信息時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及策略研究

楊麗

（兗州區(qū)醫(yī)療保障局，山東 兗州272100）

1 引言

2019年初，山東省數(shù)據(jù)大廳在山東省檔案館建成啟用。山東省數(shù)據(jù)大廳是省政府辦公廳、省檔案館和省大數(shù)據(jù)局在省檔案館政府公開信息查閱中心基礎(chǔ)上改造升級(jí)建設(shè)的，以“智繪山東、數(shù)造未來”為主題，整合共享全省政務(wù)信息資源，為各級(jí)各部門政務(wù)服務(wù)應(yīng)用和輔助決策提供大數(shù)據(jù)支撐，為人民群眾查閱和利用政府公開信息提供全新的信息化服務(wù)平臺(tái)，強(qiáng)化了數(shù)據(jù)就是檔案的意識(shí)，開辟了檔案工作與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展的新思路?？梢哉f，檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化能夠提高檔案管理工作的效率，但同時(shí)也會(huì)帶來無法預(yù)料的安全隱患，造成信息泄露、篡改或者丟失。因此，作為人民群眾的醫(yī)療保障系統(tǒng)也要建立起完善、合理的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，最大化地維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)電子系統(tǒng)的安全，切實(shí)有效地保護(hù)檔案信息。

2 信息化檔案管理的必要性

2.1 信息化管理檔案是社會(huì)的必然趨勢(shì)

近年來，我國(guó)醫(yī)保行業(yè)也日益實(shí)現(xiàn)信息集中化管理，這對(duì)于提升醫(yī)保事業(yè)的工作效率有著積極的推動(dòng)作用。信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠提升信息化檢索功能，和過去人工查找檔案的效率相比，更具快捷性[1]?？梢哉f，信息化管理檔案是社會(huì)的必然趨勢(shì)。

數(shù)字化的檔案管理模式必然會(huì)成為醫(yī)保事業(yè)信息發(fā)展的目標(biāo)，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的核心資料來源，利用網(wǎng)絡(luò)信息的高效性和便于管理性的特點(diǎn)將自身服務(wù)水平快速提升，為用戶提供更加便捷快速的服務(wù)。

2.2 檔案管理采用信息化建設(shè)的作用

信息時(shí)代，信息化管理給醫(yī)保檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。隨著外界條件和環(huán)境的變化，檔案管理內(nèi)部的需求也隨之發(fā)生相應(yīng)變化。立足于當(dāng)前信息化建設(shè)的整體力度，我們要在新的發(fā)展時(shí)期，始終保持開拓進(jìn)取的精神，以醫(yī)保檔案為例，將信息管理融入醫(yī)保服務(wù)單位的檔案信息管理工作中，有利于檔案管理全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

醫(yī)保檔案信息作為醫(yī)保行業(yè)發(fā)展的重要工作內(nèi)容，是提高服務(wù)的核心力量[2]。因此，我們要積極運(yùn)用現(xiàn)代化的手段來提升檔案資料的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案資料的管理，更好地解決檔案管理工作中的各種問題。

3 信息化建設(shè)提升檔案管理水平的措施

3.1 結(jié)合其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

良好的信息來源和信息管理系統(tǒng)，是全面深入開展檔案管理信息化的前提條件。隨著信息化管理水平的不斷提高和完善，檔案信息管理將會(huì)日益完善和全面?？梢哉f，檔案管理信息化不是一個(gè)獨(dú)立部門就能完成的，離不開多個(gè)系統(tǒng)的配合和溝通，需要加強(qiáng)多部門之間的信息交流，以保證信息管理系統(tǒng)的可行性。

3.2 利用電子技術(shù)為檔案信息管理提供技術(shù)保障

電子文件指的是在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中生成的文件資料，以數(shù)碼的形式存儲(chǔ)在磁帶、光盤等載體中，可以依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行處理和閱讀，同時(shí)也可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行文件傳輸與發(fā)送。電子文件也是檔案學(xué)的一個(gè)組成部分，這是由于電子文件是在計(jì)算的環(huán)境之下建立的，與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等其他學(xué)科會(huì)有交叉的區(qū)域出現(xiàn)。在電子文件的研究過程中，會(huì)運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、密碼學(xué)基礎(chǔ)等知識(shí)，這些知識(shí)是電子檔案管理工作開展過程中不可或缺的一部分。在網(wǎng)絡(luò)安全隱患的環(huán)境下，使用電子技術(shù)來為電子檔案提供安全保證，是信息時(shí)代急需解決的一個(gè)重要問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的管理過程中具有非常特殊的作用，能夠讓電子檔案的管理更加智能化、數(shù)字化和簡(jiǎn)易化。需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)高效處理信息的能力在檔案管理中進(jìn)行使用，在電子檔案管理工作中，需要把已經(jīng)輸入進(jìn)去的檔案信息數(shù)據(jù)通過智能分類系統(tǒng)來進(jìn)行分類整理，再由檔案管理中的內(nèi)網(wǎng)聯(lián)合，讓文件信息在系統(tǒng)里可以實(shí)現(xiàn)信息共享和交換，突破檔案信息使用的局限性，加快檔案管理工作的進(jìn)程[3]。智能網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)和檔案數(shù)字化技術(shù)可以為電子檔案管理工作提供技術(shù)保障，讓電子數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效傳播，從而更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的使用價(jià)值，滿足用戶需求。

3.3 加強(qiáng)電子檔案安全的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推進(jìn)檔案管理信息化的過程中，軟硬件設(shè)施的優(yōu)化組合是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。只有基礎(chǔ)設(shè)備到位才能保證檔案網(wǎng)絡(luò)的完善，這就需要借助高端的服務(wù)器和計(jì)算機(jī)設(shè)備，只有硬件設(shè)施得到了改善才能更好地依托先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)電子檔案工作的安全性，從而改善服務(wù)條件，促使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、高效[4]。在加強(qiáng)電子檔案安全的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作中，需要從以下幾個(gè)方面入手：一是檔案管理部門加大資金的投入，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改造，在具備相應(yīng)完善的條件之后，使檔案部門配備檔案信息化建設(shè)所需要設(shè)備，以及可以和高端計(jì)算機(jī)技術(shù)相適應(yīng)的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等必要設(shè)備，并且要不斷更新和完善檔案管理軟件和防護(hù)殺毒軟件；二是引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建分類明確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置防火墻，在保證電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理的同時(shí)，使檔案信息在不同階段的使用和共享能夠更加快捷、安全；三是更好地推進(jìn)文書檔案、圖書資料、人事財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案的一體化，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置；四是相應(yīng)部門應(yīng)積極地參與和推動(dòng)電子政務(wù)的建設(shè)，建立多層次的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使信息的利用范圍和渠道更加廣泛。

3.4 完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理

檔案管理部門一定要立足于當(dāng)前國(guó)家相應(yīng)的資料和文件，認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案信息化管理工作，利用文件資料的價(jià)值來確定數(shù)字信息的收錄內(nèi)容、管理時(shí)間。在開展信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門要加強(qiáng)和信息管理機(jī)構(gòu)的溝通和合作，完善信息系統(tǒng)的發(fā)展，將數(shù)據(jù)信息做好歸檔管理。此外，還要保證在信息化建設(shè)中的服務(wù)質(zhì)量。可以說，信息化的應(yīng)用對(duì)檔案服務(wù)工作產(chǎn)生了積極的推動(dòng)作用，我們一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的高度重視，滿足當(dāng)前行業(yè)的經(jīng)營(yíng)需求，做好檔案資料的分類和管理，確保信息檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。值得注意的是，檔案管理部門也要加強(qiáng)信息安全的重視，成立專門的信息管理安全機(jī)構(gòu)，保證信息技術(shù)和檔案管理的全面行，完善網(wǎng)絡(luò)傳輸過程，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

3.5 加大檔案管理人才儲(chǔ)備和培養(yǎng)力度

電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全的發(fā)展與先進(jìn)技術(shù)人才有著密不可分的關(guān)系。對(duì)于電子檔案的安全需要，相關(guān)技術(shù)性人才儲(chǔ)備非常重要。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，就需要不斷地引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，加強(qiáng)人才技術(shù)培訓(xùn)力度。目前，我國(guó)的檔案管理專業(yè)人員較少而且在技術(shù)培訓(xùn)方面缺少力度，若要提升檔案信息化水平，就必須對(duì)相關(guān)的工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，把檔案基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)管理信息技術(shù)結(jié)合起來，不斷提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，讓其掌握熟練的操作技能。同時(shí)，加強(qiáng)技術(shù)性人才的引進(jìn)，樹立正確的用人觀念，打造一支創(chuàng)新型專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，為檔案信息安全化的建設(shè)保駕護(hù)航。

4 結(jié)語(yǔ)

在今后的工作中，我們要立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代的功能和作用，建好檔案中心，構(gòu)件一個(gè)完善的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)的良好結(jié)合，更好地融入電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中，積極推動(dòng)電子檔案集約化、規(guī)范化管理和應(yīng)用，為加快數(shù)字山東、數(shù)字政府建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。