利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

王士嬌

（遷安市檔案館，河北 遷安064400）

1 引言

大數(shù)據(jù)作為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要應(yīng)用技術(shù)，不僅能夠快速處理日益復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)，而且可以有效保證數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定以及存儲(chǔ)安全，是當(dāng)下眾多領(lǐng)域都在不斷探索和發(fā)掘應(yīng)用創(chuàng)新的重要技術(shù)。以信息管理為核心的檔案管理工作，將大數(shù)據(jù)融入其中可以有效解決面臨的檔案信息量大、復(fù)雜等問題，規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，提高工作效率和服務(wù)能力，是構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系的重要組成部分。

2 利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

檔案管理工作需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，包括工作內(nèi)容與管理模式等多個(gè)方面，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展不僅是因?yàn)槠浔旧砭褪钱?dāng)下社會(huì)發(fā)展的重要應(yīng)用技術(shù)，而且在于大數(shù)據(jù)與檔案管理工作具有密切的關(guān)聯(lián)性，對(duì)于檔案信息整合、資源開發(fā)以及服務(wù)能力提升都有巨大的促進(jìn)作用。

2.1 檔案信息整合需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的接連沖擊，導(dǎo)致檔案管理工作在短時(shí)間沒能及時(shí)進(jìn)行檔案信息的全面轉(zhuǎn)化，進(jìn)而造成很多信息記錄是由紙質(zhì)、圖像、數(shù)據(jù)等多種形式結(jié)合，而且在管理形式上出現(xiàn)各種不同類型、不同數(shù)據(jù)庫下的檔案信息管理，并且彼此間并不能完全兼容，出現(xiàn)孤島型檔案信息分布的情況。借助大數(shù)據(jù)可以盡快整合各類型檔案資源，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，一定程度上可以有效避免出現(xiàn)檔案信息遺漏丟失情況。

2.2 是檔案信息資源充分開發(fā)的需要

檔案管理工作主要就是國家、社會(huì)以及企業(yè)保存檔案信息并提供相關(guān)服務(wù)，機(jī)構(gòu)內(nèi)存儲(chǔ)著豐富的信息資源，但在以往工作中，由于信息處理能力有限，技術(shù)應(yīng)用不足，以及管理人員檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，這些信息資源的價(jià)值沒有被充分發(fā)掘出來，再加上現(xiàn)今更多的數(shù)據(jù)資源源源不斷地融入進(jìn)來，根本不是人力能夠處理完成的，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理分析并整合，盤活所有的檔案信息，將其中的價(jià)值發(fā)揮出來，具有巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益[1]。

2.3 是服務(wù)能力提升的需要

檔案管理工作制度的完善以及工作內(nèi)容的明確都需要利用大數(shù)據(jù)輔助實(shí)現(xiàn)，當(dāng)下的檔案管理已經(jīng)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理，不再是以往簡(jiǎn)單進(jìn)行檔案信息借閱利用，用戶更多的是需要信息的分類整合、資源歸納，需要更加全面系統(tǒng)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。同時(shí)，海量的數(shù)據(jù)處理以及精準(zhǔn)的信息獲取都需要結(jié)合大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)，提高數(shù)據(jù)處理效率以及資源的完整性、促進(jìn)資源存儲(chǔ)成本降低、增加平臺(tái)互聯(lián)等，都能夠促進(jìn)服務(wù)能力提升，這對(duì)于檔案管理及服務(wù)趨向?qū)I(yè)化、規(guī)范化以及高效化都是重要的推動(dòng)力[2]。

3 借助大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新及服務(wù)能力提升的策略

3.1 創(chuàng)新管理工作思維，樹立大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念

在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)的不僅是相關(guān)技術(shù)，更是大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，是對(duì)傳統(tǒng)信息化檔案管理工作的創(chuàng)新，以推動(dòng)檔案管理工作中服務(wù)水平的提高。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，大數(shù)據(jù)理念需要充分融入檔案管理工作中，包括管理人員、管理制度、資源聯(lián)動(dòng)等，更有利于提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果。

首先，管理人員需要在工作中樹立大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，樹立起數(shù)據(jù)就是資源的工作意識(shí)。檔案信息本身就能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，很多社會(huì)中的數(shù)據(jù)也能夠轉(zhuǎn)化為檔案信息作為重要的應(yīng)用資源，所以要對(duì)工作人員多進(jìn)行相關(guān)思維方式以及工作敏感度的培養(yǎng)，使其在工作中不僅要以客戶實(shí)際需求為工作準(zhǔn)則，也要注意對(duì)數(shù)據(jù)資源的整合，進(jìn)行系統(tǒng)化地分析存儲(chǔ)[3]。

其次，在管理制度完善上借助大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念。堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)為體、創(chuàng)新為用的檔案管理制度基礎(chǔ)，充分結(jié)合共享性開發(fā)應(yīng)用理念，在管理制度的完善中秉持?jǐn)?shù)據(jù)開放，并構(gòu)建更加便捷的應(yīng)用模式，如將各類圖形圖表與文字結(jié)合，使信息資源更直觀；再如關(guān)聯(lián)的信息之間建立鏈接通道，使用戶可以更方便快捷獲取相關(guān)資源等。在資源共享過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息管理操控性的加強(qiáng)，促進(jìn)內(nèi)容的完善，使得管理形式在與社會(huì)充分結(jié)合的前提下進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。

最后，大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念在檔案管理資源聯(lián)動(dòng)上的應(yīng)用。不同于以往的檔案管理按照各種小規(guī)模存貯方式結(jié)合信息檢索進(jìn)行檔案的選調(diào)，當(dāng)下社會(huì)中數(shù)據(jù)量大大提高，數(shù)據(jù)內(nèi)容不僅繁多，而且對(duì)于數(shù)據(jù)的檢索獲取都提出更高的要求，傳統(tǒng)的管理模式效率不高，已經(jīng)無法滿足實(shí)際需要。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中應(yīng)建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使檔案處理具備跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫和跨系統(tǒng)的綜合應(yīng)用能力，以確保檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行有效地檢索、管理和應(yīng)用，滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需要。

3.2 創(chuàng)新管理工作內(nèi)容，數(shù)據(jù)化結(jié)合數(shù)字化

檔案信息管理的數(shù)字化是基礎(chǔ)，但是數(shù)據(jù)化應(yīng)是核心，將各種信息轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制數(shù)字結(jié)構(gòu)可以輸入并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，但是如果不轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化，其本身不僅在整理分析上存在困難，而且不容易檢索，對(duì)于用戶信息的索取與利用造成很大阻礙，所以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的結(jié)合是重要的創(chuàng)新內(nèi)容。數(shù)字化在進(jìn)行管理和信息安全存儲(chǔ)上有很好的應(yīng)用效果，而數(shù)據(jù)化在信息分析處理和整合上能發(fā)揮出更高的價(jià)值，所以要利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建起二者之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，構(gòu)建起安全性綜合性兼?zhèn)涞墓芾眢w系。構(gòu)建起以數(shù)字化為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)化分析整理為核心的生命周期的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并在檔案管理者中堅(jiān)持共享與開發(fā)原則，建立起資源收集、資源分析、資源轉(zhuǎn)化、資源管理、提供服務(wù)以及數(shù)字化存儲(chǔ)的科學(xué)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)際的管理工作和具體操作，確保管理工作的質(zhì)量和效率。

3.3 創(chuàng)新管理工作形式，建設(shè)高效服務(wù)平臺(tái)

創(chuàng)新管理工作形式，建設(shè)高效服務(wù)平臺(tái)是提高檔案管理服務(wù)能力的重要環(huán)節(jié)，主要包括三個(gè)方面的建設(shè)工作：管理人員的能力建設(shè)、利用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建智慧檔案管理、落實(shí)管理制度，當(dāng)然這三個(gè)當(dāng)面多少與管理工作理念、管理工作內(nèi)容的創(chuàng)新有所關(guān)聯(lián)，一者是能力提升的基礎(chǔ)，二者是促進(jìn)服務(wù)能力更好發(fā)揮。

管理人員的能力建設(shè)，需要在大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念的基礎(chǔ)上進(jìn)行，經(jīng)常性進(jìn)行專業(yè)技術(shù)和服務(wù)能力的培養(yǎng)，多給予管理人員學(xué)習(xí)和開拓視野的機(jī)會(huì)，并注重以人為本理念，健全人才培養(yǎng)機(jī)制，營(yíng)造良好的人才發(fā)展氛圍。同時(shí)，根據(jù)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展以及檔案管理部門實(shí)際的情況實(shí)現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型，跟緊社會(huì)發(fā)展，打造一批檔案管理中堅(jiān)力量。

智慧檔案管理的建立，結(jié)合社會(huì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用，打造智慧檔案管理模式。一是通過在線管理系統(tǒng)，對(duì)用戶信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，根據(jù)用戶各種檔案信息的利用率，進(jìn)行檔案資源的合理配置，優(yōu)化檔案管理服務(wù)內(nèi)容；二是借助大數(shù)據(jù)分析，構(gòu)建滿足不同客戶需求的個(gè)性化服務(wù)項(xiàng)目，并打造全面的檔案資源管理平臺(tái)，盡可能多地滿足用戶需求。

落實(shí)管理制度，管理制度創(chuàng)新與落實(shí)是保證服務(wù)工作效果充分發(fā)揮的關(guān)鍵內(nèi)容，在具體工作中，需要建立詳細(xì)的制約機(jī)制，以健全剛性的考評(píng)制度作為核心，結(jié)合嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展與服務(wù)工作提供堅(jiān)實(shí)的保障基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的效果得到充分的發(fā)揮。

4 結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式創(chuàng)新和提高服務(wù)能力必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)應(yīng)用，不僅是重要技術(shù)，更是相關(guān)發(fā)展理念，結(jié)合管理內(nèi)容與管理形式上的創(chuàng)新，共同打造完整高效的檔案信息管理與服務(wù)平臺(tái)。同時(shí)，在未來的發(fā)展過程中，仍舊需要有效結(jié)合當(dāng)下新技術(shù)新理念的出現(xiàn)，緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐進(jìn)行管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，保持健康穩(wěn)健的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。