高校會計(jì)檔案強(qiáng)化管理路徑探討

張霞

（西北民族大學(xué)，蘭州730030）

1 引言

習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，規(guī)律得以認(rèn)識，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展”。會計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理過程中最具說服力的憑證，是重要的信息資源，是財(cái)務(wù)和會計(jì)工作的重要基礎(chǔ)，因此，做好會計(jì)檔案工作具有重要意義。近年來，高校以高度的政治責(zé)任感和歷史使命感，加強(qiáng)會計(jì)檔案工作，不斷提高會計(jì)檔案工作水平，為高校事業(yè)發(fā)展提供良好服務(wù)。

2 高校會計(jì)檔案的價(jià)值及其構(gòu)成

2.1 會計(jì)檔案的價(jià)值

會計(jì)檔案的價(jià)值是指會計(jì)檔案對人類社會的現(xiàn)實(shí)實(shí)踐活動和長遠(yuǎn)的歷史文化建設(shè)所具有的積極意義。它是由各種有用性和有益構(gòu)成的一個(gè)概念體。但是應(yīng)當(dāng)注意的是，會計(jì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生根源，是各種會計(jì)記錄、會計(jì)文件的形成者以及會計(jì)檔案管理者等社會活動主體的各種有效付出的凝結(jié)。其中包括了這些社會主體的創(chuàng)造性勞動、智慧、經(jīng)驗(yàn)、知識、辛勞等。因此，會計(jì)檔案的價(jià)值實(shí)質(zhì)上是反映了廣大會計(jì)工作者、檔案工作者同其他社會時(shí)間主體之間的一種交互關(guān)系。認(rèn)識到會計(jì)檔案價(jià)值的這種本質(zhì)規(guī)定性，對于我們重視會計(jì)人員和會計(jì)檔案人員等社會群體所承擔(dān)責(zé)任的社會存在必要性，是十分有益的[1]。

2.2 會計(jì)檔案的價(jià)值構(gòu)成

會計(jì)檔案是制定財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源；是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證；是研究社會經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)源；是開展歷史研究的記憶庫；是儲備會計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。

3 當(dāng)前我國高校會計(jì)檔案管理的主要問題

3.1 重視不足，沒有相應(yīng)管理機(jī)制

高校不能夠適應(yīng)新時(shí)代檔案工作要求，未完善會計(jì)檔案工作體制機(jī)制。如：高校未成立相應(yīng)檔案工作委員會和會計(jì)檔案工作組，未明確會計(jì)檔案牽頭組織、業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、相關(guān)參與部門等，始終未形成黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、專人管理、齊抓共管的工作格局。此外，沒有制定本單位本部門的《**檔案管理辦法》《**會計(jì)檔案管理辦法》《**會計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》等規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則，無法做到會計(jì)檔案工作有法可依、有章可循。

3.2 管控不嚴(yán)，水平落后

鑒于會計(jì)檔案真實(shí)、完整、可用和安全的特殊性，高校應(yīng)對其歸集、整理、保管、移交和利用等各環(huán)節(jié)均實(shí)施嚴(yán)格管控。

①檔案歸集環(huán)節(jié)。在完成網(wǎng)絡(luò)預(yù)約之后，報(bào)銷人員未能夠提供完備的原始憑證，按規(guī)范粘貼好票據(jù)和其他所需材料；經(jīng)會計(jì)審核通過、出納支付后，財(cái)務(wù)人員未能將憑證按順序排列、保管，存放于憑證柜。②檔案整理環(huán)節(jié)。每月因各種原因，未能在會計(jì)憑證稽核完成后及時(shí)裝訂，未及時(shí)編寫總冊號和分冊號，并按月清點(diǎn)、移交；會計(jì)賬簿等其他資料未要求經(jīng)辦人適時(shí)歸集、分類、整理、編目，按年清點(diǎn)、移交。③檔案保管環(huán)節(jié)。會計(jì)檔案在未指定的分類庫柜存放，對防火、防盜、防損等工作不夠重視，對電子文檔載體和環(huán)境未開展不定期檢查。④檔案移交環(huán)節(jié)。未設(shè)置會計(jì)檔案盤查期，對未裝訂會計(jì)檔案沒有逐一登記。⑤檔案利用環(huán)節(jié)。未設(shè)置會計(jì)檔案調(diào)閱審批制度，沒有“接單—登記—調(diào)閱—清點(diǎn)—移交—簽字”等流程；調(diào)閱期間，未安排專人管理。

3.3 缺乏先進(jìn)的管理設(shè)施，信息化要求差距大

部分高校未配備電腦等先進(jìn)的設(shè)施，更不了解信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)等先進(jìn)的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯(cuò)誤率高，而且大量的資料無法及時(shí)歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展，更不適應(yīng)于信息化的要求。

4 高校會計(jì)檔案管理的強(qiáng)化對策建議

4.1 建立規(guī)范、科學(xué)、安全的會計(jì)檔案管理體系

一是會計(jì)檔案移交傳遞過程中做到權(quán)責(zé)明晰、有序傳遞、移交規(guī)范，有力保障了會計(jì)檔案的正確率、及時(shí)率、完整率，達(dá)到會計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。二是按部門屬性、業(yè)務(wù)類別、內(nèi)容等歸置與重點(diǎn)檔案單獨(dú)整理相結(jié)合，分類裝訂成冊，為后期檔案調(diào)閱提供便利。三是會計(jì)檔案歸檔和查閱等各環(huán)節(jié)確立了規(guī)范的程序和嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，在會計(jì)檔案傳遞過程中從未發(fā)生遺失、泄露、毀損等問題[2]。

4.2 建立和完善會計(jì)檔案工作制度

現(xiàn)有會計(jì)檔案工作制度主要適用于傳統(tǒng)、紙質(zhì)原始憑證、賬簿、報(bào)表和其他財(cái)務(wù)資料的檔案管理，隨著政府會計(jì)制度的實(shí)施、電子票據(jù)的推廣、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成、賬務(wù)處理的網(wǎng)絡(luò)化，必將產(chǎn)生對大量核算軟件、電子文檔、數(shù)據(jù)文件及相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)載體管理的制度缺失。因此，審視現(xiàn)有制度，立足服務(wù)工作實(shí)際，高校須建立健全在財(cái)務(wù)信息化背景下的會計(jì)檔案收集、整理、保管、交接、查閱、移交和利用等方面的制度。

4.3 打造會計(jì)檔案工作團(tuán)隊(duì)

推動會計(jì)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，關(guān)鍵在人，關(guān)鍵在團(tuán)隊(duì)。打造一支政治過硬、愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)高效的會計(jì)檔案工作團(tuán)隊(duì)，是做好會計(jì)檔案工作的重要保障，決定了會計(jì)檔案質(zhì)量的高低。為此，高校應(yīng)圍繞會計(jì)檔案工作，以思想政治建設(shè)為基礎(chǔ)，以繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)為手段，以能力建設(shè)為核心，以重點(diǎn)培養(yǎng)和輪訓(xùn)相結(jié)合，把隊(duì)伍建設(shè)融入到業(yè)務(wù)工作中去。大力加強(qiáng)“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型”會計(jì)檔案隊(duì)伍建設(shè)，對內(nèi)提高團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，對外樹立良好形象，著力提高服務(wù)水平。

4.4 構(gòu)筑會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫

國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、偏平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)推動會計(jì)檔案由傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并通過云端實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息隨需訪問。高?？梢酝ㄟ^影像識別系統(tǒng)對各類原始憑證影像化，在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的基礎(chǔ)上構(gòu)筑會計(jì)檔案工作數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，高度共享、便捷使用，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“信息庫”，釋放會計(jì)檔案資源的巨大潛能，便捷廣大師生、服務(wù)高校決策、優(yōu)化管理。

4.5 順勢而為，適應(yīng)信息化要求

隨著低碳環(huán)保理念深入人心，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和電子票據(jù)的推廣，電子檔案越來越被認(rèn)可、接受，對會計(jì)檔案工作也提出了新的要求，加速推進(jìn)會計(jì)檔案工作信息化建設(shè)刻不容緩。對此，學(xué)校認(rèn)真總結(jié)前期工作經(jīng)驗(yàn)，廣泛調(diào)查研究，進(jìn)一步明確路線圖，重構(gòu)管理模式、服務(wù)理念和工作方式，將會計(jì)檔案工作信息化納入規(guī)劃與建設(shè)之中。

5 結(jié)語

當(dāng)前高校會計(jì)檔案管理工作處于不斷的改革與發(fā)展中，這將對高校會計(jì)檔案管理工作提出更深層次的要求。因此，高校管理層與財(cái)務(wù)工作者務(wù)必與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)作用，善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷進(jìn)行高校會計(jì)檔案管理體系的健全，保障會計(jì)檔案管理工作能夠科學(xué)有序的展開，從而促進(jìn)高校會計(jì)檔案管理水準(zhǔn)的不斷提升。