淺析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境與對(duì)策

杜新文

摘 要：隨著近些年我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作面臨了很多新的境遇和挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理體制下，存在一定的問(wèn)題阻礙了醫(yī)院檔案管理水平的發(fā)展。本文的研究中從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的困境著手，針對(duì)性的提出了加強(qiáng)和改進(jìn)對(duì)策，以期能夠更好的促進(jìn)該項(xiàng)工作的開展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；困境；對(duì)策

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)也是國(guó)家檔案資源的重要組成部分之一。完善的醫(yī)院檔案管理工作不僅有助于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，而且能夠?qū)φ麄€(gè)國(guó)家的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)產(chǎn)生積極的推進(jìn)作用，對(duì)整個(gè)社會(huì)的和諧發(fā)展和人民的生活水平改善意義重大。隨著近些年我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展蒸蒸日上，在醫(yī)院檔案的管理工作中逐漸暴露出一些問(wèn)題，下面本文將針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行研究和探索。

1 醫(yī)院檔案管理當(dāng)前的困境

1）醫(yī)院管理層檔案管理意識(shí)淡薄。部分醫(yī)院管理層缺乏對(duì)檔案管理的基本認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)不全面導(dǎo)致重視程度不足，存在重視業(yè)務(wù)輕視檔案的問(wèn)題。很多醫(yī)院主管簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理只是資料歸檔，沒(méi)有技術(shù)含量，且需要有關(guān)資料時(shí)可以通過(guò)聯(lián)系當(dāng)事人的方式獲取，因此沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視。而事實(shí)上，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)療糾紛的解決、醫(yī)院教學(xué)科研、醫(yī)院人力資源分配甚至是整個(gè)醫(yī)院的管理工作都有著非常重要的作用。很多醫(yī)院不能將檔案管理工作納入到日常重點(diǎn)工作當(dāng)中，對(duì)檔案工作的完善更是少之又少。

2）對(duì)檔案管理的資源投入不足。很多醫(yī)院在檔案管理方面投入的資源不足，現(xiàn)代化的管理手段運(yùn)用較少。更多的醫(yī)院在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中選擇將主要資金投入到醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)買或改善醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)方面，對(duì)檔案管理?xiàng)l件和環(huán)境的改善關(guān)注較少。特別是在科研經(jīng)費(fèi)方面，盡管醫(yī)院在醫(yī)療技術(shù)方面的研究較多，但是卻很少給檔案管理現(xiàn)代化和信息化工作方向安排經(jīng)費(fèi)。還有的醫(yī)院以醫(yī)療用房緊張等理由擠占檔案管理用房，造成檔案用房資源嚴(yán)重不足、檔案管理設(shè)備陳舊。有的醫(yī)院給檔案管理提供的存放地點(diǎn)和資源環(huán)境較差，不利于檔案的存放和使用。這些問(wèn)題都會(huì)不同程度的造成醫(yī)院檔案資源的流失，從而制約檔案管理工作的開展并影響其作用發(fā)揮。

3）醫(yī)院檔案材料移交、收集不及時(shí)。根據(jù)檔案管理的有關(guān)制度規(guī)定，各類檔案材料的歸檔都有著一定的時(shí)效性和歸檔要求。但是當(dāng)前很多醫(yī)院的資料都分散在不同的職能部門或科室，歸口管理效果差，對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，缺少清晰的檔案材料目錄，給檔案資源的收集和后期使用帶來(lái)了很大的難度。同時(shí)，由于很多部門缺少資料歸檔和移交的意識(shí)，有一部分資料長(zhǎng)期滯留在相關(guān)科室，不能及時(shí)送到檔案管理部門，導(dǎo)致檔案資源的保管和使用效果無(wú)法實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作作用受到影響。

4）醫(yī)院檔案管理制度不健全。相對(duì)于其他科室，醫(yī)院的檔案管理部門在制度和體系方面都有所欠缺。很多應(yīng)有的檔案管理規(guī)章都沒(méi)有被納入到醫(yī)院管理制度和體系當(dāng)中，造成管理制度不完善，崗位責(zé)任和職責(zé)無(wú)法落實(shí)，從而導(dǎo)致了檔案的流失。同時(shí)我們注意到，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作整個(gè)業(yè)內(nèi)都缺乏一套完善、高效、規(guī)范的管理制度體系，缺少明確、統(tǒng)一的管理規(guī)則，很多檔案生成后無(wú)法及時(shí)管理，進(jìn)而導(dǎo)致了資源浪費(fèi)和丟失。

5）檔案管理學(xué)科人才建設(shè)落后于工作需要。醫(yī)院的檔案管理職責(zé)一般屬于院長(zhǎng)辦公室，相較于其他管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理崗位一般沒(méi)有專業(yè)人員從事，大都由其他辦公室人員或文秘兼任，人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性和素質(zhì)都較差。很多醫(yī)院人手比較緊張，具有檔案管理水平的人員又少，只能在管理工作中被動(dòng)的完成基本任務(wù)，缺乏創(chuàng)新思維，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)步有一定影響。特別是近些年信息技術(shù)的發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作必須向著信息化、智能化、全面化的方向發(fā)展，但是現(xiàn)有的人員受到文化程度和知識(shí)水平的影響，很難適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方法，因此工作效率和效果難以提升。

2 加強(qiáng)和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

1）多管齊下，增強(qiáng)醫(yī)院上下的檔案意識(shí)。從醫(yī)院的管理決策層到醫(yī)院各部門的員工，都應(yīng)當(dāng)樹立起對(duì)檔案工作的重視，轉(zhuǎn)變觀念，努力適應(yīng)現(xiàn)代化的管理形式，從自身做起支持檔案管理工作，積極主動(dòng)地參與到檔案管理工作中來(lái)，配合工作的開展。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡可能的宣傳檔案管理工作的意義，利用宣傳欄、例會(huì)等途徑引起各部門的重視，必要時(shí)通過(guò)考核掛鉤來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

2）加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著當(dāng)前醫(yī)療過(guò)程的復(fù)雜程度不斷提升，醫(yī)院檔案管理工作量也在加大，大量電子病歷、音頻資料的出現(xiàn)和使用加大了檔案管理工作的難度，傳統(tǒng)的工作方法不僅無(wú)法勝任管理工作，而且明顯落后于時(shí)代的發(fā)展。因此，各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大檔案管理設(shè)備的投入和使用，適時(shí)引入先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，根據(jù)具體情況實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，改變傳統(tǒng)手工管理過(guò)程，提升管理效率。通過(guò)先進(jìn)管理設(shè)備技術(shù)的運(yùn)用，讓復(fù)雜的管理工作化繁為簡(jiǎn)，減少不必要的工作量，改善管理環(huán)境。

3）認(rèn)真做好檔案材料的日常收集。應(yīng)當(dāng)將檔案材料的收集工作融入到醫(yī)院的管理工作全過(guò)程當(dāng)中，建立檔案資料的收集和移交制度，通過(guò)制度保障檔案材料的歸檔流程，明確各個(gè)部門完成檔案歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，將歸檔工作和歸檔職責(zé)納入考核辦法，督促各個(gè)部門在檔案資料形成后及時(shí)遞交檔案管理部門，適時(shí)、完整的完成檔案資料的建立和整理。

4）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理的制度對(duì)檔案管理的效果有直接的影響，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有效的降低檔案管理工作的隨意性，結(jié)合自身工作和管理實(shí)際，為醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化提供必要保障。檔案管理人員要結(jié)合有關(guān)法律法規(guī)規(guī)范自身的工作過(guò)程，完善各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行，讓自己工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。同時(shí)，要給醫(yī)院的各個(gè)部門提出要求，必須指定專門的檔案管理兼職人員，明確其責(zé)任和義務(wù)，將管理工作落實(shí)到具體人，減少工作中出現(xiàn)的推諉和效率不高的問(wèn)題。

5）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)與醫(yī)院檔案管理水平有直接關(guān)系，因此應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下，盡可能招聘專業(yè)對(duì)口的從業(yè)人員完成檔案管理工作。對(duì)既有的崗位工作人員也應(yīng)當(dāng)注重對(duì)其的培訓(xùn)和提升，強(qiáng)化工作人員素質(zhì)，從而最大限度的滿足崗位要求和醫(yī)院檔案事業(yè)需要。要鼓勵(lì)檔案管理人員多參加繼續(xù)教育課程，加強(qiáng)其各反面技術(shù)的提升和改進(jìn)，為現(xiàn)代化科學(xué)化管理打下基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展和可持續(xù)進(jìn)步有重要的意義。各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分重視本文中提出的檔案管理方面的問(wèn)題，及時(shí)糾偏改善，提升檔案管理工作成效，充分發(fā)揮管理效果，促進(jìn)其為醫(yī)院的各項(xiàng)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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