淺析企業(yè)制度下的檔案管理工作

劉維紅

（內(nèi)蒙古國土資源勘查開發(fā)院，呼和浩特010020）

1 引言

隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，計算機技術(shù)逐漸滲透到社會的各行各業(yè)中，很多企業(yè)逐漸建立起完善的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，這樣的制度模式給企業(yè)的檔案管理工作提出了更加具體的要求。就檔案管理工作而言，企業(yè)應對其進行內(nèi)容的改進與完善以適應時代發(fā)展的需求，充分借助現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用，體現(xiàn)檔案管理工作的實際價值，推動企業(yè)今后的發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)核心競爭力的提升[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度概述

現(xiàn)代企業(yè)制度就是針對國有企業(yè)制度創(chuàng)新發(fā)展提出的全新發(fā)展概念，具體的概念內(nèi)容為：以企業(yè)法人制度為主體，確立清晰的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、明確權(quán)利和義務、政企分開，保證企業(yè)自主經(jīng)營和市場主體地位[2]。

國有企業(yè)確立現(xiàn)代企業(yè)制度是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，該類制度的內(nèi)容能夠充分激發(fā)國有企業(yè)的內(nèi)在活力，是公有制企業(yè)充分融合市場經(jīng)濟的有效措施與必要保障，在公有制經(jīng)濟企業(yè)中進行現(xiàn)代管理制度的融合，能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供保障。

3 企業(yè)制度下的檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識有待提升

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，與企業(yè)的其他工作內(nèi)容相比，企業(yè)的檔案管理工作人員普遍得不到企業(yè)領(lǐng)導的重視，雖然很多企業(yè)已經(jīng)認識到檔案管理工作的重要性，也針對現(xiàn)階段的管理工作模式做出了部分改變和調(diào)整，但是并沒有對檔案管理的根本內(nèi)容進行細化與完善，也沒有真正解決存在的深層次問題[3]。企業(yè)沒有足夠的檔案管理意識，企業(yè)在發(fā)展階段將大部分的精力放在經(jīng)營和經(jīng)濟效益的提升上，從主觀方面對檔案管理工作產(chǎn)生忽視心理。

3.2 檔案管理人員水平有待提升

隨著信息化的不斷發(fā)展，給企業(yè)的檔案信息安全也提出了全新的要求，檔案管理人員應該根據(jù)現(xiàn)有的社會發(fā)展趨勢，提升自身的工作能力和水平，能夠?qū)I(yè)性的管理知識應用到實際的企業(yè)檔案管理工作中。造成檔案管理問題的主要因素是企業(yè)管理人員水平不夠，國內(nèi)專業(yè)的檔案管理人員人數(shù)較少，專業(yè)人員的培養(yǎng)工作不到位。很多高校重視培養(yǎng)經(jīng)濟發(fā)展性人才，開設就業(yè)較為熱門的專業(yè)，但是沒有足夠重視檔案信息管理的人才培養(yǎng)，最終導致企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識構(gòu)建不牢靠，專業(yè)能力不強[4]。

3.3 檔案管理手段落后

檔案管理手段落后是造成企業(yè)檔案管理工作發(fā)展緩慢的關(guān)鍵制約因素，很多企業(yè)的檔案管理還是采用傳統(tǒng)的管理模式，設備老化、管理人員手動輸入、人工進行信息數(shù)據(jù)檢索等情況普遍，在檔案管理中沒有運用信息化手段，人工工作會整體制約企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展。在管理工作中，由于人工因素會導致實際的工作內(nèi)容存在疏漏，導致檔案信息記錄不完整，進而影響到最終信息的正常查詢[5]。

4 提升企業(yè)制度下檔案管理水平的途徑

4.1 增強檔案管理意識

企業(yè)的管理領(lǐng)導人員應該首先認識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。在整個企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理水平的提升能夠幫助企業(yè)增強綜合實力和競爭力。領(lǐng)導人員應該以身作則，帶頭學習檔案管理的相關(guān)知識，不斷提升企業(yè)的檔案管理水平，在企業(yè)內(nèi)部形成一種重視檔案管理的工作氛圍[6]。重視對檔案管理工作人員的日常培訓，增加有關(guān)工作人員對于檔案管理的整體知識儲備。采用多樣化的知識學習方式，實現(xiàn)檔案管理知識的進一步升級，提升檔案知識的學習針對性以及學習效果，企業(yè)領(lǐng)導帶領(lǐng)員工進行檔案管理知識的學習，提升檔案管理人員對于工作的責任感以及認同感。

4.2 提高專業(yè)性

針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平不高的問題，應該逐步提升企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，在完善知識儲備的前提下，不斷挖掘工作人員的潛力。企業(yè)可以采用人才引進的方式完善企業(yè)檔案管理人員的崗位設定，在企業(yè)人才招聘過程中，可以在招聘的硬性指標中增加檔案專業(yè)人員，充實企業(yè)的檔案管理人才隊伍建設[7]。

對于現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員來說，相關(guān)管理負責人應該將日常的學習融入實際的工作中，投入更多的精力進行人才培養(yǎng)，創(chuàng)造更多的培訓機會與實踐機會，使檔案管理人員能夠滿足社會對企業(yè)檔案管理人員的需要，提升檔案管理人員的能力，帶動整個企業(yè)檔案管理模式的革新，最終推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展。

4.3 引入現(xiàn)代化的工作設備

現(xiàn)代化的技術(shù)手段已經(jīng)融入企業(yè)的發(fā)展中，信息技術(shù)、計算機的廣泛應用也應該同企業(yè)檔案管理工作進行有機結(jié)合，運用全新的技術(shù)能夠讓企業(yè)的檔案管理更加快捷也更加安全。企業(yè)的檔案管理可以借鑒工業(yè)、農(nóng)業(yè)等領(lǐng)域的先進電子信息技術(shù)，從而提升企業(yè)的整體管理效率，逐步展現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，在實際的應用過程中解決問題、彌補缺點。將現(xiàn)代化的技術(shù)引入企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)應該首先認識到引入的意義所在，只有在檔案管理過程中引入信息化設備，才能保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和真實性，切實提升企業(yè)檔案管理的效率和水平。

4.4 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

在檔案管理信息化建設的過程中需要長時間的準備和鋪墊，想要解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，可以采用一種現(xiàn)代管理手段同人工手動操作結(jié)合的方式進行檔案管理，可以從辯證思維角度入手對信息化檔案工作進行分析，讓人工參與到基礎性的工作內(nèi)容中，例如，基礎數(shù)據(jù)的收集、信息的真?zhèn)闻卸ǖ葍?nèi)容[8]。企業(yè)的管理負責人不能片面地看到信息化手段的便捷優(yōu)勢，將手工信息收集完全摒棄，應該在不斷引入全新技術(shù)的同時，進行傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化和完善，更好地處理現(xiàn)存的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，有效地解決兩者之間的矛盾，將手工操作與信息化的優(yōu)勢進行集中展現(xiàn)，并將兩者之間的問題逐步化解[9]。

5 結(jié)語

在科學技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理模式也應該根據(jù)社會的發(fā)展需要進行進一步的完善與提升，善于應用全新的信息化發(fā)展思維進行管理模式創(chuàng)新，有效提升企業(yè)整體檔案管理水平，不斷提高檔案管理人員的積極性以及工作責任感，以此來提高企業(yè)檔案管理工作的工作效率[10]。