基于科學性的水利水電工程檔案管理分析

龔玥，唐鵬，楚軒

（江蘇省駱運水利工程管理處，江蘇 宿遷 223800）

在水利水電行業(yè)的發(fā)展中，需要確?？辈煸O計工作的真實性與精準性，提升檔案管理的合理性與科學性，能促進水利水電企業(yè)工作開展的有序性。今年來，我國對水利水電檔案管理的重要性認識程度越來越高，也在水利水電企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。本文在科學性的基礎上，對水利水電檔案管理進行分析，希望為實現(xiàn)我國水利水電行業(yè)的健康發(fā)展提供一些參考意見。

1 把握水利水電檔案的形成與特征

水利水電檔案在每個階段都有自身的特征，因此在提升水利水電檔案管理質(zhì)量與效率時，要對其特征進行合理的把握，從而提升其檔案管理質(zhì)量與效率，促進水利水電企業(yè)的發(fā)展。在傳統(tǒng)的水利水電檔案管理工作中，檔案管理工作效率較為低下，并且基本都是依靠人工進行操作的，但是在現(xiàn)代信息技術與計算機技術的快速發(fā)展下，水利水電檔案管理工作發(fā)生了很大改變，信息化程度更高，使得檔案管理的準確度也有所提升。

同時，水利水電檔案管理與不同部門之間的聯(lián)系在日益加深，這就使得在對檔案管理工作進行科學管理時，需要建立在一個系統(tǒng)的基礎上，對各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進行合理分析，從而提升水利水電檔案管理的質(zhì)量與效率。因此，在基于科學性的水利水電檔案管理中，要檔案管理工作的特征進行細致的研究與掌握，確保工作的有序進行。水利水電檔案具有以下幾個方面的特征：第一，工程前期文件形成的檔案文件數(shù)量巨大；第二，專業(yè)性的工程圖紙與方案較多；第三各種合同、協(xié)議類的檔案眾多；第四，檔案較為零碎龐雜。

2 水利水電檔案管理現(xiàn)狀

第一，水利水電工程在建設過程中由于工程量巨大，建設過程存在很多不確定性，比如，人員的流動、成本的變化、施工周期的變化等，這些因素都會對檔案管理工作形成極大影響。檔案管理人員在對資料收集過程中存在收集范圍廣、數(shù)量多與資料細碎的問題，并且在對其進行整理過程中難度也在不斷增加。很多水利水電企業(yè)在工程建設過程中，尚未配備專業(yè)的檔案管理人員，使得檔案管理工作無法有效地滿足水利水電企業(yè)的實際發(fā)展需求。

第二，未能認識到檔案管理工作的重要性。目前，很多水利水電企業(yè)在工程建設過程中尚未認識到檔案管理工作的重要性，造成檔案管理工作在企業(yè)工程建設中的作用不是很大。企業(yè)將注意力與精力放在資金管理，工程建設質(zhì)量的控制等方面，但是在進行檔案管理工作時，投入的經(jīng)費、人力與物理無法滿足檔案工作的實際開展需求，造成檔案管理工作嚴重滯后于水利水電企業(yè)的發(fā)展。同時，也對檔案管理人員的培訓力度不足，造成很多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)降低，使得檔案管理質(zhì)量與效率不高。

第三，水利水電檔案管理的信息化程度較低。目前水利水電檔案工作的開展由于受到各種因素的限制，造成檔案資料的收集、分析綜合效率較低，這是由于在日常工作開展過程中信息化水平較低，并且在日常管理中對先進技術的應用水平較低，對水利水電檔案管理工作的有序開展造成了很大阻礙。

第四，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升。工作人員的綜合素養(yǎng)會對工作的開展造成極大影響，但是很多水利水電企業(yè)的檔案管理人員并非專職人員構(gòu)成，這就使得檔案管理人員的專業(yè)性不足，對檔案管理工作的有序開展造成極大影響。在檔案管理工作中一旦發(fā)生一些突發(fā)情況，由于管理人員的工作經(jīng)驗不夠豐富，對檔案管理過程中出現(xiàn)的的臨時事物處理造成一定難度。同時，管理人員的綜合素養(yǎng)較低，也會在日常工作中造成很多問題，比如，管理混亂與材料丟失的情況較為嚴重。

3 基于科學性的水利水電檔案管理

3.1 扎實基礎管理工作

水利水電檔案管理工作較為瑣碎，需要管理人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)素養(yǎng)，檔案管理工作開展的前提就需要管理人員夯實基礎工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。在科學性的基礎上，檔案管理人員需采取科學的管理標準與流程執(zhí)行工作，并且要將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理結(jié)合，不斷提升檔案的收集、整理、分析與存儲效果，促進水利水電檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，減少對資源的浪費現(xiàn)象。所以檔案管理人員要對紙質(zhì)檔案進行適當?shù)臏p少，除非萬不得已，否則必須首先進行電子檔案管理。

3.2 提升檔案管理的信息化水平

目前，水利水電檔案管理工作與企業(yè)一樣需要進行改革與創(chuàng)新，加快現(xiàn)代化、信息化的革新步伐，實現(xiàn)新時期檔案管理工作的新風貌。所以，水利水電檔案管理部門要積極建立起檔案網(wǎng)絡管理平臺，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，存儲到數(shù)據(jù)庫中，通過對數(shù)據(jù)信息的整理與歸類，在網(wǎng)絡共享平臺上實現(xiàn)資源共享，讓有需求的工作人員登錄賬后選擇自己需要的內(nèi)容。同時，由于數(shù)據(jù)庫的存儲空間大、利用率較高、對能源的消耗較低，更有利于實現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，從而為水利水電行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展打下堅實基礎。

3.3 提升水利水電檔案管理的規(guī)范性

水利水電檔案管理人員在對檔案進行管理過程中，一定要遵循國家相關法律法規(guī)與企業(yè)的規(guī)章制度，提升檔案在收集、分析與存儲過程中的科學性與嚴格性，確保檔案的完整與真實。同時，要嚴格落實檔案使用簽字制度，在使用檔案過程中，必須對借閱者與管理者的名字進行簽署，減少檔案發(fā)生遺漏的情況，確保檔案管理工作的有序進行。只有在規(guī)范的管理下，才能確保檔案管理工作的科學、合理進行，實現(xiàn)檔案管理工作的高效性。

3.4 提升檔案信息資源整合水平

科學的檔案管理十分重要的一個步驟就是對信息資源的合理整合，確保符合社會的發(fā)展與企業(yè)的實際需求。在現(xiàn)代信息技術與科學技術的應用下，檔案管理工作的專業(yè)程度越來越高，科學化、現(xiàn)代化的管理方式在不斷融入檔案管理工作中。企業(yè)要在檔案管理過程中要加強與不同部門之間的溝通聯(lián)系，確保信息資源收集的完整性，同時也要將收集到的信息資源進行細致的整理與分析，在眾多的信息資源中找到有價值的信息，并將其與互聯(lián)網(wǎng)進行合理結(jié)合，方便人們對檔案資料的查閱與使用，提升檔案資源的綜合利用率，為水利水電企業(yè)的發(fā)展提供有效的支持。

3.5 創(chuàng)新服務機制

檔案管理工作十分重要的一個遵旨就是服務遵旨，所以檔案管理部門在發(fā)展過程中，要不斷提升服務意識與水平。檔案管理人員是檔案管理工作的核心，所以服務功能的體現(xiàn)就要求管理人員創(chuàng)新服務機制，拓寬服務范圍，提升檔案管理工作的科學性。同時，也要不斷提升歸檔力度，創(chuàng)新服務內(nèi)容與方式，降低搜索界面的操作難度。創(chuàng)新服務機制的踐行需要工作人員服務意識的提升，這樣才能有效地推進服務機制的落實。最后，一定要對檔案數(shù)據(jù)庫的使用權限進行嚴格規(guī)定，保證讓開放的部門與人員能夠?qū)@些數(shù)據(jù)庫進行使用，這樣才能保證檔案資源的安全。

3.6 加強人才隊伍建設

人才是保障水利水電檔案管理科學性的重要保證，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的動力源泉，所以企業(yè)要加強高端檔案管理人員的招聘，確保檔案管理工作的有序進行，同時也要完善管理方案，制定現(xiàn)代化的人才培養(yǎng)機制，確保檔案管理人員的綜合素養(yǎng)得以提升，并掌握先進的操作技能。加強工作人員之間的交流力度，讓檔案管理人員在交流過程中對存在的問題進行合理地解決，不斷優(yōu)化管理方式與內(nèi)容，提升檔案管理質(zhì)量與效率，為水利水電行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供科學的參考意見。

4 結(jié)語

水利水電檔案管理工作在水利水電企業(yè)中發(fā)揮著重要作用，有助于提升企業(yè)的檔案管理水平，促進水利水電企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。所以，水利水電企業(yè)要基于科學性，通過扎實基礎管理工作，提升檔案管理的信息化水平、水利水電檔案管理的規(guī)范性檔案信息資源整合水平，創(chuàng)新服務機制與加強人才隊伍建設等多種途徑，不斷提升水利水電檔案管理的科學水平。