信息時代背景下電子檔案管理探討

張曉磊

（賽鼎工程有限公司，太原030000）

1 信息時代背景下開展電子檔案管理的重要意義

1.1 與時代發(fā)展相符合

自我國步入21世紀(jì)以來，計算機技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展速度也越來越快，信息化在人們的工作與生活中的應(yīng)用也更加普遍，并且也已經(jīng)成為我國未來社會發(fā)展的重要趨勢，在這種背景下，涉及檔案管理工作的各個領(lǐng)域必須要遵循時代的發(fā)展規(guī)律，推動信息化檔案管理，建立電子檔案，合理利用信息化技術(shù)提高對檔案管理工作的要求，進而提升檔案管理工作的水平與工作效率。同時，通過電子檔案管理也能夠進一步提高數(shù)據(jù)收集的效率與效果，確保檔案管理工作能夠最大程度地發(fā)揮作用，并以此來為人們提供更多的便利。

1.2 電子檔案管理工作具有的重要意義

檔案管理工作是一項非常重要的工作，其主要作用就是通過電子檔案管理記錄與收集信息的工作，再通過合理化的分析，將其應(yīng)用到各個領(lǐng)域的實際工作中，將其作為各個領(lǐng)域主要的工作內(nèi)容。也正是因為這樣，在信息化高速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域得到了充分應(yīng)用，這也就代表，二者之間必須要進行充分融合，合理地利用信息化技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行改革，能夠有效提升檔案管理工作的工作水平，使其具備現(xiàn)代信息化能力與水平，從而進一步促進電子檔案管理工作的發(fā)展。

1.3 提高檔案管理工作的效果與水平

相比傳統(tǒng)的檔案管理工作，其在對實際工作進行管理時具有很好的作用。首先，在實際的電子檔案管理工作中，管理人員通過合理利用信息技術(shù)能夠?qū)π畔⑦M行更加完善的收集，并建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫，從而在提高檔案管理工作水平與效率的同時，也能夠有效降低工作人員的壓力。其次，在開展檔案管理工作時，一旦檔案信息出現(xiàn)變動，通過電子檔案管理能夠有效地對信息進行添加與調(diào)整，這樣一來就能夠有效確保信息的完整性。最后，電子檔案管理工作也能夠有效地提升檔案利用的便利性，從而提高檔案信息的利用率，擴大其傳播率，同時，電子檔案管理也能夠有避免損壞與遺失等問題的發(fā)生。

2 信息化時代電子檔案管理工作存在的主要問題

2.1 缺乏對檔案管理應(yīng)用的重視

對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，因為缺少對其應(yīng)用的重視，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出具體的作用與價值，同時，也因為重視度不足，很難有效地將具體工作內(nèi)容下發(fā)到下級部門，或者在下發(fā)后就不再過問。如果長期處于這種情況下，則會形成一種惡性循環(huán)，并且也會降低檔案管理工作人員工作的積極性。

2.2 檔案管理設(shè)備較為陳舊

如今屬于信息化高速發(fā)展的時代，但是檔案管理工作確缺少專門的工作場地，只是將檔案放在辦公室內(nèi)，這樣不僅會降低檔案管理的效果，而且也會影響正常工作的開展，降低了工作的質(zhì)量，甚至還會造成檔案不完善、丟失等情況。此外，檔案管理工作也缺乏專業(yè)的人才，有很多檔案管理工作人員無法對工作內(nèi)容進行深入研究，并且不具備計算機操作能力以及表達能力等，這都會影響檔案管理開展的效果。

2.3 缺乏有效的管理制度

檔案管理工作需要使用有效的管理制度進行約束，但是很多企業(yè)、單位等雖然具備管理制度，但是卻缺少執(zhí)行力，導(dǎo)致檔案管理工作不夠合理。此外，很多檔案管理工作在實際的工作過程中缺乏有效的管理目標(biāo)，無法明確具體的管理方向，使整個檔案管理工作的開展存在不合理性，甚至出現(xiàn)比較混亂的情況。

3 信息時代電子檔案管理工作開展的有效策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念，重視電子檔案管理工作

為了能夠進一步提高電子檔案管理的效果，必須要轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新檔案管理的理念，提高對電子檔案管理工作的重視程度，重點強調(diào)檔案資源價值的利用與開發(fā)，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理的作用。同時，檔案管理人員應(yīng)該不斷強化自身的管理意識，端正自身的工作態(tài)度，開發(fā)出更加有效的信息價值，提高工作效率與工作水平。此外，相關(guān)的管理人員與工作人員必須要具備足夠的創(chuàng)新意識，提升檔案管理工作的效果。只有這樣，才能夠使信息技術(shù)與檔案管理進行更深的融合[1]。

3.2 增加資金投入力度，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫

企業(yè)與單位應(yīng)該增加在電子檔案建立方面的投入力度，為工作的開展建立更加專業(yè)化的工作部門，強化信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不斷創(chuàng)新思想觀念，使信息化技術(shù)能夠高度融合在電子檔案管理工作中。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利性，建立起更加完善的信息數(shù)據(jù)庫，從而更好地對數(shù)據(jù)信息進行存儲，實現(xiàn)提高工作效率的目的，真正實現(xiàn)信息化建設(shè)。

在信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，應(yīng)該重點考慮細(xì)節(jié)問題，在細(xì)節(jié)方面促進檔案管理與信息技術(shù)的融合，從而真正打造出電子檔案管理的新局面，充分發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)庫的核心作用，從而使電子檔案管理能夠發(fā)揮出更加高效的管理作用，確保檔案信息能夠發(fā)揮出更大的價值。

3.3 建立完善的電子檔案管理制度與管理體系

如今屬于信息化快速發(fā)展的階段，為了能夠進一步強化電子檔案管理工作的效果，必須要建立更加完善的的電子檔案管理制度與體系，而這也是電子檔案管理工作開展的基本保障。所以，相關(guān)的企業(yè)、單位等必須要重視電子檔案管理制度與體系的建立，從多個方面進行綜合性考慮，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識，使檔案管理工作能夠順利開展。同時，也應(yīng)該為工作人員制定有效的約束制度，確保能夠在約束工作人員行為的同時，也能夠激發(fā)工作人員工作的積極性，從而避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)記錄錯誤等情況，進一步提高電子檔案管理的工作質(zhì)量。

3.4 加強信息化建設(shè)，提高數(shù)據(jù)的真實性

信息技術(shù)是電子檔案管理中應(yīng)用的主要技術(shù)之一，而且通過信息技術(shù)也能夠完成數(shù)據(jù)的收集與處理，所以，在電子檔案管理的過程中，必須要加強信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)加強各個部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)資源與信息的共享，搭建完善的信息共享平臺，從而使電子檔案中的內(nèi)容能夠更加完善。同時，在聯(lián)系各個部門時，也能夠使其發(fā)揮出相互監(jiān)督與相互協(xié)調(diào)的作用，這樣一來就能夠有效提高數(shù)據(jù)的真實性。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的時代，不僅為檔案管理工作帶來了便利，同時也帶來了比較大的挑戰(zhàn)，所以，應(yīng)該合理利用信息化技術(shù)，解決其中存在的問題，通過多種方式對檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的方式以及檔案管理的制度等多個方面進行升級與創(chuàng)新，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理工作的重要價值，為我國各行各業(yè)的發(fā)展提供充足的后備力量。