事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

顏銳，楊帆，董鍵

（1.泰安市中心醫(yī)院分院，山東 泰安271000；2.泰安市中心醫(yī)院，山東 泰安271000）

1 引言

對于事業(yè)單位而言，檔案是事業(yè)單位發(fā)展的“信息儲存庫”，很多信息可能涉及事業(yè)單位重要機密，對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要幫助。因此，檔案管理工作就成為了一項重要的工作任務(wù)，檔案管理工作的質(zhì)量直接影響到事業(yè)單位的工作效率。開展檔案管理工作時，需要保證檔案的安全性。以傳統(tǒng)的檔案管理工作來應(yīng)對當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展形勢已經(jīng)力不從心，因此，需要針對檔案管理工作展開信息化建設(shè)，解決事業(yè)單位信息化建設(shè)中存在的問題，有效保證事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設(shè)存在缺陷，工作人員水平不高

在我國的大多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理信息化建設(shè)工作經(jīng)常存在錄入檔案標(biāo)題欠缺、序號錯誤、缺少目錄等一系列問題，導(dǎo)致出現(xiàn)這些細(xì)節(jié)問題的原因是事業(yè)單位管理制度的缺乏，制度落實不到位，很多事業(yè)單位只注重制度的形式，落實卻相差甚遠[1]。少數(shù)單位對于檔案管理工作的認(rèn)知還處于只要有人監(jiān)管就行的理念，其中常有單位安排退休老員工進行監(jiān)管，退休職工對于現(xiàn)代化技術(shù)知識了解甚少，對管理檔案沒有嚴(yán)格的認(rèn)知，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作效率較低，缺乏專業(yè)知識人才，沒有全面實施檔案管理信息化建設(shè)，未能實現(xiàn)跟隨時代的步伐同步發(fā)展。

2.2 檔案檢索效率低，缺乏信息化建設(shè)意識

在檔案檢索過程中，目前主要方式還是通過人工或者計算機的方式進行，想要提高工作效率，還需要全面融入現(xiàn)代信息化技術(shù)工具才會檔案檢索更加高效便捷。在工作人員方面，他們的專業(yè)程度決定了檔案管理的質(zhì)量，但在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作中，管理人員還缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的意識，始終堅守傳統(tǒng)的工作方式，沒有創(chuàng)新及應(yīng)用先進技術(shù)的觀念，使得檔案管理工作當(dāng)前現(xiàn)狀處于效率低的狀態(tài)，陳舊的理念逐漸不適用于信息化建設(shè)檔案管理。

2.3 檔案利用效率不高，缺乏資金投入

檔案的管理和利用對事業(yè)單位的意義重大，相關(guān)檔案資料可以提供重要的信息，幫助事業(yè)單位對未來進行規(guī)劃或者回顧過去總結(jié)經(jīng)驗。但根據(jù)調(diào)查情況反應(yīng)，多數(shù)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠高，缺乏對信息資源的管理及有效利用，同時，因為檔案管理工作沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致在資金上也缺乏投入，沒有了資金的投入，單位就無法引進先進的技術(shù)和設(shè)備，從而跟不上時代步伐，最終檔案管理工作在發(fā)展上停滯不前。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有效策略

3.1 完善事業(yè)單位檔案管理制度

要想對檔案管理工作進行革新，就要對制度進行全面地完善，并嚴(yán)格執(zhí)行，對于當(dāng)前檔案管理工作制度上的不足之處需要徹底改正[2]。

對于當(dāng)前檔案管理制度來說，其很多事業(yè)單位使用的制度都比較陳舊，相對來說，現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)帶來了大量的信息，對此，檔案管理工作就迫切需要保障電子文件內(nèi)容的真實性、安全性、可靠性，這也是傳統(tǒng)檔案管理工作很少涉及的內(nèi)容，是需要去解決的新問題，對此，檔案管理工作的制度要更具實用性。

3.2 重視檔案管理工作，完善監(jiān)督管理內(nèi)容

由于檔案管理工作具有很高的重要性，因此，檔案管理要想取得技術(shù)革新，這項工作就應(yīng)得到充分的重視，只有重視程度的提高，檔案管理信息化建設(shè)工作才能更好發(fā)展。同時，要創(chuàng)新思想觀念，及時了解社會發(fā)展的需求，跟隨時代的步伐，使得檔案管理工作開創(chuàng)與時俱進的新格局。同時，檔案管理工作的作用非同小可，應(yīng)對從事檔案管理的相關(guān)人員進行專業(yè)知識強化指導(dǎo)，從最基礎(chǔ)的人力上進行提升，指導(dǎo)其科學(xué)開展檔案管理工作，讓每一位工作人員都牢固掌握專業(yè)知識。如果檔案管理工作不夠細(xì)致，那么事業(yè)單位就很難實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)水平的提高。

3.3 充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方法

檔案管理信息化建設(shè)工作在擁有專業(yè)人員管理、制度革新的基礎(chǔ)上，還需要依托先進的設(shè)備工具來完成革新?，F(xiàn)代化的管理方法離不開設(shè)備工具的輔助。

在進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設(shè)備，實施全新的理論與技術(shù)方法，從而使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作更好地開展。

4 結(jié)語

總而言之，在新時代發(fā)展背景下，事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)工作是大勢所趨，事業(yè)單位應(yīng)對建設(shè)過程中存在的問題進行分析，完善檔案管理制度，實施針對性強的、有效的策略，全面開展檔案管理信息化建設(shè)工作，推動事業(yè)單位更好發(fā)展。