辦公自動化（OA）系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的實踐與應(yīng)用

方靜

（中海油銷售湖北有限公司，武漢430022）

1 引言

在當前新的經(jīng)濟形態(tài)下，市場信息千變?nèi)f化，這對企業(yè)的建設(shè)管理提出了較高要求，只有在掌握大量數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上實現(xiàn)高效的辦公管理，才能為企業(yè)創(chuàng)造豐富的經(jīng)濟效益和社會效益。在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公管理中，紙質(zhì)辦公使得辦公效率較低，且數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)誤差，制約了企業(yè)的進一步發(fā)展?；诖耍琌A 系統(tǒng)在企業(yè)管理中得到了廣泛的應(yīng)用，有效提升了企業(yè)辦公管理的效率和質(zhì)量，對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展意義重大。

2 OA 系統(tǒng)設(shè)計的基本原則

OA 系統(tǒng)通過應(yīng)用信息管理和數(shù)據(jù)集成技術(shù)，實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的資料管理，并保證了企業(yè)辦公資料共享和應(yīng)用的質(zhì)量。現(xiàn)階段，OA 系統(tǒng)是企業(yè)信息管理的核心[1]。在OA 系統(tǒng)設(shè)計的過程中，設(shè)計人員應(yīng)遵循以下原則：

第一，OA 系統(tǒng)應(yīng)具備一定的數(shù)據(jù)管理功能。一方面，在業(yè)務(wù)流管理中，辦公人員在終端設(shè)備上輸入關(guān)鍵詞，即可實現(xiàn)關(guān)鍵詞下所有業(yè)務(wù)流的有效查詢；另一方面，基于OA 系統(tǒng)，管理人員可以將一些無效的業(yè)務(wù)流刪除，實現(xiàn)系統(tǒng)資源高效整合。第二，數(shù)據(jù)集成功能是OA 系統(tǒng)應(yīng)用的基本原則。從本質(zhì)上講，OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成是一個數(shù)據(jù)分析和處理的過程。第三，OA 管理系統(tǒng)研發(fā)應(yīng)用的目的在于實現(xiàn)辦公自動化，提升企業(yè)辦公的效率和質(zhì)量。OA 系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置一定的信息發(fā)布區(qū)域，為企業(yè)的信息發(fā)布和管理搭建平臺，實現(xiàn)決策管理信息的高效傳遞。第四，OA 系統(tǒng)還應(yīng)具備支撐移動辦公的功能，從而滿足員工異地辦公的實際需求。

3 OA 系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的具體應(yīng)用

新時期，隨著辦公智能化的不斷發(fā)展，OA 系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用愈發(fā)普遍，其在改變企業(yè)辦公模式的同時，提升了企業(yè)的辦公效率和質(zhì)量。

3.1 OA 系統(tǒng)的建設(shè)目的

OA 系統(tǒng)是基于企業(yè)ERP 軟件項目管理體制形成的一種全新管理方式。在管理實踐中，其注重質(zhì)量管理體系的構(gòu)建，并充分開發(fā)和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合了市場資源和企業(yè)運行資源，實現(xiàn)了企業(yè)的高效化辦公。從OA 系統(tǒng)的建設(shè)過程來看，其出發(fā)點包括：

第一，全面捕獲和應(yīng)用市場信息。新常態(tài)下，市場信息對于企業(yè)的發(fā)展意義重大。然而，在傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公中，辦公人員對于市場信息的收集、整理、利用能力較弱，制約了企業(yè)的發(fā)展。新時期，進行OA 系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的首要目標就是高效化地采集信息，并實現(xiàn)信息共享。第二，創(chuàng)新企業(yè)工作模式，實現(xiàn)“工作流”的全面優(yōu)化。具體而言，通過借助OA 系統(tǒng)，企業(yè)的各個單位實現(xiàn)高效協(xié)同辦公，在提升企業(yè)辦公效率的同時，降低了企業(yè)的辦公成本，使得企業(yè)管理水平達到全新的高度。

3.2 OA 系統(tǒng)的應(yīng)用功能

與傳統(tǒng)辦公方式相比，OA 系統(tǒng)的功能十分強大，其能有效地滿足當前企業(yè)信息管理的需求，實現(xiàn)企業(yè)日常辦公業(yè)務(wù)的開展和信息的共享及處理。從管理過程來看，個人事務(wù)、項目管理、日常業(yè)務(wù)、論壇管理、系統(tǒng)設(shè)置是企業(yè)OA 辦公系統(tǒng)的五項基本功能。

就個人事務(wù)管理而言，其包含了待辦任務(wù)、日程安排、電子辦公、出差事物等內(nèi)容。在項目管理中，企業(yè)項目管理的內(nèi)容具有繁雜性，即辦公人員不僅要進行設(shè)備管理、車輛管理、招標管理，還應(yīng)注重任務(wù)分配和考勤工作的開展，此外，考核和激勵員工也是項目管理的重要內(nèi)容。利用OA 系統(tǒng)開展日常業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時地更新企業(yè)公告和新聞動態(tài)；建立企業(yè)員工的通訊簿；管理企業(yè)動態(tài)和編制工作計劃，深化企業(yè)文化建設(shè)。論壇管理是企業(yè)員工進行信息交流的重要平臺，在日常管理中，辦公人員既要保證回復(fù)信息的有效性，同時應(yīng)注重對科研生產(chǎn)、質(zhì)量安全、科技情報的保密管理。此外，在OA 辦公系統(tǒng)的設(shè)置中，應(yīng)加強對用戶管理、組織管理、權(quán)限管理等要素的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，提升用戶的辨識度，實現(xiàn)OA 系統(tǒng)的高效管理與應(yīng)用。

3.3 OA 系統(tǒng)的安全管理

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理顯得極為關(guān)鍵?，F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中，在利用OA 系統(tǒng)進行辦公的過程中，應(yīng)注重信息安全的有效控制。一方面，應(yīng)通過B/S 方式實現(xiàn)終端用戶對其數(shù)據(jù)的訪問；另一方面，在用戶訪問過程中，應(yīng)改變傳統(tǒng)的“用戶名+密碼”的訪問認證形式，創(chuàng)新性地使用數(shù)字證書、PKI 技術(shù)進行終端用戶身份的確認，從而防止OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法訪問或破壞，提升OA 系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、有效性。

4 結(jié)論

OA 系統(tǒng)對企業(yè)辦公管理的信息化建設(shè)有較大的影響。在實踐過程中，人們只有充分地認識OA 系統(tǒng)應(yīng)用的必要性，并在信息管理中，注重對OA 系統(tǒng)的應(yīng)用目的、功能和安全進行全面統(tǒng)籌規(guī)劃，才能有效地提升OA 系統(tǒng)的應(yīng)用質(zhì)量，進而在保證企業(yè)辦公效率和質(zhì)量的同時促進現(xiàn)代企業(yè)的有序發(fā)展。