淺析天然氣管道工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中的問(wèn)題與對(duì)策
——從建設(shè)單位檔案員視角

田博匯

（珠海市國(guó)土資源信息檔案中心，廣東 珠海519000）

1 引言

工程檔案是在工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，真實(shí)記載和反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估和日后維護(hù)的重要依據(jù)[1]。本文主要以天然氣管道工程項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案）管理為例，從建設(shè)單位檔案員視角探析工程檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)思考，提出建議。

2 管道工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題

2.1 工程檔案的前端控制力度不足

檔案員在工程檔案歸檔過(guò)程中，不能清楚認(rèn)識(shí)到自身的作用和價(jià)值，認(rèn)為工程檔案歸檔工作是整個(gè)工程項(xiàng)目完成之后才應(yīng)該進(jìn)行的工作，沒(méi)有較早地介入工程項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)工程檔案的形成沒(méi)有進(jìn)行前端控制，往往工程做完了才后知后覺(jué)，對(duì)工程檔案的收集工作具有一定的被動(dòng)性，受牽制于施工單位、設(shè)計(jì)單位甚至過(guò)分依賴(lài)監(jiān)理單位監(jiān)督，導(dǎo)致工程檔案歸檔質(zhì)量不高、歸檔文件內(nèi)容欠缺。

2.2 檔案員因?qū)I(yè)限制難以對(duì)歸檔文件范圍及內(nèi)容進(jìn)行把控

建設(shè)單位檔案員多數(shù)情況下不懂工程，在檢查工程項(xiàng)目歸檔文件時(shí)不能對(duì)歸檔文件范圍及內(nèi)容進(jìn)行把控，如因不熟悉施工工序，無(wú)法判別施工記錄文件的完整性，對(duì)施工表格記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確更是難以判定。如果在施工過(guò)程中，監(jiān)理單位未能履行好監(jiān)理職責(zé)，建設(shè)單位相關(guān)專(zhuān)業(yè)工程師未能及時(shí)督促施工單位完成施工記錄并定期查驗(yàn)，光憑檔案員將難以對(duì)歸檔文件范圍及內(nèi)容進(jìn)行把控，導(dǎo)致工程檔案不能較好地反映出整個(gè)項(xiàng)目的真實(shí)情況。

2.3 歸檔工作具有滯后性

工程檔案收集工作貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目始終，檔案員須從項(xiàng)目立項(xiàng)、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工直到竣工驗(yàn)收各個(gè)階段跟蹤工程檔案資料形成情況，并及時(shí)做好歸檔收集工作。但在實(shí)際操作過(guò)程中，因施工單位先搶工，后補(bǔ)施工記錄的行為屢禁不止，承包商文控管理不嚴(yán)等原因，導(dǎo)致項(xiàng)目承包單位拖交工程資料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，工程檔案收集難度加大，歸檔工作滯后。

2.4 存在竣工檔案未移交城建檔案館現(xiàn)象

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2 號(hào)）中明確規(guī)定：“省以下各級(jí)政府投資主管部門(mén)組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位?！背墙n案館接收的城建檔案范圍包括給水、排水、供氣、供電、電信、工業(yè)輸送、軍事管線等地下管線建設(shè)工程檔案；且建設(shè)單位有義務(wù)按照城建檔案館規(guī)定的期限（如工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)）向檔案館移交竣工檔案。但在實(shí)際操作過(guò)程中，天然氣管道項(xiàng)目多數(shù)情況下是由建設(shè)單位（投資單位）負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)的，項(xiàng)目的竣工檔案對(duì)建設(shè)單位來(lái)說(shuō)無(wú)疑是至關(guān)重要的，考慮某些重要的文件原件只有一份，若移交給城建檔案館，不僅利用不便，還可能影響管道運(yùn)維工作，加之檔案驗(yàn)收是由檔案行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織，在通過(guò)檔案主管部門(mén)組織的檔案驗(yàn)收后，工程項(xiàng)目即可滿(mǎn)足竣工驗(yàn)收的條件，故一些單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后便自留項(xiàng)目竣工檔案進(jìn)行保管和利用，不再向城建檔案館移交，此類(lèi)行為一定程度阻礙了城市地下管線數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建。

3 關(guān)于管道工程項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)工程檔案管理前端控制

①檔案員提早熟悉項(xiàng)目，做好準(zhǔn)備工作。想要管理好工程項(xiàng)目檔案，建設(shè)單位檔案員必須在工程項(xiàng)目開(kāi)始之前就介入整個(gè)項(xiàng)目檔案的管理，檔案員應(yīng)提前熟悉工程項(xiàng)目劃分管理辦法，明確工程項(xiàng)目單項(xiàng)工程、單位工程劃分，還要清楚每個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生的歸檔文件內(nèi)容，并做好工程檔案管理相關(guān)準(zhǔn)備工作。②完善工程檔案管理制度。完善的工程檔案管理制度是開(kāi)展工程檔案管理的基礎(chǔ)，工程項(xiàng)目開(kāi)始前應(yīng)制定完善的工程檔案管理制度，包括但不僅限于《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》《工程檔案分類(lèi)說(shuō)明》《竣工資料編制規(guī)定》等。③檔案管理納入合同條款，實(shí)行前端控制。將工程檔案管理納入合同條款，在施工招投標(biāo)合同中明確以下幾點(diǎn)要求：一是承包商文檔管理經(jīng)理應(yīng)列為項(xiàng)目實(shí)施關(guān)鍵管理人員，具備相應(yīng)從業(yè)管理資格，并受合同中關(guān)鍵人員擅自更換違約條款的約束。二是實(shí)行里程碑付款的合同，增設(shè)“竣工文件全部移交”付款里程碑點(diǎn)，已完整移交竣工文件作為支付此里程碑付款的條件。三是對(duì)承包商未按照規(guī)定的工作進(jìn)度表提交相關(guān)竣工文件的行為，應(yīng)在合同中設(shè)置違約處罰條款。④加強(qiáng)承包商入場(chǎng)前檔案培訓(xùn)。建設(shè)單位檔案員應(yīng)加強(qiáng)承包商入場(chǎng)前檔案培訓(xùn)，在項(xiàng)目人員正式入場(chǎng)前召集各參建單位文控、資料員進(jìn)行培訓(xùn)，交待竣工資料編制的方法規(guī)范，施工、監(jiān)理表格制作注意事項(xiàng)，竣工資料移交應(yīng)滿(mǎn)足的要求等。項(xiàng)目開(kāi)始前，應(yīng)組建檔案人員聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，將各參見(jiàn)單位文控及資料員登記造冊(cè)，并建立檢查與監(jiān)督機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展。

3.2 多途徑提升檔案員檔案管理及工程管理素質(zhì)

①主動(dòng)學(xué)習(xí)工程管理相關(guān)知識(shí)，深入施工現(xiàn)場(chǎng)。建設(shè)單位檔案員應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)工程管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，除檔案管理知識(shí)外，還需熟悉工程項(xiàng)目施工流程，明確施工記錄表格種類(lèi)，了解施工記錄內(nèi)容。②拓寬培訓(xùn)渠道，掌握檔案管理知識(shí)。檔案員應(yīng)通過(guò)多種渠道了解掌握工程檔案管理知識(shí)及檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。渠道一是參加國(guó)家檔案局舉辦的工程項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)課程；二是參加上級(jí)公司舉辦的檔案培訓(xùn)課程；三是前往其他項(xiàng)目公司參觀調(diào)研，獲取檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等。檔案員只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，才能在工程檔案管理過(guò)程中有的放矢。

3.3 制定有效措施杜絕檔案資料拖交現(xiàn)象

①加強(qiáng)參建單位聯(lián)動(dòng)，有效管理工程檔案。建設(shè)單位在組織管理工程檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)參建單位聯(lián)動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理單位、施工單位資料員工作積極性，統(tǒng)籌管理參建單位資料員，設(shè)置檔案工作匯報(bào)程序，制定相關(guān)內(nèi)審及檢查表格。建設(shè)單位檔案員要聯(lián)合監(jiān)理定期抽查施工單位施工記錄，并形成檢查記錄實(shí)時(shí)備案，檢查周期應(yīng)予以固化，確有檢查不合格的情況發(fā)生時(shí)，要及時(shí)發(fā)出檔案資料整改通知書(shū)，并限期整改，確保施工文件形成的及時(shí)性、完整性。②確實(shí)履行合同違約處罰條款。將工程檔案管理納入合同條款后，應(yīng)確實(shí)嚴(yán)格履行合同違約處罰條款，通過(guò)罰款等措施約束承包商拖交相關(guān)竣工文件的行為，處罰的執(zhí)行力度不能過(guò)于寬松，更不能礙于情面不予處罰。

3.4 樹(shù)立正確檔案移交觀念

建設(shè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員應(yīng)樹(shù)立正確的檔案移交觀念，天然氣管道項(xiàng)目工程檔案是市政工程檔案的一種門(mén)類(lèi)，可對(duì)城市日后規(guī)劃發(fā)展提供參考依據(jù)，建設(shè)單位應(yīng)該在項(xiàng)目通過(guò)檔案驗(yàn)收后，將工程檔案原件移交當(dāng)?shù)爻墙n案館保管，為不影響管道運(yùn)營(yíng)，可自留復(fù)印件。只有如此，工程檔案才能發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，造福子孫后代。

4 結(jié)語(yǔ)

天然氣管道工程項(xiàng)目檔案的管理是整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要一環(huán)，項(xiàng)目建設(shè)單位檔案員必須在項(xiàng)目進(jìn)程的各個(gè)階段充分發(fā)揮好監(jiān)督指導(dǎo)作用，對(duì)工程檔案管理進(jìn)行前段控制、過(guò)程控制并做好檔案驗(yàn)收和移交工作。檔案員要做到既懂檔案又懂工程，要將檔案管理貫穿于整個(gè)工程管理過(guò)程中并全程參與。只有這樣，工程檔案才能成為工程項(xiàng)目的真實(shí)寫(xiě)照，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。