對(duì)高校財(cái)務(wù)工作中電子發(fā)票運(yùn)用的思考

馬尚

（安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)，安徽 蚌埠 233030）

1 電子發(fā)票的內(nèi)涵與特征

1.1 電子發(fā)票的內(nèi)涵

電子發(fā)票是發(fā)票的電子化存在形式，包括發(fā)票使用、管理全過程的電子化。電子發(fā)票不依托任何紙質(zhì)憑證，獨(dú)立以數(shù)據(jù)電文形式存在，內(nèi)容包含交易雙方購(gòu)銷商品，提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有細(xì)節(jié)信息，具備發(fā)票的完備形式，滿足作為商事憑證、會(huì)計(jì)憑證和稅務(wù)憑證的要求[1]。

1.2 電子發(fā)票的特征

1.2.1 發(fā)票使用管理過程的全電子化

發(fā)票使用管理過程的全電子化，是電子發(fā)票最基礎(chǔ)也是最重要的特征，包含發(fā)票發(fā)行印制、領(lǐng)用領(lǐng)購(gòu)、開具保存、獲取傳輸、查詢的電子化等。

1.2.2 過程去紙化

電子發(fā)票的去紙化不等于無紙化，去紙化意味著電子發(fā)票在其使用、管理的全過程都應(yīng)該全部或部分實(shí)現(xiàn)電子化。一方面符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代稅控的信息化管理，另一方面也符合厲行節(jié)約，建設(shè)生態(tài)文明的時(shí)代要求。

1.2.3 平臺(tái)集中化

電子發(fā)票需要一個(gè)功能完備、性能優(yōu)越、可覆蓋海量用戶使用的集中系統(tǒng)和平臺(tái)，以供支撐電子發(fā)票的整體構(gòu)架。電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)包括電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)和稅務(wù)管理后臺(tái)兩個(gè)部分，前者負(fù)責(zé)電子發(fā)票的開具等功能，后者負(fù)責(zé)電子發(fā)票的監(jiān)管等功能。

2 電子發(fā)票入賬的挑戰(zhàn)

2.1 重復(fù)報(bào)銷

一方面，電子發(fā)票由商家開具，提供給購(gòu)買者的通常是PDF文件，無論是何種格式，就如一張圖片，可多次打印，且多次打印均一模一樣。電子發(fā)票雖與紙質(zhì)發(fā)票都有發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼等檢驗(yàn)真?zhèn)?、唯一性的?biāo)識(shí)，可是在報(bào)銷環(huán)節(jié)中，紙質(zhì)發(fā)票一經(jīng)入賬，無法由報(bào)銷人取回重復(fù)報(bào)銷，而電子發(fā)票因自身可多次打印的特點(diǎn)，若繼續(xù)沿用紙質(zhì)發(fā)票在領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)監(jiān)管方面的報(bào)銷制度，容易出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的情況。另一方面，電子發(fā)票的可重復(fù)打印特點(diǎn)也會(huì)造成報(bào)銷人非主觀層面的重復(fù)報(bào)銷行為。紙質(zhì)發(fā)票會(huì)隨著報(bào)銷結(jié)束而留存于會(huì)計(jì)檔案中，而電子發(fā)票的出現(xiàn)，報(bào)銷人忘記本次報(bào)銷的電子發(fā)票已經(jīng)報(bào)銷，造成重復(fù)打印的局面，進(jìn)而導(dǎo)致重復(fù)報(bào)銷。

2.2 真?zhèn)坞y辨

機(jī)打發(fā)票為稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)網(wǎng)開具，一般情況下對(duì)票據(jù)的合法性無法造假。故而接收機(jī)打發(fā)票對(duì)于財(cái)務(wù)監(jiān)督審核來說幾乎沒有造成額外的壓力和工作量。而核查電子發(fā)票的真?zhèn)?，擠占了財(cái)務(wù)人員處理業(yè)務(wù)的時(shí)間，增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，為會(huì)計(jì)核算工作增加了難度。

電子發(fā)票是一個(gè)電子文件，可以對(duì)其進(jìn)行PS處理，一旦對(duì)其金額、單位等信息進(jìn)行修改，便加大了發(fā)票核查風(fēng)險(xiǎn)。惡意報(bào)銷人通過簡(jiǎn)單的PS操作便可修改電子發(fā)票內(nèi)容，蒙混過關(guān)便獲得套取資金的不法得利。而財(cái)務(wù)人員面對(duì)被修改的電子發(fā)票需要花費(fèi)時(shí)間、精力去官網(wǎng)核查，而且發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼等標(biāo)識(shí)一長(zhǎng)串?dāng)?shù)字在輸入環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，加大了核查的難度。如果財(cái)務(wù)人員未能發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票已被修改而進(jìn)行核算入賬，這不僅是惡意報(bào)銷人的責(zé)任更是財(cái)務(wù)人員的過失，審計(jì)財(cái)務(wù)人員難辭其咎[2]。顯然，電子發(fā)票的修改成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于核查成本，修改風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于核查風(fēng)險(xiǎn)。

3 高校電子發(fā)票入賬現(xiàn)狀

3.1 建立臺(tái)賬

許多高校目前對(duì)于電子發(fā)票的報(bào)銷處理多為建立臺(tái)賬、備查簿等人工處理方法，將已審核的電子發(fā)票信息記錄在備查賬簿或Excel文件中，處理含有電子發(fā)票業(yè)務(wù)的單據(jù)時(shí)，還需比對(duì)備查賬簿或Excel文件，防止出現(xiàn)電子發(fā)票的重復(fù)報(bào)銷的情況。此種方法會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間、精力去處理會(huì)計(jì)票據(jù)的基礎(chǔ)性審核工作。由于全部是人工登記，容易發(fā)生漏記、錯(cuò)記的情況，從而失去會(huì)計(jì)審核、監(jiān)督的意義。

3.2 報(bào)銷人誠(chéng)信承諾

還有許多高校對(duì)于報(bào)銷人提供的電子發(fā)票以誠(chéng)信約束來完成對(duì)票據(jù)真實(shí)性、合法性的監(jiān)督。要求報(bào)銷人在打印成紙質(zhì)版的電子發(fā)票空白處手寫“保證不重復(fù)報(bào)銷”并簽名，否則不予報(bào)銷。僅僅將電子發(fā)票提供者的“背書”作為財(cái)務(wù)審核的手段之一，內(nèi)控從何而談？

4 高校電子發(fā)票財(cái)務(wù)管理的應(yīng)對(duì)措施

4.1 制度建設(shè)方面

2015年11月，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布第84號(hào)公告《關(guān)于推進(jìn)通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》。同年12月，中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。這兩項(xiàng)公告為電子發(fā)票入賬及會(huì)計(jì)電子檔案提供了政策依據(jù)，給電子發(fā)票在財(cái)務(wù)中得以運(yùn)用提供了土壤。高校為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的沖擊和影響，應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)家出臺(tái)的新規(guī)章、新辦法，借鑒國(guó)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)先進(jìn)的電子發(fā)票入賬經(jīng)驗(yàn)。更新原有發(fā)票入賬文件，制定新的電子發(fā)票報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，為電子發(fā)票在財(cái)務(wù)管理中提供依據(jù)，做到所有電子發(fā)票報(bào)銷程序有章可循。

4.2 技術(shù)支持方面

面對(duì)電子發(fā)票由其特性衍生出“重復(fù)報(bào)銷、真?zhèn)坞y辨”的財(cái)務(wù)管理困難，從技術(shù)上鎖定電子發(fā)票的唯一性，確定真實(shí)性，是電子發(fā)票入賬難題最直接、最根本的解決辦法。隨著技術(shù)的開發(fā)，不需要財(cái)務(wù)人員建立臺(tái)賬重復(fù)勞動(dòng)，也不需要報(bào)銷人手動(dòng)錄入發(fā)票信息，僅需在手機(jī)或電腦中安裝一個(gè)類似“發(fā)票管家”的軟件，即可完成用戶對(duì)電子發(fā)票的查驗(yàn)、錄入工作。

目前，電子發(fā)票右上角都有一個(gè)二維碼標(biāo)識(shí)，電子發(fā)票上的二維碼記錄著關(guān)于“發(fā)票號(hào)碼、代碼、金額、日期”等最基礎(chǔ)的發(fā)票信息。掃描該二維碼可確定此電子發(fā)票的內(nèi)容及開票單位，從而獲取電子發(fā)票的數(shù)據(jù)流[3]。

“發(fā)票管家”軟件內(nèi)接高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過掃描電子發(fā)票的二維碼抓取發(fā)票關(guān)鍵信息，自動(dòng)錄入財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，生成報(bào)銷單據(jù)，并在附件中顯示原有發(fā)票的PDF或圖片格式文件，供項(xiàng)目簽批領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)審核查驗(yàn)。外接國(guó)稅、地稅部門網(wǎng)上服務(wù)大廳接口，直接對(duì)接官方發(fā)票真?zhèn)尾樵兿到y(tǒng)。當(dāng)高校人員需要報(bào)銷電子發(fā)票時(shí)，只需用手機(jī)掃描電腦中電子發(fā)票的二維碼或直接在手機(jī)中打開電子發(fā)票文件，即可上傳該電子發(fā)票。錄入過程中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)報(bào)銷人上傳的電子發(fā)票進(jìn)行檢測(cè)。該檢測(cè)既是對(duì)電子發(fā)票真?zhèn)涡缘恼鐒e，又是對(duì)是否重復(fù)報(bào)銷的查驗(yàn)。高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)以往已成功報(bào)銷的電子發(fā)票建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄發(fā)票號(hào)碼及代碼，一旦報(bào)銷人錄入的電子發(fā)票與數(shù)據(jù)庫(kù)中的發(fā)票重合，則視為重復(fù)報(bào)銷，報(bào)銷頁(yè)面將出現(xiàn)報(bào)錯(cuò)，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)也不予通過和保存。

4.3 人員培養(yǎng)方面

4.3.1 內(nèi)部人員培養(yǎng)

再先進(jìn)的技術(shù)也需要懂得操作的人來運(yùn)行才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要高校財(cái)務(wù)人員定期維護(hù)，檢測(cè)電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)是否實(shí)時(shí)更新，校驗(yàn)電子發(fā)票報(bào)銷、入賬結(jié)果。隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)人員不僅要具備財(cái)務(wù)方面的知識(shí)，還要掌握如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、電子商務(wù)等各方面的新技能，提高自身在新形勢(shì)下解決新問題的能力。高校財(cái)務(wù)部門也應(yīng)主動(dòng)更新觀念，積極應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)財(cái)務(wù)領(lǐng)域的新挑戰(zhàn)，主動(dòng)擁抱電子發(fā)票全面入賬的新時(shí)代、新機(jī)遇、新成果。

4.3.2 外部人員培養(yǎng)

高校財(cái)務(wù)部門還需對(duì)財(cái)務(wù)外部人員開展系統(tǒng)操作及財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。引導(dǎo)報(bào)銷人正確使用財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)及“發(fā)票管家”軟件，打通電子發(fā)票報(bào)銷的各個(gè)環(huán)節(jié)，解決電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)部門順利報(bào)銷的“最后一公里”。