基層農(nóng)業(yè)科研單位建立電子檔案的方法和措施

左永梅，李海山，宋世佳，鄭振宇，李欣明

（1.河北省農(nóng)林科學(xué)院 濱海農(nóng)業(yè)研究所，河北 唐山 063299；2.河北省農(nóng)林科學(xué)院，河北 石家莊050031）

近年來，黨和國家高度重視“三農(nóng)”工作，在“科教興農(nóng)”發(fā)展戰(zhàn)略的推動下，農(nóng)業(yè)科研工作蓬勃發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用與信息技術(shù)的日新月異，各級農(nóng)業(yè)科研單位辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。在新形勢下，如何適應(yīng)時代的變化，建立新型的電子檔案管理模式，提高科技檔案的歸檔效率，合理利用電子檔案資源，更好地為現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科技發(fā)展提供服務(wù)，成為農(nóng)業(yè)檔案工作者面臨的新課題。

1 當前基層農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理現(xiàn)狀

1.1 電子檔案管理體制尚未建立，缺乏規(guī)范有效的管理

有些農(nóng)業(yè)科研單位因為長期受傳統(tǒng)觀念影響，存在“重科研、輕管理”的現(xiàn)象，對于檔案管理重要性認識不足，管理方式過于傳統(tǒng)。檔案管理效率較低，科技檔案管理的作用沒有真正發(fā)揮出來，越來越難以滿足時代的需要。大多數(shù)基層農(nóng)業(yè)科研單位電子檔案的管理和利用還在初級階段，存在很多弊端，檔案資料的采集、整理、歸檔管理混亂，仍然處于無序狀態(tài)，相應(yīng)管理體制尚未建立健全。

1.2 專職檔案管理人員不足，綜合素質(zhì)有待提高

思想的傳統(tǒng)與保守導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研單位中的檔案管理部門邊緣化，專職檔案管理人員年齡老化、人員短缺已經(jīng)成為許多單位檔案管理部門存在的普遍現(xiàn)象，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，忙于其他業(yè)務(wù)，無法專心做好檔案管理工作，思想保守，安于現(xiàn)狀，管理水平不高，缺乏開拓創(chuàng)新的精神。在飛速發(fā)展的信息時代，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員只有不斷優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，多方拓展檔案管理、農(nóng)業(yè)、計算機應(yīng)用、外語等知識，才能滿足農(nóng)業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的需要，最大限度的挖掘科技檔案中潛在的價值，開發(fā)出具有參考價值的檔案信息，促進農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的深入開展，提高科研成果轉(zhuǎn)化率，推動農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的全面發(fā)展。

1.3 電子檔案管理方式簡單，開發(fā)利用有待完善

目前，多數(shù)基層農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理方法缺乏科學(xué)手段，檢索工具單一，管理方式還停留在只是將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，檔案工作仍然是以紙質(zhì)檔案為重點。對電子檔案沒有實行統(tǒng)一管理，電子檔案生成和歸檔環(huán)節(jié)嚴重脫節(jié)。在電子檔案的存儲環(huán)節(jié)上零散而隨意，許多電子文件、多媒體等信息材料存于各部門或個人手中，給收集和整理帶來了困難。檔案管理部門即使保存了一些電子檔案，也沒有形成相應(yīng)的本行業(yè)關(guān)于電子檔案的原始性、真實性鑒定，以及相關(guān)管理的規(guī)范或業(yè)務(wù)標準[1]。

在傳統(tǒng)檔案管理的環(huán)境下，科技檔案利用方式是以查閱紙質(zhì)檔案為主，信息的采集、檢索處于傳統(tǒng)的手工操作階段，檔案查全率和查準率低，工作效率不高。庫存檔案的頻繁使用和查閱，也加速了原始文件損耗，甚至發(fā)生部分原件丟失、以復(fù)印件代替原件的情況，造成不可挽回的損失。由于電子檔案管理尚未完全實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和標準化，科研電子檔案在收集、整理方面管理缺欠，在檔案信息利用上不能提供快捷高效、準確及時、全面系統(tǒng)的服務(wù)。

2 建立農(nóng)業(yè)科研電子檔案管理的意義

在互聯(lián)網(wǎng)時代到來的今天，計算機技術(shù)在檔案管理中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。以多媒體技術(shù)為標志的現(xiàn)代信息處理技術(shù)的推廣和應(yīng)用，正在改變科研檔案的管理模式和服務(wù)手段[2]。與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案有質(zhì)輕、存留年限長、信息傳送快捷以及易復(fù)制等眾多優(yōu)勢，具備強勁生命力[3]。檔案管理的模式正逐漸從紙質(zhì)檔案向磁盤、光盤、移動硬盤、音像等多種載體的電子檔案進行轉(zhuǎn)變，信息空間得到了有效拓展。目前，許多國家級、省級農(nóng)業(yè)科研單位均成功構(gòu)建了電子系統(tǒng)，院級單位也正在逐漸完善，構(gòu)建獨立信息庫，以達到上下連動，共同管理的完善電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案管理新模式[4]?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研單位實行電子化管理檔案的模式已成為大勢所趨。它的建立是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代科研電子檔案管理新環(huán)境的需要，會減輕管理者勞動強度，提高工作效率，推進農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展，加快基層農(nóng)業(yè)科研單位工作步伐。

3 建立農(nóng)業(yè)科研電子檔案的方法和管理措施

3.1 更新傳統(tǒng)觀念，對電子化檔案管理建章立制

面對信息時代對檔案管理提出的新挑戰(zhàn)，農(nóng)業(yè)科研單位的管理者和科研人員當務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識，提高對電子檔案重要性的認識，逐步擺脫以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式[1]。通過成立相關(guān)的專門機構(gòu)，建立健全一系列電子檔案收集、檢查審核、歸檔、利用等管理制度，明確專人和部門工作職責(zé)，對電子檔案進行集中、統(tǒng)一管理，保證電子檔案的真實、完整、安全，防止破壞和流失。

3.2 強化培訓(xùn)交流工作，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

鑒于科研電子檔案較高的專業(yè)性、機密性，農(nóng)業(yè)科研單位必須確保從業(yè)人員崗位相對穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)過硬，綜合素質(zhì)較高。就電子檔案管理隊伍的人才教育和素質(zhì)培養(yǎng)來說，一是重視吸納高層次、高學(xué)歷的復(fù)合型人才充實到檔案管理隊伍，具備電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、檔案管理等專業(yè)型的人才，是優(yōu)化現(xiàn)有人才隊伍結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵；二是加大培訓(xùn)、教育投入，改變電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。對新上崗的檔案管理人員應(yīng)抓好崗前培訓(xùn)，使他們熟悉基本業(yè)務(wù)知識和崗位技能，增強團隊協(xié)作意識，融入單位的文化，適應(yīng)工作環(huán)境；對現(xiàn)有檔案管理人員通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式更新、完善知識結(jié)構(gòu)，提高綜合業(yè)務(wù)能力；三是提供機會讓科研管理者“走出去”，多與同行進行業(yè)務(wù)交流，開闊視野，互相學(xué)習(xí)借鑒先進的管理經(jīng)驗，取長補短，共同提高。

3.3 加強信息化建設(shè)，夯實電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施

在硬件管理上，一是加大電子檔案庫建設(shè)力度，采用移動硬盤、光盤等多種存儲介質(zhì)保存電子檔案，提高電子文件、數(shù)據(jù)資料歸檔工作效率。二是進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，加強對防磁設(shè)施的完善和維護，盡量采用配置較高的計算機、掃描儀、刻錄機等硬件設(shè)備。有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定[5]。

在軟件建設(shè)方面，積極推進各級基礎(chǔ)檔案信息資源庫建設(shè)。本著“利用優(yōu)先、分步實施”的原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。以常用管理軟件為平臺，構(gòu)建計算機檔案信息管理系統(tǒng)，革新科研檔案管理方式和管理內(nèi)容[1]，有利于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率。加強檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)規(guī)范化建設(shè)，開發(fā)和應(yīng)用統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，規(guī)范科研電子檔案的管理和利用平臺。在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺下，結(jié)合傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的檔案信息傳播技術(shù)手段和方法形成鏈接，在不同的訪問權(quán)限內(nèi)，跨地域收集檔案和調(diào)閱檔案，實現(xiàn)檔案信息資源共享，保證信息交換通暢，提高檔案的利用效率。

3.4 嚴控數(shù)據(jù)生成，做好電子文件收集與歸檔

科研檔案是儲備各種科技信息的載體，主要作用是為各種實際性科學(xué)研究提供相關(guān)的理論依據(jù)，具有重要的參考價值[4]。為農(nóng)業(yè)科研工作提供全面、真實、有效的農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)支持，是科研工作順利開展和按時完成的重要保證。

一是要嚴格把控科研電子檔案的生成制度以及程序設(shè)定的嚴謹性[6]。按照國家對電子檔案生成的規(guī)定，對各類文件的接收、存儲、承載形式、參數(shù)指標進行嚴格的規(guī)范管理。對原始數(shù)據(jù)和相關(guān)的環(huán)境資料同時存檔，以便于查漏補缺。

二是按照電子檔案形成規(guī)律，研究電子檔案保存、保密、保真的技術(shù)方法和手段，使其得到科學(xué)保管和有效利用。在農(nóng)業(yè)科研單位，電子文件一般是由研究室或課題組在科研活動中產(chǎn)生，按歸檔格式的要求，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。然后根據(jù)農(nóng)業(yè)科技文件材料歸檔范圍，對研究數(shù)據(jù)和材料按照種類、形式、內(nèi)容做進一步整理后，定期上交科研管理部門?？蒲泄芾聿块T將收集到的電子檔案材料進行原始性、完整性、真實性鑒定，對符合歸檔條件的電子文件材料移交檔案室集中管理，本部門和個人都不能私自保留。已歸檔的資料，電子文件的收集要與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標識關(guān)系，以確保文件的原始性、真實性、完整性。在歸檔時可運用多樣化的編目方式和藏儲器具，重要資料必要時在收集、積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，方便查詢和利用。在文件運行的程序中，電子文件收集、積累、歸檔和利用實施全過程動態(tài)管理，能切實保障電子文件的安全性與共享性，使其價值最大化。

3.5 注重護權(quán)降密，深化電子檔案信息資源開發(fā)

管理者要樹立電子檔案信息資源開發(fā)新理念，正確處理好開發(fā)利用與科研檔案密級降解以及知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系。在保證本單位工作查考外，充分利用規(guī)范化、可共享的數(shù)字檔案資源，通過智能化的數(shù)據(jù)分析和信息整合，加大在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務(wù)方面的力度。根據(jù)自身優(yōu)勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發(fā)利用科研檔案信息資源，使其價值得到最大限度的開發(fā)與利用。如圍繞農(nóng)業(yè)科研和生產(chǎn)實際等重大專題，對電子檔案信息進行深度加工，通過學(xué)術(shù)專題編研、跟進成果后期信息采集與發(fā)布、采用多形式科技咨詢等方式，對農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源進行更有效配置，實現(xiàn)資源共享，促進農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化，增強農(nóng)業(yè)科技與應(yīng)用推廣工作的密切配合。