大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策

任敏

（天津市兒童醫(yī)院，天津 300000）

1 引言

當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理是部門管理中一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作，檔案是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過程的最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、圖書、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書文件、人事、科研等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程的最好記錄和見證，也是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。過去醫(yī)院在管理檔案時(shí)，需要在檔案的統(tǒng)計(jì)、歸納、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及時(shí)間，而且由于檔案數(shù)量龐雜，經(jīng)常會在管理中出現(xiàn)檔案遺失和損壞現(xiàn)象。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，利用信息科技對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理已迫在眉睫，管理中科技含量越高，其管理的規(guī)范性和效用性也就越強(qiáng)，從而可以更好地推進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理的重要性

2.1 科技進(jìn)步的必然產(chǎn)物

隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)的迅速普及，人們在日常工作與生活中隨處可見信息技術(shù)帶來的便利，同時(shí)信息的傳遞速度越來越快，范圍越來越廣，無一不是大數(shù)據(jù)時(shí)代的縮影[1]。醫(yī)院的檔案管理部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立部門，要建立健全歸檔工作體系，實(shí)行文件處理部門立卷制度。當(dāng)有材料或檔案完成處理后應(yīng)由承接人員進(jìn)行統(tǒng)一的收集和整理工作，然后交接給醫(yī)院的檔案管理部門或檔案管理人員進(jìn)行分類保存，最后統(tǒng)一由檔案原來人員進(jìn)行檔案的規(guī)范檢查和內(nèi)容驗(yàn)收。因此，為了響應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，醫(yī)院檔案管理的智能化目標(biāo)，成為醫(yī)療行業(yè)檔案管理需要做出的突破。就目前各醫(yī)院單位的發(fā)展情況來看，使用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為主要的管理手段之一，由智能化的操作系統(tǒng)代替人工的機(jī)械化管理，是醫(yī)療行業(yè)隨時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

2.2 醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必要條件

隨著醫(yī)療改革的不斷深化，對當(dāng)前醫(yī)院的工作效率提出了更高的要求。如果醫(yī)院單純通過以往的人力進(jìn)行檔案管理，那么顯然無法滿足當(dāng)前醫(yī)療工作的效率要求，檔案的管理不應(yīng)成為醫(yī)院發(fā)展的絆腳石[2]。因此，各家醫(yī)院要想保持行業(yè)競爭力并持續(xù)發(fā)展，就需要將管理技術(shù)與信息科技緊密相連，將當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)與人工智能科技置于重要的戰(zhàn)略發(fā)展地位。例如，面對每天都可能產(chǎn)生的人力變動，可利用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的追蹤，然后標(biāo)記并存儲于計(jì)算機(jī)或云端，如果今后需要用到相關(guān)人員檔案資料時(shí)，管理人員可直接從網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的數(shù)字信息。另外，醫(yī)院各科室會保留大量的歷史病例資料，將這些傳統(tǒng)的實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將是一件造福于整個(gè)醫(yī)療事業(yè)的好事，不僅使原始的資料得以保存和利用，也為今后行業(yè)與社會的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1 網(wǎng)絡(luò)為檔案信息安全帶來隱患

網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代亟待突破的難題，因此，醫(yī)院改革檔案管理系統(tǒng)時(shí)，最重視的就是信息安全問題。因?yàn)闄n案是醫(yī)院開展工作和管理的證據(jù)，因此具有保密性，一旦發(fā)生泄露事件，就可能對病人、員工及單位帶來不可挽回的損失。所以對于儲存檔案的信息系統(tǒng)，必須加強(qiáng)對其安全性能的測評與維護(hù)。另外，檔案庫的管理人員，也應(yīng)注意操作的安全性，病毒的入侵與操作的失誤都會為檔案管理帶來威脅。

3.2 從業(yè)人員的技術(shù)水平有待提高

醫(yī)院因業(yè)務(wù)的要求，領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏一定的內(nèi)部控制意識，檔案管理職業(yè)的重要性往往被忽視，尤其是招聘檔案管理的從業(yè)人員時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)要求一般比較寬松，加之缺乏相關(guān)的信息化培訓(xùn)，導(dǎo)致人員素質(zhì)水平十分堪憂，甚至一些小規(guī)模的醫(yī)院沒有設(shè)立專門的人力檔案管理崗位，往往由行政人員兼顧檔案管理的工作，而他們一般不具備專業(yè)的檔案管理知識，更不可能利用和開發(fā)新的信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的整理、歸納和保存，使得醫(yī)院檔案管理工作的更新與完善止步不前。

3.3 信息化平臺建設(shè)與推廣不足

信息化平臺的建設(shè)在醫(yī)院中需要一個(gè)逐步滲透的過程，需要逐漸轉(zhuǎn)換管理人員的意識。通過觀察當(dāng)前行業(yè)情況，傳統(tǒng)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于信息化平臺的構(gòu)建缺乏直觀的概念，這是由于管理層普遍年齡較大，對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用意識比較缺乏，造成了管理信息平臺的建設(shè)與推廣不足，也缺乏對先進(jìn)的信息化管理技術(shù)的引入[3]。另外，也有很多醫(yī)院管理層人員缺乏對檔案信息的正確認(rèn)識，管理人員觀念上的陳舊直接反映于行為上，在管理檔案中依舊按照傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行目錄的編寫、檔案的匯總以及歸檔，而對使用計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有抗拒心理，這在年齡偏高的工作人員中十分常見。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的意見

4.1 加強(qiáng)員工檔案信息防火墻的建設(shè)

要保障在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域中加強(qiáng)檔案管理的安全性，最重要的就是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻的開發(fā)。首先，在檔案資料的收集階段就要做好安全工作，在整理過程中規(guī)范操作并避免計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)漏洞，減少不必要的安全隱患。其次，對檔案管理的信息化應(yīng)用需要依靠高效的殺毒及防火軟件，技術(shù)人員應(yīng)不斷開發(fā)更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時(shí)排查網(wǎng)絡(luò)漏洞并阻擋病毒入侵。同時(shí)，為了阻止計(jì)算機(jī)病毒的侵害還應(yīng)使用殺毒軟件，全面清理可能出現(xiàn)的隱患。只有從根源凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并實(shí)時(shí)監(jiān)測，才能更好地將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。

4.2 保障信息化平臺的搭建全面落實(shí)

首先，對于信息化管理平臺的搭建要設(shè)置專門技術(shù)人員，進(jìn)行平臺建設(shè)的技術(shù)人員除了符合相應(yīng)的專業(yè)條件，還應(yīng)該考取計(jì)算機(jī)技術(shù)的等級認(rèn)定證書，從而更有效地保證信息化平臺合理對接檔案信息管理系統(tǒng)。其次，對檔案管理人員要提出更高要求，不僅要對已建立的資源庫進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，并要不斷開發(fā)更有效率的管理方法，還要做好對平臺的監(jiān)督和排查工作，當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)修正。另外，技術(shù)人員還應(yīng)不斷加強(qiáng)管理系統(tǒng)的智能化和操作性能，使信息化平臺的使用更加簡便，將檔案的管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒓夹g(shù)為依托，徹底告別傳統(tǒng)的人力勞動，通過信息化管理讓檔案資料的調(diào)取更加高效。另外，通過信息化平臺實(shí)現(xiàn)資料的共享，方便了員工與患者檔案的轉(zhuǎn)入或遷出。

4.3 促進(jìn)高科技人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

首先，在人才招聘時(shí)既要重視專業(yè)技能，又要對其品德等內(nèi)在素養(yǎng)進(jìn)行考核。因此，對于人才的引進(jìn)要從多方面測評，嚴(yán)格把控錄用標(biāo)準(zhǔn)，并與網(wǎng)絡(luò)部門密切配合與設(shè)計(jì)考核方案。對于已錄用的人才，也應(yīng)做相關(guān)職前培訓(xùn)，并實(shí)施試用期測評原則。其次，對于在職檔案管理人員也應(yīng)定時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，并建立完善考核考試制度，通過學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)與管理技術(shù)，提高自身的信息化水平，從而應(yīng)用于人事檔案管理的工作中。另外，對于具有高技術(shù)人才應(yīng)提高薪酬待遇，并對在信息技術(shù)優(yōu)化中做出成績的工作人員進(jìn)行獎勵(lì)。

5 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院曾經(jīng)使用的檔案管理方案已逐漸與時(shí)代脫節(jié)，并逐漸出現(xiàn)了很多問題。因此，要求檔案與資料管理人員對問題進(jìn)行反思，從而轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理思想，更好地利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化與信息化，大大提高工作效率，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的跨越式發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)。