工作中研究的重要部分。

1 建立數(shù)字檔案是推進機關(guān)檔案室建設(shè)的有效方法

讓機關(guān)檔案室建立向信息化方向發(fā)展，符合我國社會發(fā)展的時代潮流，國家檔案局在2013年編制了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，文件中指出了數(shù)字檔案建設(shè)的具體概念。在新時期之下機關(guān)檔案建立數(shù)字檔案室，為機關(guān)檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)。這些是推動我國機關(guān)檔案工作有效的轉(zhuǎn)型和升級的重要方法。新時期建立機關(guān)檔案室，強化電子文件管理、推進檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、對檔案數(shù)字化加工嚴格控制、對檔案安全隱患提前預(yù)防等多角度開展，更好地促進機關(guān)數(shù)字檔案室的建立。

1.1 機關(guān)單位強化電子文件管理

在機關(guān)檔案室實現(xiàn)電子文件管理是推動檔案室建設(shè)的關(guān)鍵所在，電子檔案最重要的是完整歸檔。在新時期，信息化的大背景下，各機關(guān)單位開始實現(xiàn)無紙化的辦公模式，使用電子文件進行工作，在機關(guān)單位逐漸實現(xiàn)電子文件工作的同時，對其進行有效的管理是現(xiàn)在機關(guān)單位的難點和重點工作，這些會對機關(guān)單位建設(shè)數(shù)字化檔案室的質(zhì)量有一定影響。

歸檔操作必須規(guī)范。首先，必須要求答案管理人員要參加電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和改造過程，建立出放的電子文件整理系統(tǒng)與技術(shù)環(huán)境，能更好的保證電子文件歸檔的整體質(zhì)量。其次，讓全體電子文件工作人員具備歸檔意識，機關(guān)檔案管理人員要在工作過程中著中宣傳電子文件歸檔的重要所在，一定要求資質(zhì)文件和電子文件要同步歸檔，讓機關(guān)檔案室形成的電子文件更真實、完整、有效。最后，對電子文件的收集范圍進行明確，對檔案歸口建立管理機制，讓歸檔的電子文件或者數(shù)字化電子檔案，讓整體結(jié)構(gòu)設(shè)置符合管理需要，讓檔案室的檔案數(shù)據(jù)更加安全、規(guī)范、完整和統(tǒng)一，讓數(shù)據(jù)庫有持續(xù)擴充和更新的功能。

1.2 對資源進行整合

機關(guān)數(shù)字檔案室要和辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互連接，行政和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動歸檔到系統(tǒng)里，更利于實現(xiàn)文檔一體化；要對散落在各部門的檔案資料進行有效的整合，有利于實現(xiàn)行政業(yè)務(wù)實務(wù)等各類檔案的整合和資源共享。對異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)信息做好管理，數(shù)字檔案室采用標(biāo)準(zhǔn)接口的方法能整理各類非結(jié)構(gòu)化檔案信息與來源于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)異構(gòu)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資料，然后進行統(tǒng)一化的管理，能對各單位部門和屬于其管理的各類電子文件在生成、歸檔、整理、錄入、利用、鑒定、銷毀等整套實現(xiàn)完善的管理。

2 促進基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

機關(guān)數(shù)字檔案室建立的重要基礎(chǔ)是完善管理制度，機關(guān)檔案建設(shè)水平和質(zhì)量保障的重點是管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和檔案信息化建設(shè)，這兩者非常關(guān)鍵。

1）制度改革加大力度。數(shù)字檔案管理技術(shù)要適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，要求管理上更加科學(xué)和周密，機關(guān)單位要在檔案業(yè)務(wù)技術(shù)等各方面都建立制定規(guī)范的制制度，涉及的內(nèi)容有歸檔制度，檔案數(shù)字化流程制度和檔案安全保密制度等，所有的工作都按照制度進行標(biāo)準(zhǔn)化的操作與管理。

2）著重引進人才。機關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)的關(guān)鍵部分就是人才。在信息化的工作環(huán)境中要求檔案管理人員必須具有很高的專業(yè)水平和專業(yè)技術(shù)才能完成工作，工作人員必須有創(chuàng)新的工作理念、掌握更多的新專業(yè)知識和新技術(shù)，讓機關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)更順利。所以機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中要側(cè)重檔案室工作人員的穩(wěn)定和專業(yè)技術(shù)，豐富工作人員知識量，掌握更多的專業(yè)技術(shù)，在這基礎(chǔ)上提高工作人員的綜合素質(zhì)，進而形成不同層次結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)外配合的人才隊伍。

3 對檔案數(shù)字化加工進行嚴格控制

數(shù)字化加工是建立數(shù)字檔案室的關(guān)鍵所在。機關(guān)檔案室的數(shù)字化加工的主要形式由自行掃描和加工外包，機關(guān)檔案管理部門對數(shù)字化加工的全過程要做好監(jiān)控工作。

1）在進行自行掃描檔案的工作時，在建立數(shù)字化檔案室，必須保存原件完整和正確的排序，折損比較嚴重的影響掃描質(zhì)量時，對原件進行修整；還要注重檢查數(shù)字化的數(shù)據(jù)質(zhì)量，圖像質(zhì)量，盡量做到掃描之后的文件圖像和原來檔案原貌一致，使掃描的字跡清楚不失真，擺放正確位置不顛倒，亮度也要調(diào)到適當(dāng)范圍避免，出現(xiàn)錯掃和漏掃的情況；掃描文件數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)進行仔細的核對，掛機的過程中要保證目錄和掃描的文件對應(yīng)一直，還要校對著錄的文件目錄，錯誤要及時的改正。對資質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的過程中，還要注意數(shù)字化處理庫存到其他載體的檔案。

2）對外包的檔案數(shù)字化，管理人員要對數(shù)字化服務(wù)單位的各種資質(zhì)，業(yè)績和人員信息進行仔細的審核，還有與其簽訂保密協(xié)議和外包合同。對外包單位避免出現(xiàn)信息漏填或者信息外泄的問題，在機關(guān)檔案數(shù)字化過程中要確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的安全。在檔案外包之前，要對當(dāng)愛信息做好登記和清點工作，外包工作結(jié)束之后要對檔案的數(shù)量仔細核對，對檔案后期的還原工作認真做好，保證機關(guān)檔案的完整性。

4 對檔案安全隱患進行預(yù)防

機關(guān)檔案室在建立的過程中要在人防、物防和技防等多方面建立完善的安全防范系統(tǒng)，采取有效的策略，保證電子文件、電子檔案可以長期的保存和使用。在建立檔案信息管理系系統(tǒng)安全保密防護體系時，所以工作都要按照國家對相關(guān)規(guī)定展開工作，這樣對機關(guān)檔案信息系統(tǒng)安全等級保護和下屬分級系統(tǒng)的保護工作有促進作用；這些工作必須嚴格按照保密管理制度執(zhí)行，嚴格審查上網(wǎng)的文件和檔案；為完善檔案安全建立應(yīng)急管理制度，提前制定好應(yīng)急的方案，重點保護機關(guān)檔案室，為檔案出現(xiàn)安全問題時能有合理的處理措施，把檔案的損失降到最小的范圍。

5 提高檔案文件信息分析和挖掘能力

提高機關(guān)檔案文件分析和挖掘能力，這些內(nèi)在的因素可以促進機關(guān)檔案室的建設(shè)。隨著信息化程度逐漸提高、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，對機關(guān)檔案信息的利用有了更高的要求，在情況下必須提高檔案室的工作效率。新時期下機關(guān)檔案信息有著很大的價值，需要充分的挖掘，對檔案編研信息加大研發(fā)力度，提取檔案信息時更加方便和快捷。要求檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變管理理念，工作上能適應(yīng)對檔案文件信息的分析和挖掘需求，工作中準(zhǔn)確把握信息維度，好的體現(xiàn)文件信息分析和挖掘的價值。根據(jù)內(nèi)外信息進行綜合，使文件信息分析挖掘質(zhì)量得到提升。

6 結(jié)束語

文章詳細地論述了機關(guān)單位檔案室建設(shè)創(chuàng)新的各種思路，必須對理念理念進行革新，機關(guān)單位工作人員的業(yè)務(wù)能，和檔案信息過程中有效地實現(xiàn)資源共享，體現(xiàn)檔案資源管理的高效率，促進我國機關(guān)檔案工作穩(wěn)定快速的發(fā)展，符合新時期社會發(fā)展的需求。

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