大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新

曾小輝

（北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院，北京100083）

1 引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，使得人民群眾的生活方式發(fā)生了很大的變化。在高校的發(fā)展中，檔案管理為高校整體發(fā)展水平的提升提供了支持，能夠提供網(wǎng)上資料查閱、檔案接收、信息采集和共享等服務(wù)[1]。高校檔案管理數(shù)據(jù)信息量比較龐大，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式已無法滿足高校數(shù)據(jù)管理工作的實(shí)際要求?；诖耍恼路治鲅芯苛舜髷?shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革與創(chuàng)新。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革

2.1 檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、保存和利用等部分。在開展檔案管理工作之前，相關(guān)人員需要預(yù)判檔案價(jià)值，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和檔案的實(shí)際價(jià)值，明確檔案保存的時(shí)間和方式，由此才能夠開展檔案的收集和整理工作。同時(shí)，在客戶提出服務(wù)要求后，檔案管理工作才能夠進(jìn)入檔案信息利用和使用環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足新時(shí)期的發(fā)展需求，云技術(shù)、計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化檔案儲(chǔ)存的媒介，檔案管理理念發(fā)生了很大變化，越來越注重檔案管理的服務(wù)功能和利用功能。

2.2 檔案大數(shù)據(jù)的采集、處理

首先，整合原有的數(shù)據(jù)。高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)各個(gè)學(xué)員所屬的部門進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔，在根據(jù)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行歸類后建立數(shù)據(jù)庫，隨后將其上交給上級(jí)部門。其次，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)，刪除超過保存年限的數(shù)據(jù)，并規(guī)范現(xiàn)有的數(shù)據(jù)管理模式，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，高校需要利用自身的優(yōu)秀人才和科研成果，研發(fā)安全性高的軟件，并將其用到檔案管理工作中。

2.3 檔案數(shù)據(jù)的歸檔、保存

相關(guān)人員需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置檔案數(shù)據(jù)，并在檔案入庫時(shí)，統(tǒng)一進(jìn)行時(shí)間標(biāo)注，合理地設(shè)置保存期限，確保檔案數(shù)據(jù)查詢的便利性。同時(shí)，還要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，為檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 檔案數(shù)據(jù)的安全性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理數(shù)據(jù)的安全性面臨著很大的挑戰(zhàn)，由于檔案儲(chǔ)存模式的信息化和電子化，黑客的攻擊和病毒軟件的入侵會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺乏一定的安全性。除此之外，儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)的電子設(shè)備的使用年限、技術(shù)條件也給檔案數(shù)據(jù)的安全帶來不利的影響。檔案儲(chǔ)存方式方法不當(dāng)，也會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)的安全，儲(chǔ)存檔案信息的客戶端也是網(wǎng)絡(luò)攻擊的主要對(duì)象，極易出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新

3.1 推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

為了滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，高校需要加大人才、資金的投入力度，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率。例如，檔案管理部門可以增加資金投入，合理地安排資金支出，通過更新并升級(jí)計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備，加強(qiáng)設(shè)備的管理和維護(hù)工作，提升檔案管理的信息化水平[2]。除此之外，高校需要在檔案管理信息化建設(shè)中投入相應(yīng)的資金，積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案管理專業(yè)軟件，完善查詢目錄、搜索引擎等功能，提升檔案管理的整體水平。

3.2 建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

3.2.1 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案的管理和傳輸實(shí)現(xiàn)了電子化和網(wǎng)絡(luò)化，這就需要檔案管理部門購買專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，確保檔案管理和傳輸安全，重視對(duì)安全軟件進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，提升檔案管理的安全性。

3.2.2 檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全

在高校檔案管理過程中，高校需要升級(jí)檔案服務(wù)的客戶端。高校要注重其網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，并應(yīng)用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件、安排專業(yè)人員管理并維護(hù)檔案服務(wù)客戶端。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理建設(shè)工作的有效實(shí)施，高校需要引進(jìn)更多專業(yè)的技術(shù)人員，提高檔案管理人才隊(duì)伍的信息技術(shù)應(yīng)用能力和處理能力。同時(shí)，相關(guān)部門需要定期針對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)活動(dòng)，加大檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，還要實(shí)施繼續(xù)教育，提升檔案管理人員的理論水平和技術(shù)水平，加大一才多用型人員的培養(yǎng)力度，提升檔案管理工作的整體效率[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的檔案管理工作發(fā)生了很大的改變，為了滿足新時(shí)期的發(fā)展需求，檔案管理人員需要樹立全新的管理理念，加大對(duì)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的應(yīng)用力度，建立完善的數(shù)據(jù)庫。在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化的同時(shí)，還需要確保數(shù)據(jù)信息的安全性，提升檔案管理的整體水平和服務(wù)質(zhì)量。