小微企業(yè)建立檔案管理對其自身發(fā)展的重要作用

曹向玲

（濱州市水利資源開發(fā)建設(shè)中心，山東 濱州 256600）

1 我國小微型制造企業(yè)的現(xiàn)狀

根據(jù)《關(guān)于印發(fā)中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的通知》（工信部聯(lián)企業(yè)【2011】300號）文件劃分，我國小型微型企業(yè)占我國企業(yè)總數(shù)的98%，小微企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了支撐推動的重要作用，其在國民經(jīng)濟(jì)中占據(jù)著越來越重要的地位，遍布我國城鄉(xiāng)，成為我國和諧發(fā)展的重要橋梁。小微企業(yè)在改善民生解決富余勞動力，增加城鎮(zhèn)低收入群體方面起到了重要的作用，小微型企業(yè)在發(fā)展過程中也存在著很多的問題，發(fā)展基礎(chǔ)薄弱、體系不完善、競爭激烈等因素對自身的快速長期穩(wěn)定發(fā)展受到了一定的制約。2011年11月以來，國務(wù)院已經(jīng)多次召開常務(wù)會議專題研究支持小型微型企業(yè)健康發(fā)展的財稅金融政策。小微型制造行業(yè)普遍存在缺乏科研投入和技術(shù)儲備，產(chǎn)品單一，缺少科學(xué)的統(tǒng)籌和健全的經(jīng)銷服務(wù)體系，渠道單一的問題，在開拓發(fā)展的過程中需要付出更多更大的代價。多數(shù)小微企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較單一，檔案管理意識比較單薄，企業(yè)負(fù)責(zé)人對檔案管理工作也比較陌生，不了解檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用[1]，有的公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中因?qū)緝?nèi)部的重要文件材料保管不善造成丟失或者泄密，甚至被竊取，給公司造成了無法挽回的損失。近年來，國家對檔案信息保密工作要求越來越嚴(yán)格，而我們現(xiàn)在很多企業(yè)公司對檔案管理信息管理保密等工作依然不夠重視。

2 建立檔案管理在小微企業(yè)發(fā)展管理中的必要性

我國小微型制造企業(yè)多數(shù)是家族式管理，一人擔(dān)負(fù)著多種角色，小微企業(yè)的管理決策多數(shù)只由決策者一個人決定，決策者通常會把主要精力投入在生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)效益和公司發(fā)展中去，小微企業(yè)往往人少事雜，公司決策者無法暇顧公司的軟實力方面的建設(shè)與管理，更對辦公室文件資料管理專業(yè)的管理人員不夠重視，臨時性、隨機(jī)性的決策居多，這種決策機(jī)制在公司發(fā)展初期無法顯現(xiàn)其弊端，在以后公司規(guī)模擴(kuò)大后就會顯現(xiàn)出管理混亂、沒有發(fā)展規(guī)律可循的狀態(tài)，一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、成本、銷售、技術(shù)資料人力資源等方面的材料都是企業(yè)成長的痕跡，是經(jīng)過多次的勝敗得到的寶貴實踐經(jīng)驗，也是一個企業(yè)繼續(xù)向前發(fā)展的基礎(chǔ)，特別是公司核心方面的資料，既是公司的重要機(jī)密又關(guān)乎著公司發(fā)展的進(jìn)度，如果這些資料能得到妥善的保管，可以為公司以后繼續(xù)擴(kuò)大發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。

3 重視建立檔案的各項規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)必須要重視檔案管理的統(tǒng)一和整體。最主要的是進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，即對檔案進(jìn)行綜合性管理，企業(yè)可以成立一個綜合檔案管理部門，制定統(tǒng)一制度和標(biāo)準(zhǔn)，缺乏建立檔案管理意識是小微企業(yè)管理的一個普遍問題，很多企業(yè)重要的文件資料、數(shù)據(jù)資料都會在辦理完畢后在企業(yè)負(fù)責(zé)人處堆積存放，時間久了就會出現(xiàn)想查閱找不到文件，重要文件資料混在廢紙堆里被塵封堆積的現(xiàn)象。檔案意識淡薄、管理缺位，企業(yè)形成的文書、科技、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)往來的文件資料等隨著時間的推移，人員的變動都會造成文件材料的缺失、不完整，對公司的發(fā)展造成一定的影響。建立完善紙質(zhì)、數(shù)字化檔案管理的各項規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)就是防止重要文件損壞丟失或者泄密，進(jìn)而為公司的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

4 加強(qiáng)小微企業(yè)檔案管理的幾點建議

①小微企業(yè)負(fù)責(zé)人和全體員工的支持和理解是建立企業(yè)檔案管理的重要依據(jù)。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，不是一個或幾個人就能完成的工作，文件材料的收集需要公司各個部門的配合，在公司生產(chǎn)經(jīng)營中形成的各類信息、數(shù)據(jù)、電子文件、紙質(zhì)文件、實物等所有的資料都交給兼職或者專職的檔案管理人員來分門別類地進(jìn)行整理、立卷歸檔。②檔案的收集、整理、立卷歸檔的主要目的是為了利用，因為人員經(jīng)費等原因，檔案行政管理部門很少對小微企業(yè)的檔案進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，甚至也沒有適用于民營小微企業(yè)檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)[2]。在這樣的情況下，企業(yè)的檔案管理工作人員應(yīng)該積極主動地利用檔案行政管理部門的資源，積極請教探討，對自己公司形成的檔案進(jìn)行合理規(guī)范的分類保管。檔案管理信息化是檔案利用的重要途徑，保管就是為了利用，企業(yè)檔案管理人員可以利用現(xiàn)代化管理技術(shù)加強(qiáng)對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，充分挖掘檔案信息資源的價值，實現(xiàn)信息覆蓋，發(fā)揮檔案資源整體作用，促進(jìn)檔案信息資源共享。

5 企業(yè)檔案在企業(yè)信息化發(fā)展中的作用

小微企業(yè)家族式的管理，缺少專業(yè)的管理人員，生產(chǎn)、銷售帳目不規(guī)范。很多經(jīng)營者靠的是單一技術(shù)方面的專長，卻缺少總體上的策略謀劃和產(chǎn)品營銷方面的市場化運(yùn)作，很難采用現(xiàn)代化的管理，日常生產(chǎn)經(jīng)營帶有很大的隨意性、盲目性。當(dāng)前，加強(qiáng)檔案信息工作的建設(shè)，利用公司發(fā)展中形成的檔案信息資料做深度挖掘利用，鏈接加入地方小微企業(yè)服務(wù)數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)信息收集統(tǒng)計制度，整合信息資源，多方收集信息。小微企業(yè)信息技術(shù)的運(yùn)用、檔案信息系統(tǒng)的建立有助于公司領(lǐng)導(dǎo)能及時準(zhǔn)確地掌握企業(yè)發(fā)展運(yùn)行中的偏差，并可以及時糾正。而對內(nèi)部的整體運(yùn)行也有充分了解，信息的積累能幫助領(lǐng)導(dǎo)做出適合企業(yè)擴(kuò)大發(fā)展的戰(zhàn)略決策。信息技術(shù)主要為企業(yè)發(fā)展提供助力，通過信息技術(shù)可以整合調(diào)整企業(yè)管理、資金、人力等，在信息共享、信息實時傳遞、信息挖掘分析，為企業(yè)各個層面決策提供事實數(shù)據(jù)支持的同時，優(yōu)化企業(yè)流程，降低各個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)成本，加快資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)利潤率，所有的這些工作都是以大量的檔案收集管理工作為基礎(chǔ)，從而為企業(yè)發(fā)展提供真實有效的幫助。

6 企業(yè)檔案的保密與利用

保護(hù)有用的檔案信息不被泄露是企業(yè)檔案管理中最重要的工作之一。在檔案管理中，對有密級的檔案資料和信息要有定義，加強(qiáng)識別和管理，識別檔案資料泄密和竊取的途徑，相對應(yīng)地制定并落實好保護(hù)措施。在重要文件利用的過程中，檔案管理工作人員要全程對所有對外傳輸?shù)耐緩?，包括網(wǎng)絡(luò)、移動存儲、藍(lán)牙、打印/刻錄等傳輸方式進(jìn)行監(jiān)控，防止非法的傳輸，此外，對檔案資料信息本身進(jìn)行加密或打標(biāo)記，這樣就算信息傳輸?shù)酵獠恳矡o法被非法利用，或者被強(qiáng)行利用后能追溯到非法源頭。企業(yè)重要的涉密檔案管理通常會人不離檔案，人在檔案在。做好企業(yè)檔案或信息的保密工作，一方面應(yīng)做好檔案材料的統(tǒng)一存儲管理和權(quán)限管理，讀寫權(quán)限細(xì)化到不同部門、用戶角色組或者個人等，另一方面則是對存儲介質(zhì)本身的防護(hù)，包括系統(tǒng)管理權(quán)限、數(shù)據(jù)庫查看權(quán)限、賬號密碼要求、磁盤加密、存儲介質(zhì)加密、數(shù)據(jù)擦除等。信息傳輸過程是最容易破壞保密性的，包括內(nèi)部傳輸和外部傳輸，其中，內(nèi)部傳輸指在可控區(qū)域內(nèi)的信息流轉(zhuǎn)，也就是橫向擴(kuò)散存在著很大的風(fēng)險。涉密檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和敏銳的警惕性，因為一旦重要的檔案信息資料泄密有可能對公司的發(fā)展造成致命的打擊，因此，應(yīng)做好企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)的發(fā)展助力。

7 結(jié)語

小微企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了重要的支撐作用，其生產(chǎn)經(jīng)營范圍覆蓋了社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，是經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的重要的推動力量。做好小微企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行管理工作，有助于小微企業(yè)在嚴(yán)峻的生存環(huán)境中健康良好地發(fā)展。