探討現(xiàn)代企業(yè)合同標準化管理

李璽

（汾西礦業(yè)集團設備修造廠供應科，山西 晉中 032000）

1 合同標準化管理概述

1.1 標準化理念

標準化指的是不斷分析、比較、選擇、綜合，接著加以提煉最后得出的結果[1]。因此，所謂標準化，其實就是一個不斷制定又不斷修繕的過程，當然修繕要建立在科學技術和實踐經(jīng)驗的基礎上，并有計劃、有組織地進行。

1.2 合同管理

合同指的是當事人雙方或數(shù)方確定各自權利和義務關系的協(xié)議，依法成立的合同具有法律效力，受法律約束。合同管理主要是指相關管理人員根據(jù)合同對工程項目的監(jiān)督，并明確管理人員的職責內(nèi)容，切實保障合同各項內(nèi)容的依法開展和順利實施，從而保護企業(yè)的合法權益。

2 合同管理標準化對于企業(yè)發(fā)展的重要作用

2.1 有利于降低合同管理的溝通成本

溝通與協(xié)作是合同管理的重要方式。在企業(yè)內(nèi)部，實行合同標準化管理可以將合同各項業(yè)務內(nèi)容和部門關系進行有效對接，同時，標準化的管理對相關部門的具體責任和工作流程等內(nèi)容都給予了明確的規(guī)定，有利于合同管理的統(tǒng)一實施，促進了企業(yè)管理逐步實現(xiàn)制度化與自動化的目標。在企業(yè)外部，實行合同標準化管理可以協(xié)調(diào)企業(yè)與合作方的管理，合同實行標準管理可以使其滿足相關法律和合作方的要求，有利于企業(yè)優(yōu)化管理模式，增強市場適應能力，同時標準管理幫助企業(yè)解決原物料、配套產(chǎn)品、外購等管理問題，有利于企業(yè)加強供應鏈，提高經(jīng)濟效益。

2.2 有利于規(guī)范合同管理流程

合同管理標準化，可以明確規(guī)定相關部門在合同談判、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)的相應責任，對條款要求等也會有一定的限制，并形成標準化的合同管理流程，避免發(fā)生合同管理人員不能有效發(fā)揮功能的現(xiàn)象，促進整個合同管理程序有序進行。

2.3 有利于企業(yè)規(guī)范和發(fā)展電子商務領域

隨著計算機技術的普及，電子商務為現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營帶來了前所未有的沖擊，當然電子商務的出現(xiàn)也為現(xiàn)代企業(yè)轉變傳統(tǒng)的經(jīng)營方式，提高管理效率創(chuàng)造了新路徑[2]。合同管理標準化的開展有利于電子商務規(guī)范貿(mào)易程序、改進管理模式。且隨著網(wǎng)絡用戶的逐年增長，電子商務所要面對的客戶越來越多，合同就成了開展合作時的具有法律效力的相關憑證及安排合作事宜的重要說明，因而合同管理的水平必須提高以適應電子商務領域的發(fā)展要求。此外，合同標準化有利于規(guī)范合同文本，提高企業(yè)預防欺詐的水平，且其操作簡便，可以節(jié)省大量的管理時間，提高了企業(yè)管理效率。

3 現(xiàn)代企業(yè)合同管理中存在的主要問題

3.1 合同制定不規(guī)范

合同制定不規(guī)范，一方面表現(xiàn)在合同文字的措辭不嚴謹，一些條文容易出現(xiàn)歧義，一旦出現(xiàn)問題，極易引發(fā)合同糾紛。另一方面表現(xiàn)為合同中違約責任的追究不明，違約責任作為合同中的重要內(nèi)容，是約束合同主體依法遵守合同規(guī)定，追究責任，保障企業(yè)利益的重要手段，但是在合同的制定中，一些企業(yè)往往忽視了對違約責任的規(guī)定或者是規(guī)定中雙方職責不明確，嚴重影響了合同效力。

3.2 合同條約的執(zhí)行不深入

合同條約的執(zhí)行不深入主要表現(xiàn)在一些合同管理人員對于自身企業(yè)所具有的權利認識不清。合同雙方具有變更權、不安抗辯權、先履行抗辯權和同時履行抗辯權，這些權利對合同雙方的合法權益進行了有效保護。以變更權的使用為例，遇到一些特殊情況，如項目主要原材料價格上調(diào)，企業(yè)可以與合作方協(xié)商增大項目投資，這種變更是允許的，如果一味地按照合同行事，不了解企業(yè)的實際需求，反而會損害合同雙方的利益，造成不必要的經(jīng)濟損失。此外，一些企業(yè)沒有充分意識到合同制定和履行過程中相關文件材料的重要性，對于這些資料不注意留存建檔，一旦出現(xiàn)合同糾紛，企業(yè)往往無所適從，沒有合法的證據(jù)保證自己的權益。

3.3 合同管理人員的責任分工不明

在合同的簽訂中，常常出現(xiàn)相關人員授權不明確的問題，尤其是向相關負責部門及人員的責任問題，如在合同中未明確標明法律顧問、專業(yè)人員的具體權限，導致這些人員無法發(fā)揮其專業(yè)特長，無法及時發(fā)現(xiàn)合同中存在的內(nèi)容模糊、表述不清等紕漏，可能會產(chǎn)生無效合同，損害企業(yè)的利益[3]。

4 優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)合同標準化管理的具體措施

4.1 建立健全合同標準化管理機構

管理機構是實現(xiàn)合同的標準化管理的主體，也是監(jiān)督合同管理標準化實施情況的主力軍。因此，企業(yè)需要優(yōu)化調(diào)整并完善合同標準化管理機構。具體措施如下：

一是構建項目申報部門，管理項目申報事務，接著按照項目合同統(tǒng)一調(diào)動項目所涉及的企業(yè)部門，以保障項目運行的有序性，提高企業(yè)的管理效率。二是設置專門的合同管理部門，統(tǒng)一企業(yè)合同，以減少由于部門職責重疊而造成的管理沖突或責任推脫。專門的合同管理部門需要具備配套的管理制度，如科學的合同簽訂程序、合同驗收標準、合同解除與變更的制度等從而使相關管理人員有章可循，通過公認的制度標準來有序進行合同管理工作。三是設立合同監(jiān)督機構，協(xié)調(diào)溝通企業(yè)中有關合同管理的所有部門，并針對不同的部門職責做好監(jiān)督工作，如針對管理層，做好合同簽訂前的準備指導工作；針對基礎合同管理員工，做好合同談判與簽約的監(jiān)督工作。

4.2 完善合同標準化管理的實施流程

首先，合同簽訂需要制定規(guī)范性的流程，并由高層主管負責簽訂。同時由于企業(yè)項目合同具有法律效力，且專業(yè)性較強，因此，企業(yè)應該認真對待，明確相關負責人的職責，并安排專業(yè)工程師和法律顧問參與到合同的簽訂中。此外，對于合同負責人員的具體任務要有科學、明確的分工，合同承辦人是合同簽訂的主要負責人，主要職責為與合作方溝通協(xié)商，進行聯(lián)絡工作，財務部等其他部門起輔助配合作用，主要負責經(jīng)費預算、提供合同文本等工作。

其次，規(guī)范合同的檔案管理，建立專門的合同檔案部門和完善的檔案管理流程、制度。合同負責人需要根據(jù)相關合同歸檔制度收集并整理相關資料，資料的收集要貫穿項目合同簽訂前、簽訂中、合同履行和合同結束等全過程，并將資料及時整理成冊，交于專門的合同管理員存檔保管。

最后，合同管理相關崗位需要互控化。雖然企業(yè)內(nèi)部的各個部門職責不同，但是合同管理所涉及的相關工作之間是有一定聯(lián)系的，因此，企業(yè)要加強這種聯(lián)系，使合同管理實現(xiàn)相互監(jiān)控、相互銜接，成為一個不可分割的整體。同時合同管理的每項環(huán)節(jié)可以對上一環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和檢查，例如在填寫合同履行表時，相關人員就可以對合同的文本、驗工計價、財務付款等各項內(nèi)容進行檢查和糾正，以促進企業(yè)合同管理的規(guī)范進行。

5 結語

隨著契約精神的深入人心，合同成為當事人在各種經(jīng)濟活動及利益來往中確保自身利益的重要方式。合同規(guī)定著合同雙方所擁有的權利與所需承擔的義務。然而，我國現(xiàn)代企業(yè)的合同標準化的管理有待完善與探討，合同管理在具體的實施中仍存在合同制定不規(guī)范、合同條約的執(zhí)行不深入、合同管理人員的責任分工不明等問題。因此，應該從建立健全合同標準化管理機構、完善合同標準化管理的實施流程這兩大方面入手，推動企業(yè)建立和推行合同標準化管理，以提高其合同管理水平，促進企業(yè)的良性運行和持續(xù)發(fā)展。