開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理研究

劉揚(yáng)

摘 要：隨著開發(fā)區(qū)的不斷深化，吸引了大量的投資項目，檔案數(shù)量也大幅增加。其檔案內(nèi)容包括兩個方面。一方面是開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的檔案。另一方面是投資者投資形成的文件。管理者將以前者為投資主體，即整合檔案信息，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高檔案利用率。

關(guān)鍵詞：開發(fā)區(qū)管委會；管理；檔案規(guī)范化

開發(fā)區(qū)檔案工作是開發(fā)區(qū)建設(shè)的一項重要基礎(chǔ)性工作，具有檔案內(nèi)容多樣、主體形式多樣、使用頻繁、價值普遍較高的特點(diǎn)。目前開發(fā)區(qū)檔案工作仍存在體制機(jī)制不健全、人員力量不足、設(shè)施設(shè)備不齊全、業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)不高等問題。理順檔案管理體制機(jī)制，加強(qiáng)檔案條件保障，加強(qiáng)依法管理檔案工作，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。提高檔案利用服務(wù)水平，提高檔案人員素質(zhì)，推動開發(fā)區(qū)檔案管理工作邁上新臺階。

1 開發(fā)區(qū)管委會檔案的組成

1.1 管理形成的檔案

顧名思義，開發(fā)區(qū)是一個具有特殊意義及性質(zhì)的開發(fā)區(qū)域。與其他地區(qū)的不同之處在于其管理方法高效靈活。外資企業(yè)數(shù)量眾多，環(huán)境建設(shè)水平高。它由發(fā)展和地方政府管理。管理委員會隸屬于政府機(jī)構(gòu)的一個分支機(jī)構(gòu)，但其形成模式相對獨(dú)立。根據(jù)政府職能的需要和開發(fā)區(qū)的實(shí)際管理情況，科學(xué)地建立自己的職能，不涉及太多繁瑣的環(huán)節(jié)，而是直接與上下級溝通。使其順利工作。

1.2 政府的服務(wù)檔案

開發(fā)區(qū)在建設(shè)階段，管理委員會負(fù)責(zé)政府機(jī)構(gòu)的各項工作，如住房管理、審計、財務(wù)等。從最初的開發(fā)到后期的建設(shè)，它將發(fā)揮自己的監(jiān)督功能，為公眾提供服務(wù)，保護(hù)員工的利益。這種方法可以加強(qiáng)政府的權(quán)威，優(yōu)化資源的控制，滿足基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需求的設(shè)施在開發(fā)區(qū)，建立一個生態(tài)環(huán)境，調(diào)整施工中與當(dāng)?shù)鼐用竦臎_突，并對形成的數(shù)據(jù)記錄到一個文件，并且在開發(fā)區(qū)建立前還需提前規(guī)劃好開發(fā)區(qū)未來的建設(shè)，包括水電及基礎(chǔ)設(shè)施，以及網(wǎng)絡(luò)等，由相關(guān)公司建立檔案政府機(jī)構(gòu)或管委會保存。在開發(fā)區(qū)的發(fā)展過程中，根據(jù)政府機(jī)構(gòu)的服務(wù)檔案來制定的發(fā)展規(guī)劃將會十分符合當(dāng)?shù)匕l(fā)展，及當(dāng)?shù)鼐用裥枨?。檔案能否規(guī)范化管理，將直接影響到未來開發(fā)區(qū)發(fā)展的效率。

2 開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的有效實(shí)施策略

2.1 增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)現(xiàn)行法制建設(shè)

在開發(fā)區(qū)的發(fā)展和啟動階段，檔案管理工作難以快速到位，落后于開發(fā)區(qū)其他工作是開發(fā)區(qū)普遍存在的問題。自開發(fā)區(qū)成立以來，我們更加重視解決這一問題。我們重點(diǎn)對市級以上開發(fā)區(qū)及全市重點(diǎn)建設(shè)項目的檔案管理工作進(jìn)行深入調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)開發(fā)區(qū)的項目管理和施工單位沒有真正把檔案工作提上議事日程，把它放到領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的責(zé)任范圍，更不用說促進(jìn)目標(biāo)和實(shí)施的管理與經(jīng)濟(jì)評估。沒有建立檔案工作機(jī)構(gòu)，也沒有制定相應(yīng)的法律法規(guī)。針對這一情況，我們組建了專門的小組來對該工作開展調(diào)查。一方面以《檔案法》和國家、市有關(guān)檔案法規(guī)為依據(jù)。大力宣傳開發(fā)區(qū)檔案工作建設(shè)的重要性和必要性，并對檢查出來的問題和不規(guī)范管理加以糾正和指導(dǎo)。部分單位實(shí)行檔案工作與職務(wù)、獎懲、考核相結(jié)合的目標(biāo)責(zé)任制。制定了倉庫管理、檔案借閱、檔案認(rèn)定銷毀、圖書館數(shù)據(jù)管理、檔案工作獎懲辦法、評價制度等制度。為了實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，還找專業(yè)人員制定相關(guān)的檔案工作管理制度，并加大力度落實(shí)到相關(guān)部門。

2.2 明確管理結(jié)構(gòu)，建立工作網(wǎng)絡(luò)

開發(fā)區(qū)檔案管理中，由于受到開發(fā)區(qū)本身管理體制制約，檔案工作一度出現(xiàn)多頭管理，職責(zé)不清，給開發(fā)區(qū)檔案工作統(tǒng)一管理、順暢運(yùn)行帶來一些難度。針對這一情況，我們本著促進(jìn)檔案管理和促進(jìn)服務(wù)發(fā)展的精神，廣泛進(jìn)行了咨詢。多方協(xié)調(diào)，確定檔案局負(fù)責(zé)開發(fā)區(qū)的檔案工作，實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度。對市級以上開發(fā)區(qū)實(shí)行直接監(jiān)督和指導(dǎo)。區(qū)、縣檔案館與市檔案局合作，對開發(fā)區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。相關(guān)專業(yè)主管部門對該工作履行管理職責(zé)，同時，為了保證項目的質(zhì)量文件，市檔案局主要負(fù)責(zé)城市的重點(diǎn)建設(shè)項目， 大中型和限額以上建設(shè)工程項目竣工檔案驗(yàn)收、區(qū)、縣檔案局或有關(guān)專業(yè)主管機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)小型和限額以下建設(shè)工程項目竣工檔案驗(yàn)收，這樣將各個單位的工作職能劃分清楚，形成了清晰的工作網(wǎng)絡(luò)。如果我們在工作中遇到新的問題各部門還可以組織問題研討會，以應(yīng)對之后所面對的問題。

2.3 提升開發(fā)區(qū)檔案管理水平

應(yīng)配備具有較強(qiáng)的責(zé)任心，專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作非常專業(yè)，這就要求檔案人員具有高度的責(zé)任心和一定水平的檔案管理專業(yè)知識，特別是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法來管理檔案的基本技能。因此，只有不斷學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦充電，拓寬視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。掌握科學(xué)規(guī)范和現(xiàn)代管理技能，尤其是計算機(jī)技術(shù)，在目前各個領(lǐng)域都應(yīng)用到了計算機(jī)技術(shù)，極大地便利了我們的工作，大大提高了我們的工作效率。如果在檔案管理這方面合理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)。會大大的減輕開發(fā)區(qū)檔案管理工作人員的工作，開發(fā)區(qū)檔案管理的數(shù)字化、信息化是對檔案工作的要求，也是檔案工作者應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化密切相關(guān)。無論稿件是起草、修改、刪改、檢索、印刷，還是登記、統(tǒng)計，都離不開辦公自動化。并且要求工作人員根據(jù)開發(fā)區(qū)各個方面的工作做到分類匯總，還要適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要，開發(fā)區(qū)檔案管理人員必須掌握和應(yīng)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，尤其是開發(fā)區(qū)檔案的整理，更是對今后開發(fā)區(qū)的發(fā)展具有十分重要的作用，方便在開發(fā)區(qū)發(fā)展過程中，相關(guān)人員及時對出現(xiàn)的問題做到回顧修正。開發(fā)區(qū)檔案信息豐富，內(nèi)容龐大，其中包含了大量的資源，學(xué)會利用現(xiàn)代技術(shù)，如計算機(jī)組織文件，會大大方便了檔案的整理，提高工作效率。但是我們在使用計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)匯總檔案時，還要注意某些重要文件的妥善保存，開發(fā)區(qū)的發(fā)展事關(guān)某一地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我們在提高開發(fā)區(qū)檔案的管理工作的同時還要注重信息的保護(hù)。

3 結(jié)論

綜上所述，開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理，需要管委會明確檔案的組成部分，建立檔案管理體系，使用不同的管理方法管理，增強(qiáng)檔案意識，完善管理結(jié)構(gòu)，并提升開發(fā)區(qū)檔案管理水平等各種有效措施以實(shí)現(xiàn)開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理。

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