建筑施工企業(yè)合同管理提升芻議

袁昆云

（200331 中鐵十七局集團(tuán)上海軌道交通工程有限公司 上海）

建筑施工企業(yè)合同管理提升芻議

袁昆云

（200331 中鐵十七局集團(tuán)上海軌道交通工程有限公司 上海）

本文通過對建筑施工企業(yè)合同管理中存在的主要問題及原因進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)提升建議，希望對加強(qiáng)建筑施工企業(yè)的合同管理有所裨益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益。

建筑施工企業(yè)；合同管理

合同管理對于建筑施工企業(yè)的經(jīng)營管理來說是一項(xiàng)非常重要的工作。合同管理貫穿于項(xiàng)目實(shí)施的全過程，每一個(gè)項(xiàng)目的承接，每一項(xiàng)單項(xiàng)工程的發(fā)包、每一臺設(shè)備的采購或租賃都要經(jīng)過合同談判、合同簽訂、合同履行等環(huán)節(jié)，合同管理的好壞直接關(guān)系到一個(gè)項(xiàng)目的成敗，也直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的發(fā)展。

一、建筑施工企業(yè)合同管理中存在的主要問題及原因

1.合同重要性認(rèn)識不夠，法律意識淡薄

建筑施工企業(yè)的管理者普遍法律意識不強(qiáng)，在合同管理的認(rèn)識上存在片面性，缺乏敏銳的合同法律意識，往往將訂立合同流于形式。對合同條款不作仔細(xì)推敲，對違約責(zé)任等關(guān)鍵條款不作具體明確的約定。有時(shí)訂立的合同非常簡單，內(nèi)容缺乏、條款不全、責(zé)權(quán)利不明，為合同糾紛和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)留下了隱患。

2.合同管理人員整體綜合素質(zhì)偏低

合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、知識面寬、法律意識要求高、需要豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理工作。合同管理人員必須具備多方面的知識和能力。目前缺乏素質(zhì)較高的合同管理專業(yè)人才，已成為影響施工企業(yè)管理和發(fā)展的主要瓶頸之一。

3.合同管理缺乏制度化

合同管理制度不僅涉及企業(yè)內(nèi)部管理層面，而且涉及國家法律法規(guī)，是針對企業(yè)現(xiàn)狀和特點(diǎn)制定的關(guān)于合同管理人員、職責(zé)、方式、流程、實(shí)施細(xì)則等的管理規(guī)定。很多建筑施工企業(yè)由于管理人員水平偏低，往往忽略了合同管理制度的建立。合同管理過于隨意性，制度制定不完善、制度履行不徹底、管理流程不合理、職責(zé)劃分不明確。

4.合同管理信息化程度不高

許多建筑施工企業(yè)合同管理，還處在紙質(zhì)處理合同的階段，由于合同涉及的部門較多，需要的合同信息各不相同，導(dǎo)致各部門協(xié)作，監(jiān)控執(zhí)行方面效率不高。合同信息匯總困難，采集不及時(shí)，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，準(zhǔn)確性低。缺乏合同預(yù)警機(jī)制，缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能準(zhǔn)確預(yù)測近期可能的收支的項(xiàng)目。

5.合同文本存在較多缺陷

施工過程中的部分合同文本對質(zhì)量要求、違約責(zé)任條款、免除責(zé)任條款、爭議解決條款及其他如履約保證金、質(zhì)保金、稅費(fèi)、代付款項(xiàng)（如民工工資、勞務(wù)費(fèi)、材料款等）、各種扣款（如材料款、租賃費(fèi)、試驗(yàn)費(fèi)等）等條款沒有約定，或約定不明確，導(dǎo)致發(fā)生糾紛。另外，合同有失公平和公正，履約雙方責(zé)權(quán)嚴(yán)重不對稱，也是導(dǎo)致合同糾紛發(fā)生的重要原因。

二、加強(qiáng)建設(shè)施工企業(yè)管理的幾點(diǎn)建議

1.提高合同管理人員素質(zhì)

提高合同管理人員素質(zhì)是提升企業(yè)合同管理水平的首要任務(wù)。企業(yè)可依照合同管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)條件，選擇優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，在使用過程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放在這個(gè)崗位上。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)與市場的實(shí)際，組織合同管理人員通過短期培訓(xùn)、鼓勵(lì)參加考試取證、職業(yè)道德教育等多種方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。此外，對合同管理人員還必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)權(quán)利，對有貢獻(xiàn)的合同管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，通過競爭和激勵(lì)機(jī)制提高合同管理人員的素質(zhì)。

2.建立“集中統(tǒng)一，分級授權(quán)”的合同管理體制

明確法律事務(wù)部門為合同綜合管理部門，業(yè)務(wù)部門為合同專項(xiàng)管理部門。合同綜合管理部門負(fù)責(zé)制定合同管理制度、組織合同審查審批、監(jiān)督審查、合同專用章使用以及合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)等工作。合同專項(xiàng)管理部門在合同綜合管理部門的組織下開展各項(xiàng)合同管理工作。

根據(jù)合同性質(zhì)和標(biāo)的金額劃分企業(yè)和所屬項(xiàng)目合同管理權(quán)限，其中，擔(dān)保、貸款、融資租賃等金融類合同以及一定金額以上的重大合同實(shí)行項(xiàng)目、公司兩級管理，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，項(xiàng)目不得擅自簽訂合同；一定限額以下的合同由項(xiàng)目進(jìn)行管理。

3.健全完善合同管理制度流程

根據(jù)企業(yè)合同管理需要，制定統(tǒng)一的合同管理辦法，對合同客商選擇、談判、審查、簽訂、履行等主要環(huán)節(jié)進(jìn)行約定，明確合同管理的職責(zé)權(quán)限和具體要求。制定經(jīng)濟(jì)合同法律審核制度，明確合同必須經(jīng)過法律事務(wù)部門審核；制定合同專用章管理制度，確定合同專用章使用應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，并由專人負(fù)責(zé)管理。

根據(jù)合同管理制度，完善和細(xì)化合同管理流程，并結(jié)合合同管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用，將設(shè)定的管理流程和控制節(jié)點(diǎn)固化到信息系統(tǒng)中，保證審查部門在審查和訂立合同時(shí)嚴(yán)格按照流程規(guī)范運(yùn)行，同時(shí)最大限度減少不必要的形式審查和重復(fù)審查環(huán)節(jié)及事項(xiàng)，在控制風(fēng)險(xiǎn)的前提下最大限度提高合同管理效率。

4.強(qiáng)化合同全過程動(dòng)態(tài)管理

在合同生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)都建立起部門參與的動(dòng)態(tài)化管理機(jī)制。在合同簽訂和履行過程中，明確合同承辦部門、業(yè)務(wù)審查部門、履行部門的分工和責(zé)任，加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)和信息溝通，確保合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不出問題。

建立合同客商引進(jìn)管理機(jī)制，對擬引進(jìn)合同客商的主體資格、資信能力、服務(wù)質(zhì)量、履約能力等進(jìn)行全面考評，評選出合格合同客商，企業(yè)必須在合同合格客商范圍內(nèi)選擇合同相對人。同時(shí)，合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行跟蹤評價(jià)，將合同相對人違約情況作為履約能力評價(jià)的重要依據(jù)，建立合作方風(fēng)險(xiǎn)警示名錄，將合作過的不誠信、不能夠友好協(xié)商、不經(jīng)溝通擅自提起訴訟的合同相對方列入合作方風(fēng)險(xiǎn)警示名錄，對企業(yè)范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目進(jìn)行提示，禁止與他們進(jìn)行合作，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。

5.推進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

積極推行合同示范文本編制工作，對于常用的建設(shè)施工專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、材料采購合同、設(shè)備租賃合同、加工定做合同等常用合同編制企業(yè)示范文本。對外簽訂合同時(shí)，除法律強(qiáng)制規(guī)定和業(yè)主硬性要求外，必須優(yōu)先使用企業(yè)示范合同文本。對確實(shí)不具備使用條件或確實(shí)需要修改文本必備條款的應(yīng)經(jīng)公司法律事務(wù)部門同意。同時(shí)，企業(yè)法律事務(wù)部門根據(jù)示范文本使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題組織對示范文本進(jìn)行細(xì)化和補(bǔ)充，保證示范文本具有實(shí)用性。

積極推行合同綜合管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同客商準(zhǔn)入、合同審查審批、合同簽訂、合同履行、合同歸檔和信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的網(wǎng)上運(yùn)行。不斷深化合同信息分析與應(yīng)用工作，定期對合同管理信息系統(tǒng)中的重要信息進(jìn)行分析，及時(shí)掌握合同運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的突出問題，對可能影響經(jīng)營管理的事項(xiàng)提出意見和建議。

6.開展合同管理專項(xiàng)檢查

將合同管理檢查監(jiān)督作為加強(qiáng)合同管理的重要內(nèi)容。定期采取自查和抽查相結(jié)合的方式組織對項(xiàng)目的合同管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。檢查重點(diǎn)放在合同管理制度落實(shí)、合同簽訂履行、合同示范文本使用等方面，企業(yè)統(tǒng)一制定檢查標(biāo)準(zhǔn)，對檢查情況進(jìn)行通報(bào)，總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)，查找主要問題，提出整改要求，促進(jìn)合同管理整理水平提升。