論企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)銷流程的優(yōu)化

盧 娟

（作者單位:浙江偉明環(huán)保股份有限公司）

不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)眼中，甚至財(cái)務(wù)人員自己也會(huì)認(rèn)為費(fèi)用報(bào)銷簡(jiǎn)單、瑣碎、重復(fù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如預(yù)算、合并、報(bào)表等等聽(tīng)起來(lái)高大上，費(fèi)用報(bào)銷都是最基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作，不易引起重視。然而費(fèi)用報(bào)銷的工作量占會(huì)計(jì)核算工作量的百分之七十以上，對(duì)于企業(yè)而言，這也是是一項(xiàng)重要的工作。費(fèi)用報(bào)銷的過(guò)程不僅僅是財(cái)務(wù)部門的事情，涉及企業(yè)員工、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員，如何把簡(jiǎn)單重復(fù)的工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，把費(fèi)用報(bào)銷的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分解放大，重新進(jìn)行作業(yè)設(shè)計(jì)，大大節(jié)約相關(guān)人員工作量，這是本文予以探討的。在一般的中小企業(yè)中，費(fèi)用報(bào)銷人員在事項(xiàng)完結(jié)后，根據(jù)所需報(bào)銷的項(xiàng)目和金額填寫(xiě)一份費(fèi)用報(bào)銷單，并在一張白紙上把要報(bào)銷的發(fā)票粘貼好。報(bào)銷人員找分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、審批，然后把報(bào)銷單交到財(cái)務(wù)部。會(huì)計(jì)拿到報(bào)銷單后會(huì)審核費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目是否合理、發(fā)票是否正規(guī)、金額是否準(zhǔn)確、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批流程是否完整。通過(guò)后，會(huì)計(jì)將費(fèi)用報(bào)銷單交給出納付款，出納付款后再將再將報(bào)銷單交給會(huì)計(jì)做賬。

傳統(tǒng)的流程在日益智能化時(shí)代顯得落后，浪費(fèi)很多人力物力。一方面，報(bào)銷單一般由部門領(lǐng)導(dǎo)、分管總經(jīng)理兩個(gè)流程簽字，簽字流程很麻煩，效率低下。特別找領(lǐng)導(dǎo)面簽，不僅報(bào)銷人員來(lái)回奔波麻煩，浪費(fèi)時(shí)間，而且現(xiàn)在企業(yè)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)，分公司、子公司很多，都設(shè)立在不同的城市，領(lǐng)導(dǎo)日程忙碌，難以實(shí)現(xiàn)面簽。另一方面，每筆報(bào)銷單都要提交到財(cái)務(wù)部審核，容易把財(cái)務(wù)部正常的工作安排打亂。

在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理。筆者根據(jù)多年財(cái)務(wù)實(shí)際工作并參與企業(yè)報(bào)銷制度的修訂，在一筆費(fèi)用要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、報(bào)銷兩個(gè)環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化管理中，總結(jié)出來(lái)優(yōu)化后的流程，將會(huì)很大程度提高效率、減少出錯(cuò)。

一、費(fèi)用申請(qǐng)環(huán)節(jié)，主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性和合理性把關(guān)

費(fèi)用申請(qǐng)階段應(yīng)該包括借款和非借款兩種。借款就是預(yù)支款，先借錢辦事，在費(fèi)用申請(qǐng)單上填上借款金額即可，借款費(fèi)用申請(qǐng)單經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審核費(fèi)用真實(shí)性合理性，會(huì)計(jì)為款項(xiàng)支出準(zhǔn)備。非借款就是申請(qǐng)費(fèi)用辦事，等發(fā)票報(bào)銷時(shí)再付款，費(fèi)用申請(qǐng)單上填上預(yù)算金額即可，非借款不涉及銀行存款支出，流程僅主管領(lǐng)導(dǎo)審核即可。以上兩種費(fèi)用申請(qǐng)情況因?yàn)闊o(wú)需發(fā)票審核，只要在預(yù)算內(nèi)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)事項(xiàng)的真實(shí)性合理性同意后都可以通過(guò)，因此可以輕松實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批流程。目前的企業(yè)辦公系統(tǒng)均可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批，智能手機(jī)上網(wǎng)隨時(shí)隨地審批費(fèi)用申請(qǐng)，省時(shí)省力，速度大大加快。

二、費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性和合理性把關(guān)

1.財(cái)務(wù)部報(bào)銷階段

由于在費(fèi)用申請(qǐng)階段主管領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)對(duì)費(fèi)用支出的真實(shí)性合理性進(jìn)行了審核，事項(xiàng)支出只能在限定的申請(qǐng)金額內(nèi)完成。因此取得發(fā)票報(bào)銷環(huán)節(jié)就主要是財(cái)務(wù)進(jìn)行發(fā)票的審核了?，F(xiàn)在有些企業(yè)甚至不用財(cái)務(wù)審核發(fā)票，筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，因?yàn)楣緲I(yè)務(wù)種類繁多，業(yè)務(wù)涉及發(fā)票（包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票）、收據(jù)、財(cái)政票據(jù)、分割單、稅款繳納單等等，涉及開(kāi)票規(guī)范、稅率、假發(fā)票等問(wèn)題，甚至現(xiàn)在還有電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷問(wèn)題。根據(jù)國(guó)家稅務(wù)總局公告2018年第28號(hào)關(guān)于發(fā)布《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》的公告規(guī)定，企業(yè)在境內(nèi)發(fā)生的支出項(xiàng)目屬于增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目的，支出以發(fā)票作為稅前扣除憑證；對(duì)方為無(wú)需辦理稅務(wù)登記的單位或者從事小額零星經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的個(gè)人，其以稅務(wù)機(jī)關(guān)代開(kāi)的發(fā)票或者收據(jù)及內(nèi)部憑證（比如水電費(fèi)分割單）作為稅前扣除憑證，收據(jù)上應(yīng)注明收款單位名稱、個(gè)人姓名及身份證號(hào)、支出項(xiàng)目、收款金額等相關(guān)信息。小額零星經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)是指?jìng)€(gè)人從事應(yīng)稅項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的銷售額不超過(guò)增值稅相關(guān)政策規(guī)定的起征點(diǎn)，也就是通俗我們判斷標(biāo)準(zhǔn)每筆500元以下的標(biāo)準(zhǔn)。而以哪種票據(jù)入賬報(bào)銷這些專業(yè)性很強(qiáng)的界定，還是要財(cái)務(wù)人員職業(yè)判斷。如果不經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)人員審核，還是有很多風(fēng)險(xiǎn)隱患，引起不必要的麻煩，而如果經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審核將會(huì)大大降低涉稅風(fēng)險(xiǎn)，因此實(shí)際工作中報(bào)銷環(huán)節(jié)還是財(cái)務(wù)審核最為穩(wěn)妥。由于費(fèi)用申請(qǐng)階段主管領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)對(duì)事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性進(jìn)行了把關(guān)，因此報(bào)銷階段只要財(cái)務(wù)人員對(duì)發(fā)票的規(guī)范、真?zhèn)巍?zhǔn)確等進(jìn)行審核即可。

2.限定網(wǎng)上流程每個(gè)環(huán)節(jié)審批的時(shí)間

即使網(wǎng)上流程速度快，但如果每個(gè)流程都耽擱時(shí)間，也會(huì)降低效率。所以為了保證費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)效性，公司應(yīng)該限定網(wǎng)上審批的時(shí)限。一般自流程轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意，審批責(zé)任由該環(huán)節(jié)審批人承擔(dān)。

3.限定員工費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限

在現(xiàn)實(shí)工作中，事項(xiàng)完結(jié)后因?yàn)橥享郴蛘咂渌?，遲遲不報(bào)銷的員工大有人在。往往過(guò)去好幾個(gè)月了，才又拿著發(fā)票跑到財(cái)務(wù)問(wèn)怎么辦。為提高費(fèi)用報(bào)銷效率，保證企業(yè)收入成本匹配，保證費(fèi)用的真實(shí)性，員工的報(bào)銷也應(yīng)該在事項(xiàng)完結(jié)后一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行。如果因?yàn)樘厥庠虺^(guò)一個(gè)月，但未超過(guò)三個(gè)月，應(yīng)在報(bào)銷時(shí)附上說(shuō)明讓領(lǐng)導(dǎo)簽字。超過(guò)三個(gè)月的，不能報(bào)銷。設(shè)置這些時(shí)限和說(shuō)明，也是為了提高員工報(bào)銷效率，最終保證企業(yè)報(bào)告的真實(shí)性。

通過(guò)上述費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)即可實(shí)現(xiàn)一次費(fèi)用的支出過(guò)程，由于僅僅會(huì)計(jì)報(bào)銷審核階段進(jìn)行了發(fā)票規(guī)范的審核，其他階段均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批，因此整個(gè)流程下來(lái)，實(shí)現(xiàn)了隨地辦公，效率大大增加。以上是實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理的現(xiàn)代化企業(yè)模式中費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)銷流程，既保證了費(fèi)用真實(shí)合理，又最大限度降低涉稅風(fēng)險(xiǎn)，流程最優(yōu)化，環(huán)節(jié)最少。如果企業(yè)想加強(qiáng)監(jiān)督，可以在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)增加主管領(lǐng)導(dǎo)審批，比如部門主管、分管總裁等，但由于這些環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批，對(duì)效率影響并不大。