辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

劉皓

醫(yī)院檔案管理分為檔案實(shí)體管理和檔案信息組織管理，檔案實(shí)體管理是對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行管理，檔案信息組織管理是對(duì)醫(yī)院檔案中的信息進(jìn)行管理。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院服務(wù)管理工作的重要組成部分，為醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平、醫(yī)療服務(wù)水平提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)為依托，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案管理。相較于傳統(tǒng)人工管理檔案，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理有效延長了醫(yī)院檔案的保存與使用壽命，通過現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化的管理有效提升了醫(yī)院檔案管理工作水平，對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展具有重要意義。但當(dāng)前，自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作還存著一些問題，制約了醫(yī)院整體服務(wù)管理水平。因此，需要采取有效措施解決當(dāng)前自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理存在的問題，提高醫(yī)院檔案管理水平，推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展。

1 自動(dòng)化辦公環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)分析

1.1 提升檔案管理質(zhì)量

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理主要是紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案易受環(huán)境因素影響，不便于長期保存，主要有兩大劣勢(shì)：一是紙質(zhì)檔案使用和管理壽命有限，不利于長期保存和管理；二是紙質(zhì)檔案在保存和管理過程中信息會(huì)受損，影響檔案管理質(zhì)量。在自動(dòng)化辦公環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理通過現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化的保存和管理方式進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將大量的檔案資料儲(chǔ)存在芯片中，極大地延長了醫(yī)院檔案的壽命，并有效提升檔案管理質(zhì)量[1]。

1.2 提升檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理主要以人工操作的方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔工作，工作內(nèi)容多，管理程序復(fù)雜，工作難度大，查找不便。相較于傳統(tǒng)檔案管理，基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理在工作內(nèi)容不變的條件下，工作難度較低，工作效率有效提高，并且具有便于查找的優(yōu)勢(shì)[2]。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理突破時(shí)間和空間的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)資源在線共享，對(duì)醫(yī)院檔案管理水平的提升具有深遠(yuǎn)影響[3]。

2 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題分析

目前，我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀呈現(xiàn)出普遍推廣自動(dòng)化辦公進(jìn)行檔案管理，但也存在著自動(dòng)化辦公水平不夠高，檔案管理工作仍然存在著部分問題的現(xiàn)狀。根據(jù)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，主要存在檔案管理制度不健全、檔案管理體系不健全、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不夠高的問題[4]。

2.1 檔案管理制度不健全

醫(yī)院科室眾多，檔案管理工作量大，目前我國醫(yī)院檔案管理普遍存在制度不健全的問題。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是醫(yī)院檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作混亂；二是檔案管理監(jiān)督制度不健全，部分醫(yī)院存在檔案管理混亂、檔案信息資料泄漏、檔案查詢難度大[5]。

2.2 檔案管理體系不健全

自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理體系，主要以技術(shù)和設(shè)備為依托進(jìn)行構(gòu)建。目前我國有很大一部分醫(yī)院存在著檔案管理投入資金不足和技術(shù)水平落后的問題，制約了檔案管理體系的健全。具體來說，投入資金不足，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理體系構(gòu)件中相關(guān)硬件和軟件設(shè)備不完善，檔案信息化管理水平低；技術(shù)水平落后，在進(jìn)行檔案管理體構(gòu)建過程中，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用水平不高，導(dǎo)致檔案管理水平不夠高，出現(xiàn)檔案整理混亂，甚至是檔案損壞和泄漏問題[6]。

2.3 檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不夠高

基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理主要是依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，人工操作在檔案信息化管理中的應(yīng)用減少，但這并不代表檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的依賴性降低，相反，檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求更高。檔案管理工作人員素質(zhì)不夠高主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是意識(shí)，二是能力。意識(shí)不夠高，主要體現(xiàn)在部分檔案管理工作人員甚至是部分醫(yī)院存在著認(rèn)為基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的檔案管理只需要投入資金進(jìn)行設(shè)備的完善和技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理人員的工作較少，管理工作簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)；能力不夠高，主要體現(xiàn)在部分檔案管理人員是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人員過渡的，不具備或不具備較強(qiáng)的檔案信息化管理基本技能，部分醫(yī)院采用外聘人員進(jìn)行檔案管理的情況普遍存在[7]。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題，需要提出針對(duì)性對(duì)策解決問題，提升醫(yī)院檔案管理水平。

3.1 健全檔案管理制度

針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度不健全的問題，需要不斷健全檔案管理制度。制度是醫(yī)院檔案管理工作的有效保障，是開展檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求。具體來說分為兩個(gè)部分，一是國家相關(guān)部門制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院嚴(yán)格按照相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，在符合國家制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的情況下制定相關(guān)的檔案管理方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，確保醫(yī)院檔案管理工作制度化、規(guī)范化，由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點(diǎn)，檔案管理信息化建設(shè)工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷發(fā)生變化，因此，國家相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定需要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的發(fā)展需要，定期不定期進(jìn)行不斷豐富和完善，確保醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)符合醫(yī)院發(fā)展的要求；二是醫(yī)院內(nèi)部要對(duì)針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的具體問題不斷完善檔案管理監(jiān)督制度，對(duì)檔案管理工作人員的責(zé)任進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致、科學(xué)規(guī)范的劃分，防止由于監(jiān)督管理不當(dāng)出現(xiàn)檔案管理混亂、損壞甚至是泄露問題的發(fā)生[8]。

3.2 健全檔案管理體系

針對(duì)當(dāng)前我國醫(yī)院自動(dòng)化辦公環(huán)境下的檔案管理體系不健全的問題，需要不斷健全檔案管理體系。具體來說分為兩個(gè)部分：一是針對(duì)檔案管理設(shè)備不完善的問題，增加檔案管理資金投入，不斷完善檔案管理硬件和軟件設(shè)施，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)安全，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)作用，不斷提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平[9]；二是針對(duì)檔案管理技術(shù)水平不過硬的問題，首先需要國家出臺(tái)相關(guān)政策支持檔案管理技術(shù)的研發(fā)，其次需要醫(yī)院增加在檔案管理技術(shù)研發(fā)上的資金投入，不斷提高互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用水平，并定期不定期進(jìn)行病毒查殺工作，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中可能存在的對(duì)檔案管理存在威脅的因素進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效治理，充分保證檔案管理工作正常開展。通過提升檔案管理技術(shù)水平，有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，提高檔案管理工作水平，并有效保護(hù)承載醫(yī)院檔案的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的安全性，充分保障檔案管理信息化建設(shè)中各個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)漏洞，減少由于黑客攻擊、病毒木馬或管理工作人員操作不當(dāng)引起的檔案損壞、丟失、泄露問題的發(fā)生[10]。

3.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

基于自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作，其管理內(nèi)容基本不變，管理程序簡(jiǎn)化，管理信息增多，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求更高 針對(duì)當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作普遍存在檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高的問題，需要不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，滿足當(dāng)前自動(dòng)化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的要求。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)分為兩個(gè)方面：一是意識(shí)提升，針對(duì)我國普遍存在的檔案管理工作人員及部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作人員在醫(yī)院檔案管理工作中的認(rèn)識(shí)不夠透徹的問題，需要通過開展講座、普及知識(shí)的方式不斷提升檔案管理人員的能力意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，充分發(fā)揮檔案管理人員在檔案管理工作中的作用，提高檔案管理水平[11]。二是能力提升，針對(duì)當(dāng)前我國普遍存在的醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)能力不夠硬的問題，需要通過定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員在檔案管理知識(shí)方面的能力及熟練掌握辦公軟件，能熟練掌握檔案管理信息化建設(shè)的能力；同時(shí)，當(dāng)前我國對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)重視度不斷提升，醫(yī)院可以通過引進(jìn)專業(yè)的檔案管理技術(shù)型人才，建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升檔案管理水平；最后，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)通過不斷建立健全檔案管理工作人員審核和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的工作進(jìn)行審核、規(guī)范和有效監(jiān)督，其中，對(duì)重要程度較高的檔案的管理，需要由醫(yī)院最高領(lǐng)導(dǎo)制定兩個(gè)及兩個(gè)以上綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理工作人員負(fù)責(zé)該類檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，并通過出示證明、對(duì)管理過程進(jìn)行記錄，將檔案?jìng)浞莶⒎珠_存放的方式進(jìn)行檔案管理，并定期不定期對(duì)重要檔案的管理進(jìn)行考核、檢查，充分保證重要檔案信息的真實(shí)性、原始性，防止檔案泄漏、損壞問題的發(fā)生[12]。

4 結(jié)束語

綜上所述，基于辦公自動(dòng)的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具有許多優(yōu)勢(shì)。當(dāng)目前我國醫(yī)院在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，存在部分問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的開展，不利于醫(yī)院的整體發(fā)展。因此，針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題，需要進(jìn)行針對(duì)性改進(jìn)，解決問題，提高檔案管理信息化建設(shè)水平，促進(jìn)醫(yī)院整體水平的發(fā)展，推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展。