不動(dòng)產(chǎn)檔案管理淺析
——以山東省日照市為例

邱玉霞

（山東省日照市自然資源與規(guī)劃局，山東 日照276800）

1 引言

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)進(jìn)行登記、管理、申請(qǐng)以及查詢等一系列的活動(dòng)而形成的信息記錄，其中包括的內(nèi)容有不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的原始信息資源和機(jī)關(guān)登記信息，這些信息就形成了不動(dòng)產(chǎn)登記薄和相應(yīng)的材料集合。利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，可以使得不動(dòng)產(chǎn)管理機(jī)關(guān)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行有效的管理，是不動(dòng)產(chǎn)所有者所有權(quán)的重要憑證。不動(dòng)產(chǎn)一旦沒有進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記，不存在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，那么就會(huì)導(dǎo)致物權(quán)受不到保護(hù)，容易發(fā)生混亂的問題。

可以說，國家進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理，是當(dāng)前行政機(jī)關(guān)需要履行的崗位職責(zé)，更是行政機(jī)關(guān)體現(xiàn)為民服務(wù)的重要原則，滿足了廣大人民的訴求。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案現(xiàn)狀及存在問題

第一，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量多，更新速度快。由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是動(dòng)態(tài)檔案，隨時(shí)更新，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2016年市本級(jí)及市轄區(qū)共產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案2.98萬卷，2017年產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案3.18萬卷，2018年產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案5.72萬卷。經(jīng)測(cè)算，2019年預(yù)計(jì)產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案8萬卷。由此可知，全市不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)量一直呈暴增趨勢(shì)，其遞增的速度給檔案整理歸檔工作帶來了很大壓力。

第二，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理尚未形成完整的服務(wù)鏈條。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作作為一項(xiàng)新生事物，與以往的土地登記檔案管理有著很大區(qū)別，不但分類不同，而且市場(chǎng)服務(wù)鏈條尚不成熟，缺乏必要的軟硬件支持，也沒有可參照的成熟管理經(jīng)驗(yàn)、方法。

第三，檔案管理人員對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，不夠?qū)I(yè)。不動(dòng)產(chǎn)檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，包括土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記等，且登記流程不一樣，具有動(dòng)態(tài)性、法律性、專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，加之是新生事物，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求，需要時(shí)間磨合，經(jīng)驗(yàn)探索。

第四，檔案管理缺乏開發(fā)利用意識(shí)。當(dāng)前，我國在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方面已經(jīng)取得了明顯的成效，檔案利用率也得到了進(jìn)一步提高。但是，如今國家對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的開發(fā)和利用的要求更高，我們?cè)跈n案利用方面仍然存在一些問題需要改進(jìn)。一是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案沒有完全實(shí)行對(duì)外開放，大部分檔案也是只能讓內(nèi)容進(jìn)行使用和查閱；二是不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用范圍過于狹窄，相應(yīng)工作人員也沒有很好地對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行有效開發(fā)和應(yīng)用，缺乏主動(dòng)性，這就從一定程度上減少了檔案的利用率。

3 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理應(yīng)對(duì)措施

第一，加大投入，不斷強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作。爭(zhēng)取財(cái)政資金支持，改建一處不動(dòng)產(chǎn)登記資料專用檔案室，安排專人管理，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案采取“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的原則。為更好地向社會(huì)提供不動(dòng)產(chǎn)查詢服務(wù)，根據(jù)檔案管理規(guī)范及檔案查詢利用業(yè)務(wù)需求，把現(xiàn)有重要實(shí)體紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息資源，建成全方位、多層次的檔案管理及服務(wù)體系，按照上級(jí)檔案部門要求及實(shí)際工作需求，實(shí)施檔案即時(shí)整理歸檔、掃描及錄入項(xiàng)目，對(duì)新增的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理掃描。

第二，進(jìn)一步規(guī)范完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理。首先是明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理歸檔的分類，把不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分五部分八類。五部分是指：土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記。八大類是指：首次登記；變更登記；抵押登記；封解封登記；預(yù)告登記；大宗轉(zhuǎn)移登記；二手房轉(zhuǎn)移登記；注銷登記。按照年度，每年從檔案案卷000001起,例如，2018年度000001案卷起，編寫檔案案卷。其次，進(jìn)一步規(guī)范了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的工作流程：檔案信息核對(duì)、檔案排序、編寫頁碼、信息著錄、打印目錄、掃描、修改掃描件，掛接，批量掛接，檢索目錄、檢測(cè)系統(tǒng)、打印封皮、檔案裝訂成冊(cè)、檔案裝盒、編寫盒子信息，最后檔案上架入庫。

第三，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓(xùn)。多次組織對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)暫行條例實(shí)施細(xì)則》《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范》（試行）等有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定制度，幫助工作人員及時(shí)更新、增長專業(yè)知識(shí)。積極創(chuàng)造條件，拓寬培訓(xùn)渠道，采取“請(qǐng)進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓(xùn)與分類指導(dǎo)相結(jié)合、專家授課與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，不斷提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

4 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作展望

隨著全市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度的不斷完善、工作流程的優(yōu)化規(guī)范及檔案庫房的升級(jí)改造，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作已逐步納入科學(xué)化管理的軌道。今后，應(yīng)根據(jù)上級(jí)要求并結(jié)合本市不動(dòng)產(chǎn)登記發(fā)展需要，切實(shí)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化建設(shè)工作，選好適合自己業(yè)務(wù)需求的技術(shù)合作單位，按照統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，做好數(shù)據(jù)整合、系統(tǒng)建設(shè)和信息服務(wù)等工作。同時(shí)，廣泛借鑒不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作建設(shè)先進(jìn)地區(qū)的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息產(chǎn)品開發(fā)和技術(shù)創(chuàng)新，提高不動(dòng)產(chǎn)登記的社會(huì)綜合效益，讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理體系發(fā)揮出更大的作用。

第一，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理日趨科學(xué)化、信息化和規(guī)范化。深入學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)以及不動(dòng)產(chǎn)檔案的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)總結(jié)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化檔案工作人員的科學(xué)化、規(guī)范化檔案管理意識(shí)，利用數(shù)字化平臺(tái)，科學(xué)化、規(guī)范化地管理檔案的數(shù)字運(yùn)行。

第二，創(chuàng)新工作思路，提升檔案的管理水平。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理上加大力度，利用智慧和力量不斷創(chuàng)新檔案管理的理念、方式和方法，更好地科學(xué)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，在檔案工作中優(yōu)先支持、保障檔案工作需要。第一時(shí)間解決檔案管理工作中存在的問題。把檔案工作放在更加突出的位置，最大程度激發(fā)檔案工作人員的工作積極性。使其開拓創(chuàng)新，努力工作，勤勤懇懇，促使檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

第三，積極發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用作用。為發(fā)揮登記檔案的作用，在做好提供利用的同時(shí)，充分接受社會(huì)監(jiān)督，做好保密工作，公示查詢程序和查詢范圍，使產(chǎn)權(quán)檔案查詢更加規(guī)范、公開，切實(shí)維護(hù)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益。充分利用檔案信息資源，使檔案資源合理配置與有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的發(fā)掘，增強(qiáng)信息轉(zhuǎn)化意識(shí)和檔案使用的效率意識(shí)，最大限度發(fā)揮檔案利用效率，從中提取有價(jià)值的信息并通過現(xiàn)代化信息手段和渠道，摒棄以往“重藏輕用”的落后觀念，使其更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

5 結(jié)語

總而言之，新時(shí)期不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作是十分重要的。相關(guān)工作人員在具體的工作過程中要認(rèn)真分析不足和問題，才能更好地運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式和手段，推動(dòng)我國不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作朝著更為高效、科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。