大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探析

吳微，陳陽

（武漢市規(guī)劃研究院，武漢 430010）

1 引言

歷史的齒輪不斷向前滾進，在我國社會不斷發(fā)展的今天，由于城鄉(xiāng)建設(shè)所產(chǎn)生的大量信息數(shù)據(jù)需要記載，所以檔案管理的必要性不言而喻，在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生為檔案管理帶來了福音，使檔案管理能夠高效率、高質(zhì)量地完成，但是同時大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生也為檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來了機遇與發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

2.1 大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使檔案管理能夠高效率完成

在進行檔案管理時，由于有大量的數(shù)據(jù)需要整合記錄，所以大數(shù)據(jù)的應(yīng)用大大提高了檔案管理工作的效率，并且節(jié)省人力資源使得檔案管理工作的成本大大降低。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅需要大量人力資源，它所產(chǎn)生的檔案也是數(shù)不勝數(shù)，需要大量的空間來承載，但是使用大數(shù)據(jù)進行檔案管理，大大節(jié)省了檔案管理的保存空間，有效提高了資源的利用率。

2.2 大數(shù)據(jù)能夠提高檔案工作的質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，由于檔案報訊需要一定的空間，如果保存地點發(fā)生意外，如火災(zāi)等情況的發(fā)生，那么檔案的恢復(fù)工作非常困難，數(shù)據(jù)信息的流失非常大，就算能夠有效避免意外情況的發(fā)生，那么隨著時間的推移、紙質(zhì)的老化以及自己的不清晰，也會使大量資料數(shù)據(jù)受到損失，但是如果運用大數(shù)據(jù)進行檔案的保存，就能夠有效避免上述情況的發(fā)生，并且能大大節(jié)省實際空間[1]。

3 在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理面對的挑戰(zhàn)

3.1 信息化建設(shè)勢在必行

傳統(tǒng)的檔案保存模式不僅需要大量的人力物力資源，更需要一定的儲存空間進行文獻(xiàn)保存，不僅檔案保存工作運行麻煩，也不利于進行檔案查詢。但是隨著大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與應(yīng)用，紙質(zhì)模式的保存方法逐漸轉(zhuǎn)換為電子檔案的模式，這樣一來為檔案管理提供了一種更便捷更高效的管理方式。但是在進行模式的轉(zhuǎn)變過程當(dāng)中，應(yīng)要求檔案管理部門進行信息化的建設(shè)，構(gòu)建專門的電子檔案管理系統(tǒng)，這樣一來不僅有利于信息的保存，更有利于查詢者能夠快速有效地查詢資料。除此之外，檔案管理的員工也應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思維，通過自身的學(xué)習(xí)與提高，為檔案管理作出更多的貢獻(xiàn)與服務(wù)。

3.2 在進行檔案管理時檔案信息安全意識不足

在檔案管理當(dāng)中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以使檔案信息集中處理，大大加快了檔案管理工作的工作效率與質(zhì)量，可隨之而來的問題便是檔案信息的安全問題。雖然大數(shù)據(jù)既便捷又高效，但是一旦產(chǎn)生信息泄露，那么所造成的損失便是不可逆的。根據(jù)近幾年來的信息時間的報道來看，其根本原因便是人們對于檔案信息管理的不重視，安全保護意識不足，很多信息泄露都是由于檔案工作人員監(jiān)守自盜，除此之外，黑客的入侵竊取也是一個令人擔(dān)憂的安全問題，信息的泄露不僅會使人們的安全及財產(chǎn)受到威脅，更不利于我國和諧社會的構(gòu)建，不利于我國社會的長久治安。

3.3 城建檔案管理現(xiàn)象嚴(yán)重不統(tǒng)一

在我國檔案管理的現(xiàn)狀當(dāng)中，各地政府在進行檔案管理時，都會配備專門的檔案管理部門，可是由于種種原因，專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門形同虛設(shè)，甚至根本沒有建立。例如，在很多城市進行檔案管理時，大多數(shù)都是各自的行政機構(gòu)負(fù)責(zé)各自的檔案管理，或者統(tǒng)一由相關(guān)的最高行政機構(gòu)進行報訊，雖然國家針對檔案管理的相關(guān)政策還未臺，但是由于檔案管理的部門不同，那么檔案信息的格式內(nèi)容都各有千秋，這樣一來不僅不利于各個部門之間建立高效快捷的溝通，更不利于進行信息共享，這就在多重方面增加了檔案管理的人力物力資源，在查詢者進行查詢時不僅耗時耗力，還會產(chǎn)生大量的查詢成本，不利于檔案管理進行。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于大多數(shù)進行檔案管理的工作人員都是年齡偏大的人員，所以在進行大數(shù)據(jù)的應(yīng)用時，管理人員的普遍接受能力較弱，因此，不利于進行大數(shù)據(jù)的應(yīng)用來進行檔案的保存，檔案管理人員的素質(zhì)也難以滿足大數(shù)據(jù)應(yīng)用的要求[2]。在大數(shù)據(jù)的背景下，要想進行檔案管理，那么必須擁有必備的接受新事物的能力與計算機的操作能力，如果管理人員的技術(shù)不達(dá)標(biāo)，那么不僅不會提高檔案管理工作的效率，反而會降低檔案管理工作的效率，使大數(shù)據(jù)沒有在檔案管理工作中得以充分利用。

4 大數(shù)據(jù)時代城建檔案管理完善措施

4.1 加快檔案管理信息化建設(shè)

要想加快檔案管理的信息化建設(shè)，相關(guān)部門的硬件設(shè)施也急需完善，用新的管理設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在進行檔案管理時，需要對硬件設(shè)備進行統(tǒng)一的優(yōu)化更新，一方面可以對現(xiàn)有的資源進行整合處理利用，加強基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案儲存模式，另一方面，可以對相關(guān)的檔案管理軟件進行研發(fā)，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時的管理模式，將具有現(xiàn)代化氣息的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。

4.2 樹立檔案管理的安全意識

在當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時代，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中時必須樹立正確的信息安全意識。大數(shù)據(jù)下的檔案信息不同于紙質(zhì)檔案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果幾乎是不可逆的，雖然災(zāi)害無法使電子信息丟失，但是一旦沒有做好相關(guān)的安全管理工作，黑客入侵等行為也會使信息安全受到嚴(yán)重威脅，所以檔案管理工作人員在進行檔案管理時，一定要提高警惕，在進行檔案信息保存的硬件設(shè)施中，禁止使用與檔案管理工作無關(guān)的功能，時刻檢查防火墻的功能是否完好，避免設(shè)備受到外來入侵。

4.3 提高城建檔案管理的規(guī)范化

大數(shù)據(jù)不僅為檔案管理工作提高了效率與質(zhì)量，更是能有效解決城市中各部門不能統(tǒng)一進行檔案管理的弊端，通過大數(shù)據(jù)進行管理，各個部門之間的信息內(nèi)容形成統(tǒng)一模式，既有利于查詢者高速便捷的查找，更有利于各個部門之間進行信息共享，減少各個部門檔案管理工作的差異化，提高了檔案管理的工作效率[4]。

4.4 對檔案管理工作人員進行專業(yè)培養(yǎng)

無論是利用大數(shù)據(jù)來進行檔案管理，還是利用傳統(tǒng)的模式方法進行檔案管理，無一例外都需要人力資源的支撐。與傳統(tǒng)模式不同的是，在信息化的現(xiàn)在，利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理對人員的專業(yè)性要求更高，因此，相關(guān)部門必須進行有效的專業(yè)人員的培養(yǎng)，首先將傳統(tǒng)的檔案管理思維模式轉(zhuǎn)換，其次對檔案管理工作人員進行計算機技術(shù)的培養(yǎng)，利用講座等方式吸引檔案管理工作人員不斷進行自我提高與完善，最后，一定要注意為檔案管理工作注入新的血液，吸引更多有志向的年輕人參與進來，選拔出優(yōu)秀的檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)型人才。

5 結(jié)語

在信息化社會的不斷發(fā)展之下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用既給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也為其帶來了發(fā)展與機遇，檔案工作要想提高效率與質(zhì)量，那么充分地利用大數(shù)據(jù)以及信息化現(xiàn)代設(shè)施必不可少，檔案管理的相關(guān)部門也應(yīng)該不斷調(diào)整方向與目標(biāo)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，一起為檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。