大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

雷 超

（中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院，山西 晉中 030600）

隨著大數(shù)據(jù)研究進(jìn)程的不斷深入，企業(yè)的創(chuàng)新決策主要依賴于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源，為企業(yè)的信息決策提供了數(shù)據(jù)支持，所以基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)有效借鑒大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析和探討。大數(shù)據(jù)具有容量大、類型多、允許速度快且應(yīng)用價(jià)值高等眾多特征，大數(shù)據(jù)技術(shù)以快速發(fā)展的方式對(duì)于數(shù)量巨大企業(yè)格式多元的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和采集，在此過(guò)程中能夠發(fā)現(xiàn)新知識(shí)，從而創(chuàng)造新價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展必須要加快云計(jì)算和互聯(lián)網(wǎng)以及各項(xiàng)信息技術(shù)的交流與互動(dòng)深入開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)技術(shù)與各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展新模式，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)各行各業(yè)的進(jìn)步與繁榮?；谛畔⒒瘯r(shí)代下大數(shù)據(jù)變革對(duì)于人們的價(jià)值觀念產(chǎn)生極為重要的影響，帶來(lái)的技術(shù)創(chuàng)新以及商業(yè)領(lǐng)域價(jià)值已經(jīng)難以顧及，越來(lái)越多的變化將會(huì)嚴(yán)重影響著社會(huì)發(fā)展的眾多方面，也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響作用。所以企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，必須要深入分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的有效應(yīng)用，能夠貼合自身的實(shí)際發(fā)展情況，進(jìn)行有針對(duì)性的完善和改進(jìn)。

1 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用背景

對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)講，應(yīng)用的信息數(shù)據(jù)，必須是具有可靠性與真實(shí)性的企業(yè)檔案，是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)載體，并且保存的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)生存發(fā)展中形成的有用數(shù)據(jù)總和，能夠有效維護(hù)歷史真實(shí)面貌，并且實(shí)現(xiàn)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的有效整合，具有不可代替性以及知識(shí)創(chuàng)新性等眾多特征，能夠?yàn)槠髽I(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持?；诖髷?shù)據(jù)背景下企業(yè)數(shù)據(jù)檔案資源的開(kāi)發(fā)與建設(shè)，能夠進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的有效制定，促進(jìn)企業(yè)更好地適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

2 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新決策強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)分析方法

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，也是企業(yè)處于不敗之地的重要前提，當(dāng)前企業(yè)必須要實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，高層管理人員以及創(chuàng)新人員必須要正確認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)分析方法的重要性以及有效性，能夠在實(shí)際創(chuàng)新過(guò)程中有針對(duì)性的應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法，結(jié)合社會(huì)以及環(huán)境的發(fā)展變化，逐步更新傳統(tǒng)的思維方式。大數(shù)據(jù)分析方法屬于優(yōu)秀的分析手段，能夠?qū)Ａ繑?shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治?，通過(guò)探究企業(yè)的內(nèi)部活動(dòng)以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生有利的影響，并且有助于提高企業(yè)檔案的資源管理水平。

2.2 檔案資源是企業(yè)做出決策的重要依據(jù)

企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，做出正確的決策，必須要確保信息數(shù)據(jù)分析的全面準(zhǔn)確，如果稍有紕漏，可能會(huì)導(dǎo)致決策結(jié)果缺乏真實(shí)性。企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)中形成，對(duì)于社會(huì)與企業(yè)、國(guó)家發(fā)展有用的重要文獻(xiàn)資料企業(yè)檔案能夠引導(dǎo)企業(yè)更好地進(jìn)行信息采集和檢索，通過(guò)最優(yōu)的方式對(duì)各類信息予以開(kāi)發(fā)和使用，有助于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力以及創(chuàng)新決策。在此過(guò)程中，企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的整合與匯總，屬于隱形資產(chǎn)企業(yè)檔案，具有獨(dú)特性以及創(chuàng)造性等眾多特點(diǎn)，也是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。當(dāng)前我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)得到有效的重視和認(rèn)可，企業(yè)在創(chuàng)新決策中應(yīng)當(dāng)充分重視檔案數(shù)據(jù)的重要性，能夠?qū)⒏嗟拇髷?shù)據(jù)分析方法應(yīng)用于企業(yè)的內(nèi)部管理以及決策活動(dòng)之中。

2.3 有關(guān)大數(shù)據(jù)探究活動(dòng)更加深入發(fā)展

2008年，權(quán)威期刊《科學(xué)》開(kāi)設(shè)數(shù)據(jù)專欄，進(jìn)一步推動(dòng)了國(guó)內(nèi)外專家學(xué)者對(duì)于大數(shù)據(jù)理論的學(xué)術(shù)分析，在大數(shù)據(jù)理論的研究與探究過(guò)程中，相對(duì)于數(shù)據(jù)分析理論主要?jiǎng)澐譃?個(gè)部分，主要是科學(xué)、技術(shù)、應(yīng)用與工程這4個(gè)不同的領(lǐng)域，當(dāng)前學(xué)術(shù)界十分重視大數(shù)據(jù)技術(shù)以及應(yīng)用方面。各項(xiàng)活動(dòng)的有效開(kāi)展，進(jìn)一步促進(jìn)了大數(shù)據(jù)研究活動(dòng)的深入、分析，當(dāng)前大數(shù)據(jù)研究活動(dòng)的逐步深入，人們已經(jīng)能夠系統(tǒng)全面地掌握大數(shù)據(jù)的整體情況，逐步提高縱向把握準(zhǔn)確度，并且能夠具備從海量信息中獲取具有價(jià)值內(nèi)容的能力，企業(yè)也能夠有效實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新決策。

2.4 通過(guò)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提高檔案數(shù)據(jù)資源品質(zhì)

由于大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)眾多特點(diǎn)，例如存在不一致性與不準(zhǔn)確、不完整性以及過(guò)時(shí)性等各項(xiàng)問(wèn)題，由于受到企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的生命周期影響，大數(shù)據(jù)技術(shù)必須要根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行拓展和延伸，能夠滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理相關(guān)需求。例如：可以將ETL工具融入云計(jì)算平臺(tái)，有助于提高數(shù)據(jù)的清洗質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)重復(fù)對(duì)象檢測(cè)，有效處理缺失數(shù)據(jù)，檢測(cè)異常數(shù)據(jù)，檢測(cè)邏輯錯(cuò)誤等，進(jìn)一步確保檔案數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量。

2.5 通過(guò)可視化分析，提高數(shù)據(jù)資源可理解性

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過(guò)自動(dòng)分析挖掘方法，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息的可視化應(yīng)用，促進(jìn)人機(jī)交互技術(shù)的有效拓展融合，計(jì)算機(jī)計(jì)算能力以及人的認(rèn)知能力，從而增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于復(fù)雜數(shù)據(jù)的洞察能力。例如2015年的百度地圖，春節(jié)人口遷徙大數(shù)據(jù)，使人們近距離地感受到大數(shù)據(jù)的可視化，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，百度后臺(tái)的LBS定位進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和計(jì)算，能夠全程動(dòng)態(tài)地展示出人口的遷移軌跡，為政府的各項(xiàng)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。例如：以文本數(shù)據(jù)可視化能夠看出檔案文本中蘊(yùn)含的邏輯結(jié)構(gòu)以及主題類型、此品重要度以及動(dòng)態(tài)化規(guī)律進(jìn)行直接展示，能夠?yàn)槠髽I(yè)的科學(xué)發(fā)展提供依據(jù)。并且各項(xiàng)新技術(shù)都能夠?yàn)閿?shù)據(jù)檔案資源格式化提供數(shù)據(jù)支持。

2.6 通過(guò)語(yǔ)音引擎有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源智能提取

大數(shù)據(jù)時(shí)代呈現(xiàn)激增的發(fā)展趨勢(shì)，相比較傳統(tǒng)的人工分類目錄以及關(guān)鍵詞的搜索引擎等，只能夠簡(jiǎn)單地進(jìn)行關(guān)鍵詞匹配，無(wú)法使用戶獲得準(zhǔn)確全面的信息，并且檢索的準(zhǔn)確率相對(duì)較低，相關(guān)程度較差，缺乏引導(dǎo)性。為了進(jìn)一步給客戶帶來(lái)高質(zhì)量的檢索感受，提高檢索效果和質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)有效應(yīng)用語(yǔ)義搜索引擎，能夠跟隨著以往的可持續(xù)發(fā)展應(yīng)用語(yǔ)義推理技術(shù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)語(yǔ)義搜索。在此過(guò)程中能夠有效地匹配自然語(yǔ)言的處理方法，確保提供的數(shù)據(jù)資源能夠與檢索者的需求緊密相同。

例如當(dāng)前亞馬遜公司便分析推理用戶的檢索語(yǔ)義，從而有效過(guò)濾相關(guān)規(guī)則，能夠?yàn)橛脩籼峁┡c自己需求相匹配的產(chǎn)品，有效提高自身的經(jīng)濟(jì)效益，例如人事檔案也可以分析出人事檔案中的人的職務(wù)和級(jí)別，提取出相關(guān)的信息，有效提高檢索效率與質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)智能化提取應(yīng)用。

2.7 借助信息數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)資源隱形價(jià)值

數(shù)據(jù)挖掘也稱之為數(shù)據(jù)知識(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘主要是從企業(yè)的海量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)知識(shí)模式能夠根據(jù)相關(guān)功能劃分為描述性模式以及預(yù)測(cè)性模式，通過(guò)細(xì)分能夠進(jìn)一步明確企業(yè)信息數(shù)據(jù)的管理方法。由于數(shù)據(jù)挖掘?qū)儆诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用核心，對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，數(shù)據(jù)檔案資源必須要有兩部分構(gòu)成，第一部分是企業(yè)在正常的運(yùn)行中形成的數(shù)據(jù)資源，通過(guò)聚焦和分類以及關(guān)聯(lián)規(guī)則進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)挖掘。在此過(guò)程中必須要為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，例如2004年沃爾瑪商場(chǎng)便分析歷史記錄的顧客消費(fèi)情況，發(fā)現(xiàn)季節(jié)性颶風(fēng)來(lái)臨前，蛋撻與手電筒的數(shù)量猛增，結(jié)合這一數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，可以在颶風(fēng)用品旁放上蛋撻，能夠顯著提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。能夠看出企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中可以借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)跟蹤與輿情分析，能夠獲取市場(chǎng)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展調(diào)整服務(wù)模式。例如菲爾克斯特公司則通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，預(yù)測(cè)機(jī)票價(jià)格以及發(fā)展趨勢(shì)，能夠協(xié)助客戶掌握最佳購(gòu)買(mǎi)時(shí)機(jī)。

3 大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中應(yīng)注意的問(wèn)題

大數(shù)據(jù)分析時(shí)必須有效借助分析工具，能夠在復(fù)雜的數(shù)據(jù)資源中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析探索，但是應(yīng)用的工具科技成本相對(duì)較高，所以必須要合理地選擇大數(shù)據(jù)分析工具有助于節(jié)省預(yù)算成本，切實(shí)提高了信息數(shù)據(jù)的獲取速度。在此過(guò)程中，必須要確保數(shù)據(jù)分析質(zhì)量，切實(shí)降低檔案存儲(chǔ)成本，能夠結(jié)合大數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性要求，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化，環(huán)境快速分析或者是實(shí)時(shí)分析，否則導(dǎo)致數(shù)據(jù)可能是無(wú)效過(guò)時(shí)的。對(duì)于這一情況，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)必須要構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，適應(yīng)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)變化，能夠根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)文化以及經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治生態(tài)等各項(xiàng)因素有效實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新變革，逐步加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與分析，有效識(shí)別數(shù)據(jù)中的細(xì)微之處，構(gòu)建與其相適應(yīng)的模型。

從另一角度分析，大數(shù)據(jù)具有一定的局限性，例如難以表現(xiàn)并描述用戶情感，所以雖然能夠處理企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)，但是大數(shù)據(jù)仍然屬于科學(xué)機(jī)器，難以實(shí)現(xiàn)人文價(jià)值提取，所以必須要融入人的情感直覺(jué)去實(shí)現(xiàn)，如果只依靠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)難以實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法量化結(jié)果過(guò)程中，切記不要忽略傳統(tǒng)工作中的人文精神。

4 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上述內(nèi)容，我們能夠看出企業(yè)要想可持續(xù)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，開(kāi)展各項(xiàng)管理活動(dòng)必須有效擁有大數(shù)據(jù)分析方法全方位掌握信息資源管理內(nèi)容，所以企業(yè)在各項(xiàng)資源管理活動(dòng)中，必須要根據(jù)數(shù)據(jù)資源的運(yùn)作周期，有效掌握信息數(shù)據(jù)，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保存。由于當(dāng)前主要是擁有大數(shù)據(jù)分析方法進(jìn)行格式化預(yù)操作，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用，能夠提高高校檔案資源管理質(zhì)量，對(duì)于可視化數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析以及數(shù)據(jù)勘查、語(yǔ)義搜索引擎與前景預(yù)測(cè)等。所以新時(shí)期大數(shù)據(jù)變革必須要逐步更新人們的思想價(jià)值觀念，將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融入企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等各項(xiàng)信息技術(shù)的有效結(jié)合與應(yīng)用，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與建設(shè)。