采辦合同管理存在的問題及對策

鄒巖

（中海石油技術檢測有限公司，天津300452）

1 引言

隨著我國經濟的快速發(fā)展，一個企業(yè)能否在快速發(fā)展的市場中立足，關鍵取決于企業(yè)的管理水平，而采辦合同的管理又是企業(yè)管理重要的一環(huán)。好的管理能給企業(yè)帶來更多的效益，而不良的合同管理，則會給企業(yè)造成不可估量的損失。本文重點闡述了合同的定義、合同管理的概念及意義，并簡要分析了目前企業(yè)在合同管理方面存在的問題，并對此提出了解決辦法。

2 采辦合同管理的概念

2.1 合同

合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議?！逗贤ā钒押贤譃槭孱?，包括買賣合同，供用電、水、氣、熱力合同，贈與合同，借款合同等等。不同種類的合同調整不同的法律關系，適用的法律不同，因此要區(qū)別不同種類的合同[1]。

2.2 采辦合同

采辦合同是從承包商、服務商、代理商或者廠家處有償獲得工程、物資或服務，并以書面形式明確雙方各自的權利義務關系的協(xié)議。雙方均受到合同法的保護及約束。

3 企業(yè)采辦合同管理的特點及重要性

3.1 采辦合同工期的不確定性

在每一個采辦合同中，參與到合同中的人員很多，例如甲方、承包方、施工方、供應商等等，因主觀或者客觀原因，很難保證每一個環(huán)節(jié)都能按照項目原有的計劃進度實施。這將導致項目工期延長，大幅增加投入的人、物、料成本。

3.2 采辦合同管理的系統(tǒng)性

一個采辦合同的完成，涉及多個部門，例如技術部、計劃財務部、審計監(jiān)察部、法律部、各需求部門等等。涉及如此多的部門，如何能實現(xiàn)合同信息在各部門間有效地傳遞共享，提高合同審批簽訂效率的同時，并能夠做到合規(guī)合法，這是采辦合同管理的核心。

3.3 企業(yè)采辦合同管理的重要性

對于市場來說，采辦合同管理的意義在于提高企業(yè)的履約率，提高企業(yè)的誠信度，樹立企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)立足于市場，實現(xiàn)長遠發(fā)展。

對于企業(yè)來說，采辦合同管理的意義在于一方面提高了企業(yè)管理水平，提高了企業(yè)競爭力；另一方面提高了企業(yè)的履約能力及自我保護能力，避免了不必要的經濟損失。

4 我國企業(yè)采辦合同管理存在的不足

4.1 合同管理制度不健全，權責不明確

企業(yè)的采辦合同管理制度是一個企業(yè)合同簽訂、執(zhí)行的重要依據，對企業(yè)的合同管理工作起著綱領性的作用。但有一些企業(yè)的制度還不太完善，甚至存在漏洞和沖突，使企業(yè)在經濟活動中承擔風險。部分企業(yè)由于沒有一個好的制度，導致各部門的職責劃分不清、職責分工不明確，甚至還存在矛盾和沖突。

4.2 注重采辦合同的審批，忽視了合同的執(zhí)行

目前來說，大部分企業(yè)都將監(jiān)控的重點放在了合同起草、合同審批階段，而忽視了合同的執(zhí)行階段。主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是不能及時簽訂變更合同，等到結算階段，才發(fā)現(xiàn)工作變更了，無法結算；二是合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)違約現(xiàn)象，給自己的企業(yè)帶來損失，但忽略了索賠的有效期，導致無法正常維護自己的合法權益；三是合同檔案管理得不到重視，應該留存的資料沒有留存好，致使以后出現(xiàn)糾紛時拿不出證據。就是因為企業(yè)忽視了合同的執(zhí)行管理，從而導致產生了以上的各種問題。

5 加強企業(yè)采辦合同的管理

企業(yè)的采辦合同管理制度是一個企業(yè)合同簽訂、執(zhí)行的重要依據，對企業(yè)的合同管理工作起著綱領性的作用。企業(yè)進行合同管理體系的建設時，應該根據企業(yè)的組織架構，完善各部門的職責，使合同管理的職責落實到每個人身上，合情合理地讓每個人都參與其中。建立科學合理的采辦合同管理制度，在管理上要權責明確、規(guī)范科學、程序簡潔明了，確保各項程序都有法可依。采辦合同管理應實行統(tǒng)一管理模式、建立高效實用的管理臺賬、各部門職責明確[2]。

5.1 建立采辦合同簽訂前的審查制度

對采辦合同簽訂前的審查，應包括三個方面。一是合同的相對方的資質審查，包括是否有履約能力、是否有違法記錄等等。二是合同內容是否嚴謹，主要包括文字是否有歧義，雙方權利義務是否具體明確，合同是否有缺陷，有漏洞。三是我方執(zhí)行能力審查，是否具有履行該合同的人員、設備、物資等。通過建立采辦合同審查制度，可以事前就將合同風險分析清楚，待合同簽訂時就可以使我方處于有利地位。

5.2 全面推行采辦合同的全流程管理

隨著我國經濟的快速發(fā)展，企業(yè)合同的簽訂、管理也面臨著各種各樣的風險。一個對合同管理進行從訂立到執(zhí)行結束全方位監(jiān)控的企業(yè)，可以在市場競爭中占據優(yōu)勢地位。在合同簽訂前，采辦合同管理人員應當會同本公司業(yè)務部門人員、技術人員、財務人員、審計師等對合同相對方的資質進行審核把關，對他的履約能力、誠信度進行充分調研[3]。必要時，還應進行現(xiàn)場調研，沒有問題后，應組織相關各方，根據業(yè)務實際情況，進行合同的編制。企業(yè)還可以建立示范合同文本庫，使合同文本更加標準化，減少合同簽訂時的漏洞。如果使用的是相對方的版本，就要對合同進行認真研究，確保其可行性，檢查是否有不利于我方的條款，或者是不是存在平等條款。

5.3 加強相關人員法律培訓教育與隊伍建設

企業(yè)采辦合同管理工作做得成功與否,除了制度的保障以外，合同管理人員自身水平的高低，也對合同管理的質量有著影響。第一，在一般大中型企業(yè)，專業(yè)的合同管理人員選拔時，需要法律本科以上學歷，或者有相關的從業(yè)資格證，有相關工作經驗，對企業(yè)的合同管理有相當的了解的應聘者擇優(yōu)錄取。不能簡單地將法律方面的工作外包給律師事務所。第二，定期對采辦合同管理人員進行相關業(yè)務知識的培訓，除了合同法、經濟法等相關法律法規(guī)方面的培訓，還要加強企業(yè)管理方面的知識、企業(yè)所在行業(yè)標準等相關知識的培訓。第三，定期到各需求部門、業(yè)務部門進行深入調查研究，了解各部門真實需求，企業(yè)真實操作流程，更好地將業(yè)務與合同管理相聯(lián)系，做到融會貫通。

5.4 嚴格進行合同交底

應該有專職的合同管理人員向項目經理、安全管理人員、合同執(zhí)行人員進行交底，交代合同背景、合同工作范圍、合同執(zhí)行期限、合同風險防范措施等，對于合同執(zhí)行過程的風險點進行重點闡述，并形成記錄，與合同文本一同存檔，形成完整的合同檔案。

6 結語

總之，合同管理是一個系統(tǒng)而又煩瑣的工作。因此，企業(yè)不僅要重視對合同審批、簽署的管理，也要關注對合同簽訂后執(zhí)行的管理。對合同的管理也要從上到下，貫穿各個部門，發(fā)揮企業(yè)共同的力量，齊心協(xié)力、力求嚴謹完善，一起做好管理工作。不僅要嚴格管理，也要不斷地對合同管理工作進行研究，以適應不斷變化的市場經濟形勢，提高企業(yè)自身的競爭力。