事業(yè)單位檔案信息管理化建設(shè)的問題及應(yīng)對策略

徐 紅

吉林省通化市東昌區(qū)婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 吉林 通化 134001

引言

檔案信息化管理中為了達(dá)到檔案的實(shí)體模式向檔案實(shí)體數(shù)字化信息這種檔案管理模式的轉(zhuǎn)變,必須對有關(guān)檔案信息的資源進(jìn)行管理,以便可以對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行更好地分類、分析、提取和加工。使檔案管理模式可以更加完善。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)檔案信息化的管理,使檔案信息資源能夠形成電子信息資源中心,管理人員可以方便直觀的讀出信息資源,減少工作量,降低工作負(fù)擔(dān),從而可以使管理人員的工作效率顯著提升,以便使檔案信息的資源可以從中發(fā)揮最大的效益。即使電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理相比,有諸多優(yōu)點(diǎn),如既可以使檔案管理更加的快速便捷,安全環(huán)保,并且也能夠提供更加高效優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù),同時還能降低檔案管理的成本。對檔案管理的手工操作在絕大多數(shù)的事業(yè)單位中還是保留下來。事業(yè)單位改變這一傳統(tǒng)模式,采用檔案信息化管理,確保檔案管理更加專業(yè)化,電子化,技術(shù)化,以此來讓事業(yè)單位的檔案管理更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

(一)提高檔案管理的整體工作效率事業(yè)單位的檔案管理工作主要是將數(shù)據(jù)信息以及事業(yè)單位的歷史發(fā)展資料進(jìn)行全方面的歸納與整理在信息化的時代,如果可以將信息化技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)化中,能夠顯著提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。(二)信息化發(fā)展的必然趨勢現(xiàn)如今,信息化不斷發(fā)展,多媒體技術(shù)日漸發(fā)達(dá),各行各業(yè)都開始順應(yīng)如今時代的發(fā)展趨勢將內(nèi)部管理技術(shù)以及手段逐漸結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化,這樣不僅能夠顯著提高生產(chǎn)力,而且有助于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

信息資源建設(shè)“重開發(fā),輕利用”檔案部門為了做“面子工程”片面追求檔巡查館藏數(shù)字化的數(shù)量,未做館藏資源分析就盲目展開數(shù)字化工作。一方面,浪費(fèi)了本就有限的人力物力,分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精神;另一方面,這些大量的信息數(shù)據(jù)造成了不必要的存儲壓力,增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)。信息資源開發(fā)“表層化”。檔案的信息資源開發(fā)工作過于“表層化”,仍停留在目錄錄入,數(shù)字化掃描上。若開發(fā)工作中只注重改變檔案信息的存儲方式——從傳統(tǒng)保管轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保管、而非尋求轉(zhuǎn)變帶來的信息利用方式的改變——從手工檢查索閱轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時隨地網(wǎng)絡(luò)檢索查詢,那么,信息資源建設(shè)就成了一道擺設(shè),失去了它的真正意義。信息資源開發(fā)各自為政,缺乏溝通。目前有大量已開發(fā)的目錄信息資源無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享。各館的信息資源無法適應(yīng)跨系統(tǒng),跨平臺的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求,使信息資源開發(fā)出現(xiàn)各自為政、無法連通的現(xiàn)象,而檔案信息的機(jī)密性又加劇了這現(xiàn)象的出現(xiàn)。在檔案信息資源的開發(fā)工作中,大多數(shù)檔案部門法律意識淡薄。事業(yè)單位中專職工作人員的職業(yè)性不強(qiáng)。大部分的事業(yè)單位對于檔案管理不給予培訓(xùn)導(dǎo)致其落后于現(xiàn)代化的進(jìn)程,而且我國檔案管理信息化建設(shè)的部分工作人員仍然表現(xiàn)出了職業(yè)素質(zhì)低、專業(yè)性不強(qiáng)。缺乏保障檔案信息內(nèi)容的安全。日常生活中,這個問題很容易被檔案管理人員所忽視,機(jī)密資料的信息安全便常常受到威脅。

3 信息化管理策略

3.1 管理方案 在采集和形成檔案時,主要包括以下幾個步驟：(1)可直接在計算機(jī)系統(tǒng)從錄入、掃描到上傳一體化完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化;(2)可在系統(tǒng)中批量新建檔案條目,并可對應(yīng)繼承屬性;(3)可利用Excel批量導(dǎo)入案卷目錄與卷內(nèi)目錄,讓檔案錄入更輕松;(4)可根據(jù)順序、文號、檔號等條件,批量更換條目正文,輕松完成檔案數(shù)字化;(5)利用方便的歸檔編輯工具,對待歸文件實(shí)現(xiàn)集中式歸檔操作;(6)可職能歸檔文件,實(shí)現(xiàn)案卷級的流程化歸檔,減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān),保證檔案資料的完整性。在存儲與積累檔案時,可以進(jìn)行分布式的多全宗管理,各全宗管理既相對獨(dú)立,又互聯(lián)互通;可以自由配置檔案管理分類,自由賦予信息屬性,適應(yīng)個性化的檔案分類管理以及管理不同門類檔案的需要;可對檔案進(jìn)行專業(yè)的自動編號、標(biāo)引、注冊與注銷,檔案注冊后,自動化生成歸檔編號、統(tǒng)計文件數(shù)及頁數(shù);過期檔案進(jìn)行快速查詢、注銷與刪除,可打印注銷清冊,并支持注銷數(shù)字化檔案的存儲。

3.2 積極開展人員培訓(xùn)教育 事業(yè)單位作為檔案信息化建設(shè)的重要參與者,需要檔案管理人員具備一定的綜合能力,不僅能夠全面掌握檔案管理相關(guān)內(nèi)容、檔案業(yè)務(wù)、信息化技術(shù)等內(nèi)容,還要對“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理發(fā)展方向有著一個大概的掌握。這就需要事業(yè)單位積極開展人員培訓(xùn)教育工作,引入綜合性人才,以此保證檔案管理人員的專業(yè)水平提高。除此之外,事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向,對檔案管理隊伍進(jìn)行針對性的培訓(xùn)工作,以此優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.3 構(gòu)建信息化平臺推廣 在事業(yè)單位的信息管理系統(tǒng)中建立檔案管理系統(tǒng),使其成為一個一體化系統(tǒng)是非常有必要的,通過資源的共享,可以使檔案管理系統(tǒng)獲得綜合效益。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中,可以使其具有強(qiáng)大的檢索功能,這樣就可以將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所具有的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

結(jié)語

在科技高速發(fā)展的今天,許多的企事業(yè)單位中,檔案的信息管理還處于起步階段,還存在著各種各樣的問題。各企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)還會是一個長期的過程,各單位應(yīng)找準(zhǔn)不足,與時俱進(jìn),吸納高新技術(shù),廣納賢才,不斷完善檔案信息化管理系統(tǒng),從而提高自身的社會競爭力。