新時(shí)代背景下檔案管理面臨的問(wèn)題及改進(jìn)措施

牛瑞燕

（中國(guó)石油化工股份有限公司華北油氣分公司采油一廠，陜西 咸陽(yáng)712000）

1 引言

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)資料的重要組成部分，直接關(guān)系著企業(yè)的決策以及企業(yè)的發(fā)展方向[1]。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，使得檔案管理工作更加高效系統(tǒng)，全面提升檔案管理的科學(xué)化和實(shí)效化水平。在新的歷史發(fā)展背景之下，我國(guó)企業(yè)需要結(jié)合相關(guān)政治政策的調(diào)整以及市場(chǎng)環(huán)境的改變，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

企業(yè)檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，從目前來(lái)看，很多企業(yè)管理人員缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)檔案主體的限制，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重偏離企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，影響企業(yè)檔案管理水平。很多企業(yè)認(rèn)為企業(yè)檔案主要是企業(yè)的人事檔案，忽略了企業(yè)自身發(fā)展形成的主體檔案，企業(yè)檔案構(gòu)成存在嚴(yán)重偏差，影響企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

2.2 檔案的知識(shí)化管理嚴(yán)重不足

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷增加，檔案的知識(shí)化管理已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理的重要工作目標(biāo)。企業(yè)檔案管理工作必須要圍繞著企業(yè)的中心工作來(lái)展開(kāi)，合理運(yùn)用企業(yè)無(wú)形的資產(chǎn)和生產(chǎn)的基本要素，企業(yè)檔案的知識(shí)化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理發(fā)展的必由之路。但從實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)企業(yè)檔案管理普遍缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，缺少相應(yīng)的制度和規(guī)范進(jìn)行約束，企業(yè)檔案管理形式單一，管理流程復(fù)雜，不僅無(wú)法詳細(xì)地記錄企業(yè)各項(xiàng)管理生產(chǎn)以及科研等活動(dòng)信息內(nèi)容，而且相應(yīng)的知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新存在嚴(yán)重制約因素，無(wú)法為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有效保障。

2.3 檔案管理難度不斷加大

信息時(shí)代的全面到來(lái)使得檔案信息化建設(shè)越來(lái)越深化，檔案的信息化管理系統(tǒng)將檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，信息化的檔案存儲(chǔ)與傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)有顯著的差別，首先表現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)介質(zhì)上面，檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和固體檔案來(lái)說(shuō)安全性更高，可以有效避免數(shù)據(jù)的丟失，提高信息的管理效率[2]。但與此同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，建設(shè)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，嚴(yán)格限制訪問(wèn)檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限與身份，及時(shí)備份檔案的信息內(nèi)容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

3 新時(shí)代背景下檔案管理工作的相關(guān)改進(jìn)措施

3.1 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系著檔案管理工作是否能夠順利科學(xué)地推進(jìn)，是企業(yè)檔案工作的保障和前提。從目前來(lái)看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養(yǎng)低下是影響檔案管理活動(dòng)順利推進(jìn)的主要問(wèn)題之一，因此，必須要加強(qiáng)高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才的引進(jìn)以及對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，選擇科學(xué)系統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理活動(dòng)，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)，并進(jìn)一步穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量。

3.2 建立健全企業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國(guó)目前針對(duì)企業(yè)檔案管理工作制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，使得我國(guó)檔案管理活動(dòng)能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進(jìn)檔案管理活動(dòng)更加的標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)要能夠綜合利用技術(shù)信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來(lái)，并結(jié)合數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關(guān)的管理制度仍然不夠完善和科學(xué)，難以對(duì)信息檔案管理活動(dòng)起到有效的約束作用。因此，必須要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)檔案管理需求制定新的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉(zhuǎn)換以及處理的方式，使得企業(yè)檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，需要企業(yè)檔案管理人員結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的方向和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，合理開(kāi)展檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業(yè)的發(fā)展與決策提供科學(xué)系統(tǒng)的資料支持，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展。