對(duì)于新形勢(shì)下做好辦公室檔案管理工作的思考

摘 要：現(xiàn)階段，受經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、深化改革、信息發(fā)達(dá)、人才素質(zhì)等諸多因素的影響，對(duì)辦公室在檔案管理方面的工作要求越來(lái)越高。怎樣結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)做好辦公室檔案管理工作已經(jīng)逐漸成為了每一個(gè)辦公室檔案管理工作者需要關(guān)注的重要課題。本文主要從立足實(shí)際、剖析問(wèn)題的角度出發(fā)，結(jié)合時(shí)代背景，探討解決問(wèn)題的方法，希望能對(duì)相關(guān)工作者起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；辦公室；檔案管理；思考

對(duì)于辦公室檔案管理而言，其屬于辦公室工作內(nèi)容中重要的組成部分，不僅具有真實(shí)反映辦公室工作的作用，還履行著記載歷史的職責(zé)，扮演著服務(wù)于監(jiān)督工作的角色。所以，其屬于極為重要的信息資源，具有重要的存在價(jià)值。辦公室檔案管理工作質(zhì)量從一定程度上反映出辦公室工作人員的工作水平。在實(shí)際工作中，受各種因素的影響，辦公室檔案管理工作仍存在不少的問(wèn)題，亟待相關(guān)工作者們?nèi)ニ伎己徒鉀Q。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 人力資源方面的問(wèn)題

我國(guó)正處于高速發(fā)展階段，人在其中發(fā)揮著不可或缺的作用，因此這也是在新形勢(shì)下對(duì)人力資源配置的一種全新考驗(yàn)。就辦公室檔案管理工作而言，容易受到人員配置、人員素質(zhì)等方面的影響而導(dǎo)致出現(xiàn)不少問(wèn)題。首先，存在某些單位對(duì)配置辦公室專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的必要性認(rèn)識(shí)不夠，不配置或少配置，導(dǎo)致檔案無(wú)人管理或管理不到位，造成檔案的流失或損毀；其次，從事辦公室檔案管理的人員素質(zhì)參差不齊，部分工作人員缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的精神，未能及時(shí)通過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)提高管理檔案的工作能力，導(dǎo)致工作效率低下，工作效果不佳。由此可見(jiàn)，人的因素是影響檔案管理的重要因素。

1.2 管理制度方面的問(wèn)題

因?yàn)榇嬖趯?duì)檔案管理的重視程度不夠，意識(shí)形態(tài)認(rèn)識(shí)不充分等情況，所以不建立檔案管理制度或即便建有管理制度也僅僅體現(xiàn)在形式上未嚴(yán)格執(zhí)行的現(xiàn)象也是存在的。缺乏思想認(rèn)識(shí)、缺乏制度約束、缺乏監(jiān)督檢查，導(dǎo)致對(duì)于檔案的管理停留在表面，無(wú)法深入實(shí)質(zhì)，即便出現(xiàn)影響檔案管理的現(xiàn)象也無(wú)有效措施加以預(yù)防或予以制止，從而導(dǎo)致檔案管理工作滯后，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要，更無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代進(jìn)步的需要。

1.3 利用方面的問(wèn)題

因?yàn)榇嬖谌说囊蛩鼗蚬芾碇贫鹊囊蛩厥箼n案在收集、整理、立卷、歸檔時(shí)便可能出現(xiàn)欠缺，導(dǎo)致先天不足。又因?yàn)樵跈n案的調(diào)閱上會(huì)有一定的管理規(guī)定，使調(diào)閱的過(guò)程顯得較復(fù)雜，從而造成檔案更多的時(shí)候處于“靜態(tài)”模式。檔案管理缺乏系統(tǒng)性，檔案管理人員未厘清“家底”。在眾多因素的影響下導(dǎo)致檔案的利用效果不佳，消弱了檔案自身的價(jià)值，使檔案這一歷史記錄未能更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

2 關(guān)于檔案管理工作的重要意義

因檔案自身具有對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的記錄性而顯得尤為珍貴，國(guó)家也出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，足以可見(jiàn)對(duì)檔案工作的重視程度和檔案管理的重要性。同時(shí)，保護(hù)檔案也是每一位公民應(yīng)盡的義務(wù)。在新形勢(shì)下，檔案管理被注入更深的蘊(yùn)意，肩負(fù)著時(shí)代賦予的新使命。做好檔案管理工作不僅是相關(guān)人員的一種職責(zé)，更是一種歷史使命。讓具有保存價(jià)值的檔案更好的被保護(hù)和利用，發(fā)揮其更大的價(jià)值，便是檔案管理工作的重要意義所在。

3 怎樣做好辦公室檔案管理工作

3.1 注重檔案管理人員的培養(yǎng)

辦公室檔案管理人員的配置和素質(zhì)對(duì)檔案管理質(zhì)量有著直接影響，所以應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，這里所指的培養(yǎng)不僅是對(duì)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，還要立足工作實(shí)際配置能夠滿(mǎn)足工作所需的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。有條件的應(yīng)引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)方面的人才，帶來(lái)檔案管理新理念，激發(fā)檔案管理工作上求創(chuàng)新，跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。同時(shí)，鼓勵(lì)在檔案管理崗位上工作的人員通過(guò)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)、申報(bào)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格等方式提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。建立對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任方面的制度來(lái)促進(jìn)檔案管理工作人員自覺(jué)提高自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，給從事檔案管理工作的人員貼上專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的“標(biāo)簽”提高其工作使命感。通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理制度等措施為檔案管理人員營(yíng)造濃厚的工作氛圍，提升其對(duì)自身工作的重視程度，激勵(lì)其精進(jìn)業(yè)務(wù)技能，從而為辦公室檔案管理工作打造堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3.2 注重管理制度的完善

檔案管理工作中人是可變因素，那么更需要建立管理制度來(lái)降低可變因素對(duì)檔案管理工作的影響。“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，有了制度做保障，檔案管理工作就會(huì)有章可循，從而確保檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范。為了避免管理制度僅僅停留在形式上，應(yīng)對(duì)制度落實(shí)情況建立監(jiān)督機(jī)制，并嚴(yán)格執(zhí)行。在建立管理制度時(shí)應(yīng)注意，除了必須遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)外，還應(yīng)注意立足實(shí)際，避免制定出華而不實(shí)的管理制度，無(wú)益工作。建好并用好管理制度為辦公室檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 注重檔案管理的宣傳

在實(shí)際工作中，存在對(duì)檔案管理工作不重視的現(xiàn)象，造成這一現(xiàn)象的原因可能有許多，但歸根結(jié)底就是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。僅僅依靠檔案管理工作人員的一己之力就能做好檔案管理工作是不契合實(shí)際的，除了通過(guò)人才培養(yǎng)、制度建設(shè)來(lái)為檔案管理工作的順利開(kāi)展“保駕護(hù)航”外，還應(yīng)注重對(duì)檔案管理重要性的宣傳。通過(guò)貫徹相關(guān)法律法規(guī)、普及檔案常識(shí)、提高檔案利用率等方式來(lái)提高大家對(duì)檔案管理的重視程度，將檔案從“靜態(tài)”模式調(diào)整到“動(dòng)態(tài)”模式，合規(guī)合法的開(kāi)放檔案，提高對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制、摘錄的頻率，使檔案能惠及有需要的人，增強(qiáng)檔案自身的價(jià)值，逐步培育出每一個(gè)人與檔案管理都有著密不可分的關(guān)系的氛圍，借助更多的力量來(lái)做好辦公室檔案管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

在這個(gè)高速發(fā)展、日新月異的新時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)發(fā)展潮流，不斷突破創(chuàng)新，提高管理水平，為辦公室檔案管理工作重新定位，提高含金量，使其成為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)支撐點(diǎn)，便是對(duì)新形勢(shì)最好的回應(yīng)。

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作者簡(jiǎn)介

倪莉（1979-），女，漢，四川自貢，檔案管理，助理館員，大專(zhuān)，研究方向：辦公室行政管理方面、人力資源管理方面的檔案管理。