農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的信息化管理思考

余志慧

（云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)與信息研究所，昆明650200）

1 引言

自從我國(guó)進(jìn)入改革開(kāi)放階段以來(lái)，綜合國(guó)力得到明顯的提升，無(wú)論在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，還是在科學(xué)技術(shù)方面，都取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)城市正在不斷進(jìn)步，社會(huì)方方面面的發(fā)展都呈現(xiàn)出生機(jī)勃勃的態(tài)勢(shì)。隨著農(nóng)業(yè)科研工作的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)基建工程建設(shè)的重要性不言而喻，而加強(qiáng)基建工程檔案的信息化管理工作具有非常重要的意義。

2 農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理的特征

一般來(lái)說(shuō)，農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理工作具有三個(gè)特性，第一個(gè)特性是靈活性。因?yàn)榛n案的記錄形式分為文書檔案和聲像檔案，文書檔案是以年度為限進(jìn)行歸檔的，但是農(nóng)業(yè)科研單位在進(jìn)行記錄的時(shí)候，要依據(jù)某些專業(yè)方面的具體活動(dòng)情況，因此，形成檔案的規(guī)律會(huì)有所不同，常常需要以時(shí)間為限進(jìn)行歸檔。而聲像檔案是對(duì)實(shí)時(shí)瞬間和階段的真實(shí)記載，必須要掌握及時(shí)歸檔的原則，才能夠積極地反映出農(nóng)業(yè)科研單位的重大事件、重要活動(dòng)和重要人物的真實(shí)面貌[1]。第二個(gè)特性是完整性，只有特別強(qiáng)調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集的檔案才具有意義，才能夠?yàn)槿蘸蠊こ痰氖褂锰峁┗A(chǔ)資料。第三個(gè)特性是實(shí)效性，由于農(nóng)業(yè)科研檔案記載和反映的內(nèi)容是農(nóng)業(yè)科研某個(gè)方面的工作活動(dòng)情況，所以實(shí)效性和紀(jì)實(shí)意義較為關(guān)鍵。

3 農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的信息化管理思考

3.1 設(shè)立專業(yè)的基建檔案員

在農(nóng)業(yè)科研單位基建工程正式啟動(dòng)之前，必須要根據(jù)實(shí)際的情況成立不同規(guī)模的基建工程建設(shè)辦公室。這一點(diǎn)在現(xiàn)階段的工作過(guò)程中已經(jīng)得到了落實(shí)，但是每個(gè)工程的具體操作流程還都是各自負(fù)責(zé)，并沒(méi)有統(tǒng)籌性的檔案管理人員，最終使得整個(gè)基建工程的檔案工作都處于一個(gè)混沌的狀態(tài)。而且農(nóng)業(yè)科研單位基建工程本身建設(shè)規(guī)模比較大、參與的單位數(shù)量多且性質(zhì)復(fù)，相應(yīng)的檔案管理工作難度也很大。為了解決這一問(wèn)題，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理的過(guò)程中必須要設(shè)置專業(yè)化的基建檔案管理部門，并配備不同數(shù)量的基建檔案員進(jìn)行工作才能夠形成合理的基建工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。這樣做的意義之一是有助于加強(qiáng)相關(guān)檔案管理從業(yè)人員的工作意識(shí)和工作能力，意義之二則是能夠更好地掌握農(nóng)業(yè)科研單位基建工程建設(shè)的工作計(jì)劃和工作進(jìn)度，對(duì)其發(fā)展規(guī)律有所了解，從而根據(jù)不同的變化來(lái)建立更為完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 加強(qiáng)信息化創(chuàng)新意識(shí)的應(yīng)用和發(fā)展

隨著全球化進(jìn)程的不斷深入和信息時(shí)代的全面到來(lái)，我國(guó)的信息化技術(shù)發(fā)展十分迅速，而且社會(huì)的信息化發(fā)展趨勢(shì)愈演愈烈。因此，信息化創(chuàng)新意識(shí)的應(yīng)用和發(fā)展具有必要性，如果我們對(duì)待現(xiàn)階段的工作還和傳統(tǒng)的工作方式一樣，并不進(jìn)行改革創(chuàng)新，最終會(huì)造成工作發(fā)展停滯不前，輕則出現(xiàn)原地踏步的情況，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)工作水平倒退的現(xiàn)象。對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期的基建工程檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要求相應(yīng)的檔案管理人員可以把眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，以宏觀的視角來(lái)看待基建工程檔案管理的發(fā)展，對(duì)管理工作的形式進(jìn)行不斷地創(chuàng)新。首先，農(nóng)業(yè)科研單位基建工程的檔案所涉及的內(nèi)容非常多，不僅是領(lǐng)導(dǎo)者、還有技術(shù)人員、施工人員以及監(jiān)測(cè)人員，這就需要相應(yīng)的檔案管理人員可以熟練地應(yīng)對(duì)調(diào)查研究、研究目的、研究條件及準(zhǔn)備、理論總結(jié)等方面的問(wèn)題，在面臨大量數(shù)據(jù)處理的時(shí)候做到有條不紊[2]。其次，還要借助現(xiàn)代化的手段來(lái)解決數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)收集不合理以及數(shù)據(jù)分析的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和信息化。

3.3 健全基建工程檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)不同類型的農(nóng)業(yè)科研單位基建工程制定《XX 基建工程大難歸檔范圍和保管期限表》《XX 基建工程檔案管理崗位職責(zé)》《XX 基建工程檔案整理規(guī)劃》等規(guī)章制度，對(duì)于基建工程各個(gè)階段的檔案收集工作應(yīng)做到真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性并存，所有的工作步驟一定都要按照條例規(guī)定來(lái)進(jìn)行，不得有任何個(gè)人行為。而且在進(jìn)行后期查閱和借閱農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的時(shí)候，還需要對(duì)每一次的使用都做好復(fù)印、掃描、拍照、記錄等工作，防止出現(xiàn)丟失或者損壞檔案的情況。

4 結(jié)語(yǔ)

目前，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科技水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用趨于完善，并且已經(jīng)對(duì)人們的日常工作和生活產(chǎn)生了很大的影響。而農(nóng)業(yè)科研單位在進(jìn)行新的基建工程建設(shè)過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，這些資料都應(yīng)該被記錄下來(lái)并以檔案的形式進(jìn)行保存，并在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，對(duì)檔案進(jìn)行更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)胤诸惡凸芾?，為后期的使用和查看提供方便?/p>